株主総会決議ご通知について

くみこねえさんさん、こんにちは。

　会社法上、株主総会の招集通知は定められていますが、決議の結果の通知については全く定められていません。

　ただ、上場会社等においては株主総会終結後、速やかに決議通知を発送することが通例となっています。これは、実際に株主総会に出席する株主が一部にすぎないため、招集通知に記載した決議事項がどのように決議されたかを通知した方がよいと考えられたものと思われます。

　また、剰余金配当に関する議案が承認された場合、配当金領収証等の書類を送付しますので、これに同封できるからかと思います。

　以上のことを考えると、決議事項がなくとも株主総会に出席されなかった株主のためには、無事に報告事項を報告した旨を通知する意味合いはあろうかと思いますが、御社の場合は１００％子会社であるとのことですので、株主は１名だけであり、あえて報告事項に関する通知を出す必要はないと思います。

> こんにちわ。
> いつもお世話になっております。
>
> 当社は、100％子会社で、取締役会・監査役会・会計監査人設置の大会社です。
> 今回の定時株主総会は、役員等の異動もないため、事業報告書・計算書類の報告のみが目的事項となります。
> 例年、総会後に「○期定時株主総会決議ご通知」を作成して、親会社の管理部門へ送付しているのですが、今回は決議すべき事項がなく報告事項のみの総会のため、①そもそも、この文書を作成すべきものなのか、②作成するならば、標題名はなんとすべきか、がどう調べてもわかりませんでした。
> こういうケースはよくあるのかとは思いますが、皆様はどのようにされていますか？ご教授いただければと思います。
> よろしくお願いします。

くみこねえさんさんへ

　会社が毎事業年度作成する計算書類（貸借対照表・損益計算書等）は、定時株主総会に報告するだけではなく、定時株主総会で承認（＝決議）を受ける必要があります（会社法第438条第1項・第2項）。

　よって定時株主総会では、少なくとも計算書類の承認決議を行う必要がありますので、定時株主総会で計算書類の承認を受けて、例年通り、総会後に「○期定時株主総会決議ご通知」を作成して送付すればよいと思います。

トラきちさん、ありがとうございます。

おっしゃるとおりで、総会には親会社の担当者が株主の代理人として出席しており、報告事項が無事に済んだことの確認はできるので、通知は必要ないのだと私自身も思います。
ただ、形式的に通知をだしたいとする上司の意向もあって、
今回の投稿をした次第です。

上司には、いただいた内容で説明してみますが、実際に今回のような通知を出すとすれば、「○期定時株主総会×××」は、どういう文書になるのでしょうか？
後学のために、教えていただけるとありがたいのですが・・・
どうぞよろしくお願いします。

橘高寛行政書士事務所さん、ご返信ありがとうございます。

おっしゃるとおりなのですが、はじめにも記しておりますように、当社は、会計監査人設置会社なので、§438-Ⅱの適用を§439の特則にて排除しているため、総会では、計算書類等を「報告」することで足りる会社だと認識しております。

そのうえでの質問でした。

これからもよろしくお願いします。

くみこねえさんさん、こんにちは。

　そうですね。どうしても通知を出されるとすれば、「○期定時株主総会の結果に関するご通知」とか、「○期定時株主総会報告に関するご通知」等になるんでしょうか？

　決議通知自体も各社によって微妙に言い回しが違う場合はありますので、御社で判断されればよいかと思いますよ。

トラきちさん、ありがとうございます。

たしかに、各社いろいろな言い回しがあるようですね。
こういうのは、センスの問題なのでしょうか・・いまいち自分のセンスに自身がなくて。

いずれにせよ、上司と相談して、決めたいと思います。
ありがとうございました。