契約書（原紙）の保管方法について

どの様な法律かは忘れましたが「その業務を行うに当って重要な文書は解約後５年保管」との記載があったと思います。
又、税務署監査等では時によって５年前迄調査することが有ります。
従って、終了後５年は保管すべきだと思います。
スペースが馬鹿になりませんが仕方がないと思い、管理しております。

> 前任者不在で、突然契約書の担当になり、保管方法で悩んでいます。
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> 前任者は建物、管財、厚生等とファイルを分けていましが、その区分が曖昧なため、契約書が色々なファイルに点在していました。保管方法に決まりがなければ会社別など誰でも分かるような明確なものに変えたいと考えています。監査上何か問題は有りますか？

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悩める総務ちゃん さん、こんばんは。

弊社の（と、いうか私がファイルしなおしたので、私の）現在の契約書の管理方法についてレスします。

弊社でも、契約書がその当時の担当者の判断等で点在してファイルされていたり、保守管理に関する、自動継続条項のある重要な契約が分散されて保存されいたりして、私が管理を担当した当初は、やはり「訳が分からない」状態でした。
･･･弊社にも「文書管理規程」なるものもあるのですが、有名無実化しかけていた状態で、かつ細かいファイル・保存方法までは規定がされていませんでした。（保存年限は一応ありましたけれど。）

そこで、私が行ったのは、まず毎年更新の必要のある契約（社用車の任意保険とか、任意労働契約とか、火災保険とか）と自動継続条項のある契約（会社の保守管理に関するもの、売買の基本契約書などの結構重要な契約）とを分けてファイルする事としました。

つぎに、自動継続条項のある（重要な）契約については、契約先毎にファイルしなおしました。

また、契約書はスキャンしておき、PDですぐに閲覧できるようにもしました。契約書原本については全てナンバリングし、PC管理ができるように保存ファイル名や、内容、期間、自動継続条項の有無等々を入力するようにしました。

･･･これによって、定期的に更新の有るものはファイルナンバー○○の更新分として記載しておき、更新前の無効の契約はそれと分かるようにしました。
自動継続条項のある有効な契約は契約先別となっているので、変更等あれば同じ先別に日付順にファイルする事としています。また、有効な契約の一覧表もあるので、弊社にどういう契約が現在あるのか分かりやすくなりました。

･･･中小企業である当社レベルではこの程度で充分「分かりやすくなった」と自分では考えています。
ただ、膨大な契約を管理するとなると、面倒すぎますね。

･･･とにかく、弊社のやり方で、少しでも貴殿のお役に立つ点がありましたら幸いです。

以上。

> 前任者不在で、突然契約書の担当になり、保管方法で悩んでいます。
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> 前任者は建物、管財、厚生等とファイルを分けていましが、その区分が曖昧なため、契約書が色々なファイルに点在していました。保管方法に決まりがなければ会社別など誰でも分かるような明確なものに変えたいと考えています。監査上何か問題は有りますか？
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> 何か良いアドバイスがあれば教えてください。

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ご質問の契約書類等の保管管理ですが、個人情報保護法・ＳＯＸ法など適格な情報管理体制が求められています。
企業内ではコンプライアンス・内部統制の仕組みを確立させることが急務となっています。
昨今では機密書類を保存年限までの間、自社倉庫や専門業者などで保管することが一般的です。
しかし、多くの企業では自社単位で原本を箱単位のみの管理を行っているのが現状でしょう。

お話の状況では、やはり文書等の保管管理規程の策定が必要でしょう。
最小限、原本保管規則、原本より検索、抽出システムの確立等を策定する必要もあります。
今やほとんどがデーターベースでの策定方法も可能です。

契約原本の保管期間はもちろんの事、期間終了後5年間は保管しましょう。

すーぱふらいさん

返信有難うございます。
保管しないとコメントしたつもりはなく、ファイルの保管方法をお聞きしたかったのに、私の書き方が分かり辛かったのか、みなさんの返信が保管しなければいけないとか、５年保管したほうがいい等記入されていてがっかりしていた所でした。ちなみに当社の規定は、重要な契約は永久、その他は１０年。しかし、重要な契約の基準がありませんでしたが（汗）

すーぱふらいさんが書いて下さったように、どのように管理しているかをお聞きたかったんです・・・
参考にさせて頂きます。
どうも有難うございました。