自分の履歴書の取り扱いが心配です

> 正社員、派遣フルタイム、直接契約パートなど、雇用形態は違いますが、過去に何社か勤務し、その度に履歴書の取り扱いについて不安になる場面に遭遇します。
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> 自分自身の被害に関して言えば、退職直後に私の履歴書を上司によって社外に持ち出されました。その時は仲の良かった同僚が取り返してくれましたが、コピーを取られた可能性があります。
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> 現在の職場でも、毎月のタイムシートと一緒にファイルされ、給与担当者の使用する棚に保管されています。信用したいですが、悪気のある人がいたら、簡単に持ち出せます。
> そもそも履歴書は、ほぼ使用することはないのだから、通常人目に触れないような場所や金庫等に保管されていると思っていたのですが、そうではない勤務先も多いです。
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> お聞きしたいのは、次の3点です。
> 1.規則としては、どこでどう保管するのですか？
> 2.一般的には、どこでどう保管するのですか？
> 3.保管場所の変更をお願いしても良いものでしょか？
> 　またお願いの仕方で気をつけることはありますか？
>
> 以上宜しくお願いします。

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平成17年４月１日より、個人情報保護法（個人情報の保護に関する法律）が施行されます。5000件以上の個人情報を保有している企業などは、個人情報取扱事業者に該当するため、この法律への対応が必要になります。

　個人情報取扱事業者が、主務大臣の命令に違反した場合等における罰則は、人に対しては１箇月以上６箇月以下の懲役または１万円以上30万円以下の罰金、企業などには１万円以上30万円以下の罰金が科されることになります。
もっとも、個人情報が漏洩した場合は、罰則うんぬんよりも、企業が受ける打撃が大きいことは言うまでもないでしょう。

　顧客の個人情報はもとより、社員の個人情報も、この法律の対象に含まれています。すなわち、社員の個人情報も、この法律に則って適切に取り扱わないといけません。
　実際問題として、患者の個人情報を持っている医療機関でもない限り、一般の企業では顧客の個人情報より、社員の個人情報のほうが、より重要な情報が多いと思います。
　社内には、入社前の履歴書、給与データや健康情報、人事考課の結果に関する情報、社員の家族に関する情報など、多くの情報を抱えています。
　給与台帳や健康診断結果などが、鍵がかかっていないキャビネットに保管してあるため、見ようと思えば誰でも見ることができるような状態になっているようだといけません。
　まだ中小企業ですと物理的に難しいかもしれませんが、給与計算を他の社員が覗けるようなところで行っているといったような状況も見受けられます。

　「雇用管理に関する個人情報の適正な取扱いを確保するために事業者が講ずべき措置に関する指針」の中には、事業者が講ずるように努めなければならない措置として、次のような記載があります。

（１） 雇用管理に関する個人データを取り扱う従業者及びその権限を明確にした上で、その業務を行わせること。

（２） 雇用管理に関する個人データは、その取扱いについての権限を与えられた者のみが業務の遂行上必要な限りにおいて取り扱うこと。

（３） 雇用管理に関する個人データを取り扱う者は、業務上知り得た個人データの内容をみだりに第三者に知らせ、又は不当な目的に使用してはならないこと。その業務に係る職を退いた後も同様とすること。

（４） 雇用管理に関する個人データの取扱いの管理に関する事項を行わせるため、当該事項を行うために必要な知識及び経験を有していると認められる者のうちから個人データ管理責任者を選任すること。

（５） 雇用管理に関する個人データ管理責任者及び個人データを取り扱う従業者に対し、その責務の重要性を認識させ、具体的な個人データの保護措置に習熟させるため、必要な教育及び研修を行うこと。

　簡単に言えば、管理体制の確立と、社員教育をすることを義務づけています。

　なお、既に雇用している社員の情報ばかりでなく、入社希望者の履歴書などの取り扱いにも注意が必要です。不採用とした者の履歴書については、採用者が決定した時点で本人に返送するとか、シュレッダーに掛けて処分するとかいった対応が必要です。(募集時にその旨を表明することが必要です。）

社員の個人情報の保管義務は厳しく決められています。
退職後といえ、人事労務関係は3年間の保管が義務つけられています。それを怠れば罰則も厳しく為されます。
もし、あなたが不安を掻き揚げるなら、3年後、私の個人情報は、如何様にされたか証明を求めてみることもよいかも知れません。

こんばんは

質問に細かい法的なことは別の方が答えているので
私は、単純に質問にお答えします。

1.規則としては、どこでどう保管するのですか？

　答え＝基本的には、個人情報なので鍵のかかる書庫や
　　　　金庫などで保管する。

2.一般的には、どこでどう保管するのですか？

　答え＝規則も一般的にも同じです。これは、会社としての
　　　　義務というより、責務ではないかと・・・

3.保管場所の変更をお願いしても良いものでしょか？
　
　答え＝御社がしっかりと鍵のかかる場所で保管してもらえ
　　　　るよう依頼するのは問題ないと思います。


またお願いの仕方で気をつけることはありますか？

　答え＝ご本人の立場が悪くならないように、うまく
　　　　話すことをお勧めします。あまり批判的にやる
　　　　と、意固地になる人が多いので・・・
　　　　あくまで一般論ですが・・・






> 正社員、派遣フルタイム、直接契約パートなど、雇用形態は違いますが、過去に何社か勤務し、その度に履歴書の取り扱いについて不安になる場面に遭遇します。
>
> 自分自身の被害に関して言えば、退職直後に私の履歴書を上司によって社外に持ち出されました。その時は仲の良かった同僚が取り返してくれましたが、コピーを取られた可能性があります。
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> 現在の職場でも、毎月のタイムシートと一緒にファイルされ、給与担当者の使用する棚に保管されています。信用したいですが、悪気のある人がいたら、簡単に持ち出せます。
> そもそも履歴書は、ほぼ使用することはないのだから、通常人目に触れないような場所や金庫等に保管されていると思っていたのですが、そうではない勤務先も多いです。
>
> お聞きしたいのは、次の3点です。
> 1.規則としては、どこでどう保管するのですか？
> 2.一般的には、どこでどう保管するのですか？
> 3.保管場所の変更をお願いしても良いものでしょか？
> 　またお願いの仕方で気をつけることはありますか？
>
> 以上宜しくお願いします。

akijin様、MASA-YAN様
丁寧に説明をして下さり、ありがとうございます。
我慢すべきことなのかどうか迷っておりましたが、これで自信をもってお願いできます。