休暇の管理方法について

こんにちは。

誰が誰に対して休暇の申請を出してメールで良いと言われたのでしょうか？
その辺によって良いのか悪いのかが変わってくると思います。

基本的には就業規則に記載があるとおりに手順を踏むべきだと思いますが(そうしないと規則を作った意味がないので)
メールでよいと言った人が就業規則(社内規程)を変える決裁権限を持っているならばそれでもいいかと思います。
当然規程を変えてください(もしくは追加してください)
と言って良いとも思います。

個人的に私はメールで申請のやり取りは嫌なんですけどね。
勤怠書類の保管義務期間中持っていられる自信がないのでｗ

> 最近相談が多くてすみませんが、またご回答いただければと思います。
>
> 今さらながら、各種申請書を作成しなおしています。
> そこで、質問なのですが、
> 先日、作成した休暇申請書を提出したところ
> 不要だといわれました。
> メールで事前に連絡くれればOKとのことでした。
> 公的にもメールは認められている手段です。と言われました。
> この方法は、本当にいいのでしょうか。
>
> ちなみに、休暇の内容は有給・特別休暇・慶弔休暇です。
>
> よろしくお願いいたします。

御社の就業規則の書き方によります
どのように書いてあるか確認してみてください

ナミヘイ様

いつもご回答いただきありがとうございます。

> 誰が誰に対して休暇の申請を出してメールで良いと言われたのでしょうか？
> その辺によって良いのか悪いのかが変わってくると思います。

私（就業規則の見直し・内規の作成を頼まれています。）が
就業規則・社内規定の変更権限のある人に、休暇申請書の新しいフォーマットの提出をしました。
ある社員から休暇の申請がメールできたので、これに（新しく作成した休暇申請書）記入してもらって提出するようにしてほしいとお話しました。

> 勤怠書類の保管義務期間中

とありますが、勤怠書類とは具体的にどのような書類でしょうか。
勤務表とか、勤怠に関わる資料ということでしょうか。
また、保管義務期間とは具体的にどのくらいなのでしょうか。

また、メールでの申請のみでも特に問題はないという理解で
よろしいのでしょうか。

質問が多くてすみませんが、よろしくお願いします。








> こんにちは。
>
> 誰が誰に対して休暇の申請を出してメールで良いと言われたのでしょうか？
> その辺によって良いのか悪いのかが変わってくると思います。
>
> 基本的には就業規則に記載があるとおりに手順を踏むべきだと思いますが(そうしないと規則を作った意味がないので)
> メールでよいと言った人が就業規則(社内規程)を変える決裁権限を持っているならばそれでもいいかと思います。
> 当然規程を変えてください(もしくは追加してください)
> と言って良いとも思います。
>
> 個人的に私はメールで申請のやり取りは嫌なんですけどね。
> 勤怠書類の保管義務期間中持っていられる自信がないのでｗ

ヨット様

いつもご回答いただきありがとうございます。

就業規則を確認しました、ところ具体的には記載がありませんでした。

特別休暇に関しては、
事前に会社の承認を得て会社に届けでなければならない。
但し、やむを得ない事由がある場合には事後速やかに届けでなければならない。

連続した有給休暇に関しては、
休暇の届け出は休暇開始の一ケ月前までに会社に
届けることとする。

でした。
届けでるということは、明記してあるのですが
具体的な届け出のしかたについてはありません。
内規もありません。
ただ、就業規則に申請書は添付されています。
（有給休暇も特別休暇も）

こういった場合は、やはりメールですませて
よろしいのでしょうか。
私は、”メールは公的に認められている”という
言葉に引っかかりを覚えた次第です。

よろしくお願いいたします。






> > 最近相談が多くてすみませんが、またご回答いただければと思います。
> >
> > 今さらながら、各種申請書を作成しなおしています。
> > そこで、質問なのですが、
> > 先日、作成した休暇申請書を提出したところ
> > 不要だといわれました。
> > メールで事前に連絡くれればOKとのことでした。
> > 公的にもメールは認められている手段です。と言われました。
> > この方法は、本当にいいのでしょうか。
> >
> > ちなみに、休暇の内容は有給・特別休暇・慶弔休暇です。
> >
> > よろしくお願いいたします。
>
> 御社の就業規則の書き方によります
> どのように書いてあるか確認してみてください

> 私（就業規則の見直し・内規の作成を頼まれています。）が
> 就業規則・社内規定の変更権限のある人に、休暇申請書の新しいフォーマットの提出をしました。

新しく作った申請書はぼぼぼのぼさんに指示を出した上司の方から承認を貰ってますか？
貰っているなら上司からの指示ですと言って提出させましょう。
規定は作るだけじゃ意味ありませんしね。
ただ、変えたルールはちゃんと周知してあげないとダメですよ。
そんなの聞いてないんだけどって言われてた時に何も言い返せないのは総務の手落ちだと私は思っています。

勤怠の保管義務についてはヨットさんがご解答してくださってるのでそちらをご確認ください。

> また、メールでの申請のみでも特に問題はないという理解で
> よろしいのでしょうか。

どういう形で休暇申請を出しなさいという法的文書を見たことがないので問題ないと思っています。
ただ私は専門家では無いので問題ないですと明言は出来ませんが･･･

> ヨット様
>
> いつもご回答いただきありがとうございます。
>
> 就業規則を確認しました、ところ具体的には記載がありませんでした。
>
> 特別休暇に関しては、
> 事前に会社の承認を得て会社に届けでなければならない。
> 但し、やむを得ない事由がある場合には事後速やかに届けでなければならない。
>
> 連続した有給休暇に関しては、
> 休暇の届け出は休暇開始の一ケ月前までに会社に
> 届けることとする。
>
> でした。
> 届けでるということは、明記してあるのですが
> 具体的な届け出のしかたについてはありません。
> 内規もありません。
> ただ、就業規則に申請書は添付されています。
> （有給休暇も特別休暇も）
>
> こういった場合は、やはりメールですませて
> よろしいのでしょうか。
> 私は、”メールは公的に認められている”という
> 言葉に引っかかりを覚えた次第です。
>
就業規則に様式があるなら
その様式を使用すべきと思います
御社の文書管理規定に保管期間があると思いますが
メールだと管理しきれないと思います

特別休暇は会社独自で決定するもののため
下記労基法の年数までは必要ありませんが
保管の必要はあります

労基法
第109条　使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を３年間保存しなければならない。

ヨット様

わかりやすいご回答ありがとうございました。

下記、内容をふまえお話ししたいと思います。
ありがとうございました。

また、今回の相談内容と違う件ですが質問させていただきたいのですが、
３６協定の提出をしたか、してないかわからないのですが
提出の有無をどこかで確認できますか。
社内の人間に聞くのが、一番早いと思うのですが
諸事情により、聞けないのでこちらで確認できればと
思っているのですが。。

よろしくお願いします。





> 就業規則に様式があるなら
> その様式を使用すべきと思います
> 御社の文書管理規定に保管期間があると思いますが
> メールだと管理しきれないと思います
>
> 特別休暇は会社独自で決定するもののため
> 下記労基法の年数までは必要ありませんが
> 保管の必要はあります
>
> 労基法
> 第109条　使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を３年間保存しなければならない。

ナミヘイ様

わかりやすいご回答ありがとうございました。
再度、お話してみます。




> > 私（就業規則の見直し・内規の作成を頼まれています。）が
> > 就業規則・社内規定の変更権限のある人に、休暇申請書の新しいフォーマットの提出をしました。
>
> 新しく作った申請書はぼぼぼのぼさんに指示を出した上司の方から承認を貰ってますか？
> 貰っているなら上司からの指示ですと言って提出させましょう。
> 規定は作るだけじゃ意味ありませんしね。
> ただ、変えたルールはちゃんと周知してあげないとダメですよ。
> そんなの聞いてないんだけどって言われてた時に何も言い返せないのは総務の手落ちだと私は思っています。
>
> 勤怠の保管義務についてはヨットさんがご解答してくださってるのでそちらをご確認ください。
>
> > また、メールでの申請のみでも特に問題はないという理解で
> > よろしいのでしょうか。
>
> どういう形で休暇申請を出しなさいという法的文書を見たことがないので問題ないと思っています。
> ただ私は専門家では無いので問題ないですと明言は出来ませんが･･･

> また、今回の相談内容と違う件ですが質問させていただきたいのですが、
> ３６協定の提出をしたか、してないかわからないのですが
> 提出の有無をどこかで確認できますか。
> 社内の人間に聞くのが、一番早いと思うのですが
> 諸事情により、聞けないのでこちらで確認できればと
> 思っているのですが。。
>
36協定は提出していれば控えがありますので
探してください。探せないなら御社の決裁簿・稟議簿
で確認してください。確認できないなら労働組合か
労働者代表に確認してください
それもできないなら御社所轄の労基署に確認
することになります

ヨット様

的確なご回答ありがとうございました。
大変ためになります。

すみません、また質問させてください。
何度もすみません。

３６協定の提出控えは就業規則と一緒にはファイルしてない
ものなのでしょうか。（会社によって異なるとは思いますが。。。）
バカな質問ですみません。

また、労基署に確認した場合怪しまれないでしょうか。
例えば、後日いきなり調査に来たりとか、そういったたぐいのことはないでしょうか。

ほんとうにくだらない質問ですみませんが
よろしくお願い致します。



> >
> 36協定は提出していれば控えがありますので
> 探してください。探せないなら御社の決裁簿・稟議簿
> で確認してください。確認できないなら労働組合か
> 労働者代表に確認してください
> それもできないなら御社所轄の労基署に確認
> することになります

> ３６協定の提出控えは就業規則と一緒にはファイルしてない
> ものなのでしょうか。（会社によって異なるとは思いますが。。。）
→言われるとおりですのでわかりません

> また、労基署に確認した場合怪しまれないでしょうか。
> 例えば、後日いきなり調査に来たりとか、そういったたぐいのことはないでしょうか。
>
→正直に話せば怪しまれることはありません
　36協定だけでの調査可能性は低いですが
　担当した職員によりますので何ともいえません

ヨット様

くだらない質問にお答えいただきまして
ありがとうございます。

明日、確認してみます。

今後もよろしくお願いします。

ありがとうございました。



> > ３６協定の提出控えは就業規則と一緒にはファイルしてない
> > ものなのでしょうか。（会社によって異なるとは思いますが。。。）
> →言われるとおりですのでわかりません
>
> > また、労基署に確認した場合怪しまれないでしょうか。
> > 例えば、後日いきなり調査に来たりとか、そういったたぐいのことはないでしょうか。
> >
> →正直に話せば怪しまれることはありません
> 　36協定だけでの調査可能性は低いですが
> 　担当した職員によりますので何ともいえません