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採用の際の個人情報の取扱い

著者 kia さん

最終更新日:2009年07月21日 15:14

いつもこちらでは勉強させていただいてます。

採用の際に提供される個人情報の取扱いに関して、
少し気になることがあるのでご存知の方教えていただけますか。
(法務と労務のどちらの内容にあたるかわからなかったので法務で質問させていただきました。場に合わない内容であればすみません。)

採用面接の際に応募者に個人情報の取扱いに関する同意書にサインをしていただいています。
同意書の内容を簡単に説明すると以下のようになっています。
個人情報管理者(管理者名と問合先を記載)
・利用目的(採用に関することに使用、業務委託先の第三者に提供すること、を記載)
・第三者提供(選考段階では提供しない、採用後は提供することがある、を記載)
業務委託先への委託(選考段階では提供しない、採用後は提供することがある、を記載)
・開示・訂正・追加・削除などに関して(連絡先を記載)
・提供に関して(提供しなかった場合選考に影響します、を記載)
・安全対策(安全に取扱います。という内容と、
上記すべてに対して同意してサインする欄がある)

簡単ではありますが、内容としてはこのようなものになっています。
気になるのは、
採用に使用するデータをそのまま第三者に提供してもよいのか。という点と
・第三者提供に同意しないと採用に影響してしまう。という内容になっている点です。

必要な情報が提供されなかった場合、選考に影響するというのは理解できなくもないのですが、
最後にサインするとすべてに同意したことになり、
必然的に、イコール、第三者提供にも同意したことになります。
まだ採用されるかわからないうちから第三者提供に同意しないと
選考自体してもらえません(影響するとは記載されていますが実質選考してもらえません)
これでは少々おかしいような気がするのですが、どうなのでしょうか。
それとも安全に取扱う事や管理者、問合せ先などが記載してあり、
本人が同意してサインするのであれば問題ないのでしょうか。
採用に影響があると聞いて第三者提供は嫌と言える人はあまりいないと思うのですが。)
自分自身採用後ではありますが、当時第三者提供に関しての説明も同意書もなく
必要もないのに協力会社に個人情報(個人宅の住所や電話番号等)を求められ、
異論は唱えたのですが会社には聞いてもらえず、
半強制的に提供させれらたので気になった次第です。

個人情報について若干の知識はありますが、人事に関してはうとく、
またどちらに対しても専門的な知識は持っておりませんので、
ご存知の方ご教示いただけますと幸いです。宜しくお願いします。

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Re: 採用の際の個人情報の取扱い

著者外資社員さん

2009年07月22日 09:05

こんにちは

御懸念の気持ちは判りますが、法務の観点で言えば、
目的を明示して、その同意が得られていますので、問題にすることはできないでしょう。

但し、運用面で、提供された委託先は個人情報を適切に管理する義務を負っていますので、その点は確認した方が良いでしょう。 それで問題がなければ懸念もないと思います。

もう一点は、個人情報提供の必然性です。
これは、外部の人間には不明ですので、会社に確認してみたら如何でしょうか。
自身の個人情報を守りたかったら、会社に対して管理を確認するのが一番と思います。

Re: 採用の際の個人情報の取扱い

著者トライトンさん

2009年07月22日 10:01

kiaさん こんにちは。

貴方の採用時には第三者提供の同意をしていないということなので、法的にも会社は貴方の個人情報を貴方の同意を得ないで第三者に提供できません。半強制的でも最終的に同意したのであれば、やり方に問題はありますが、会社的にOKということになるのでしょう。

採用選考は、受かって社員になる人もいれば落ちてそのまま、という人もいるわけなので、選考目的に限定して応募者の同意を得、入社する際には色々な手続きがありますが、入社の際に別途個人情報の取扱いに関する同意書にサインを得る方法が妥当と考えます。もちろん、入社すれば、労基署など関係当局を含めて種々の提供先がありますので第三者提供の同意をそこで得ればいいと思います。

二度手間にはなりますが、主旨が異なるので、以上のように採用時と入社時の個人情報の取扱い事項を別途用意することにより、貴方が気になる2点は解決するのではと思います。
ただ、貴方がそれを提案して会社が検討していただけるかどうかが難しい点とは思いますが。
私は現在の会社で個人情報管理の事務局をしているので、人事に提案し、そのような体制をとっています。

Re: 採用の際の個人情報の取扱い

著者kiaさん

2009年07月22日 11:12

外資社員さん
ありがとうございます。

個人情報管理者は自分なのですが、自分も知らない間に個人情報の取扱いについての文書内容が変わったので心配になり質問させていただきました。

会社側には以前も個人情報提供の必然性は聞いたことがあるのですが「向こう(委託会社、協力会社)が出してくれっていうから」しか説明がなくかなり不本意なものでした。

これを機会にまた会社には聞いてみようと思います。

ありがとうございます。

> こんにちは
>
> 御懸念の気持ちは判りますが、法務の観点で言えば、
> 目的を明示して、その同意が得られていますので、問題にすることはできないでしょう。
>
> 但し、運用面で、提供された委託先は個人情報を適切に管理する義務を負っていますので、その点は確認した方が良いでしょう。 それで問題がなければ懸念もないと思います。
>
> もう一点は、個人情報提供の必然性です。
> これは、外部の人間には不明ですので、会社に確認してみたら如何でしょうか。
> 自身の個人情報を守りたかったら、会社に対して管理を確認するのが一番と思います。

Re: 採用の際の個人情報の取扱い

著者kiaさん

2009年07月22日 11:22

トライトンさん、こんにちは

> 貴方の採用時には第三者提供の同意をしていないということなので、法的にも会社は貴方の個人情報を貴方の同意を得ないで第三者に提供できません。半強制的でも最終的に同意したのであれば、やり方に問題はありますが、会社的にOKということになるのでしょう。

上記に関しては、半強制的と言う表現が当てはまるのかは確かではありませんが、いきなり他社の同意書を持ってこられ、これにサインをしてくれと言われました。
その文書は会社名ではなく個人の住所や電話番号を書かなければいけない内容だったので、サインしたくないとは言いましたが、そうすると同意書を持ってきた事務の人が怒らて困るような状況だったので、一応サインだけし
「提出する前に自社の同意書でもないのになぜ個人の住所や電話番号が必要なのか理由を聞いてください」とお願いしてありましたが、気がつかないうちに理由も定かではないまま提出されていました。
先にサインした自分も浅はかだったと思いますが、会社のやり方には意義を唱えましたが聞いてもらえませんでした。


> 採用選考は、受かって社員になる人もいれば落ちてそのまま、という人もいるわけなので、選考目的に限定して応募者の同意を得、入社する際には色々な手続きがありますが、入社の際に別途個人情報の取扱いに関する同意書にサインを得る方法が妥当と考えます。もちろん、入社すれば、労基署など関係当局を含めて種々の提供先がありますので第三者提供の同意をそこで得ればいいと思います。

取扱い事項を別途用意する方法は私もよいと思いますので機会を見て提案してみます。

ありがとうございます。

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