通勤交通費（バス）の確証について

> 初めて質問します。よろしくお願いいたします。
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> 当社では、電車の定期券は6ヶ月定期代を現金支給、バスはプリペイドカードの現物支給をしてきました。
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> このたび、プリペイドカードが廃止となるために、現金での支給に切り替える予定です。
> プリペイドカードは実労働日分を計算して配布していましたので、今後も実労働日分の年間の通勤実費を12ヶ月で割り、毎月支給したいと考えています。
> 定期を購入するより負担額も少ないし、本人たちの便宜上でも従来の計算方法にしたいのです。
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> ただ、定期券を購入させないとなると、電車の場合に提出を求めている「定期券のコピー」と同様のものを提出させられないため、「交通費として支給している」という税務上の確証が得られないのではと心配になりました。（不正受給につながる恐れもあります）
> 今までは現金支給でしたので問題はなかったのですが。
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> いかがでしょうか。
> どうぞよろしくお願いいたします。

こんばんわ。私見ですが・・。
電車通勤とバス通勤　どちらも定期があるのになぜバスだけ日数支給なのでしょうか。電車通勤者が定期使用で休日利用できる利便があるのにバス利用者にその利便供与はないのですよね。電車の6か月、バスの3カ月は交通機関の都合で仕方のないことです。費用負担を言うのでしたら電車通勤者も日数計算のほうが費用負担は少ないように思いますが。
平等に電車、バスともに定期代支給が望ましいように思いますが。

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> こんばんわ。私見ですが・・。
> 電車通勤とバス通勤　どちらも定期があるのになぜバスだけ日数支給なのでしょうか。電車通勤者が定期使用で休日利用できる利便があるのにバス利用者にその利便供与はないのですよね。電車の6か月、バスの3カ月は交通機関の都合で仕方のないことです。費用負担を言うのでしたら電車通勤者も日数計算のほうが費用負担は少ないように思いますが。
> 平等に電車、バスともに定期代支給が望ましいように思いますが。


ton様
分かりにくい説明にご回答くださりありがとうございます。

ton様のおっしゃる通り、電車とバスで支給方法が異なることはおかしい、特にバス乗車については休日利用の利便が無いのは不公平であると思います。

ただ、当社の地域では、電車については経路が確定しているものの、バスについては幾つかの会社が近隣を同時運行しているケースが多く、経路・バス会社を定期券によって固定してしまうことはかえって従業員にとって不便になってしまうのです。

また、当社の場合、バスのみ利用している社員はほとんどおらず、電車のみ、もしくは電車プラスバスという形になっております。
そのため、人によっての不公平感はあまり無いのではとも思っています。

また、電車をも日数計算することについては、電車の場合には定期券の割引率が高く、日数計算に変更してしまうと費用負担も大きくなってしまうのです。

そのようなことから、ton様のおっしゃるとおり少し不自然かとは思いますが、今までプリペイドカードで配布していて喜ばれていた経緯から、バスのみ日数計算で支給しようと考えます。

よろしければ、日数計算の場合の確証の提出方法についてご教示願えればと存じます。

事前に申請書を一度もらっていれば、あとは給与明細の「通勤交通費」のところに載せるだけで大丈夫なのか、もしくは、例えば半年に一度位、「通勤交通費として」といった「受領書」を書かせるなどした方がいいのか、迷っております。

よろしくお願いいたします。

> よろしければ、日数計算の場合の確証の提出方法についてご教示願えればと存じます。
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> 事前に申請書を一度もらっていれば、あとは給与明細の「通勤交通費」のところに載せるだけで大丈夫なのか、もしくは、例えば半年に一度位、「通勤交通費として」といった「受領書」を書かせるなどした方がいいのか、迷っております。
>

弊社でも通勤手段としてバスの利用者が多く、利用の証明などをめぐっては試行錯誤しておりました。
３ヵ月定期代の支給を原則としておりましたが、購入後に定期券の提示やバスカードの提示を求めておりました。
しかしなかなか徹底が難しいことや、バスカードも購入したあと実際に利用しているかどうかも確認がとれないなどの理由からバスカードの廃止を機に「提示」を廃止しました。
バスの利用については、自宅から最寄り駅までの距離や自宅から会社までの距離に制限を設けておりますが、正直なところ実際バスを利用していない社員もいると思われます。
正確に言えば「不正受給」となるところですが、目をつぶることとしました。もちろん発覚すれば遡及して返金してもらうこともあります。
結果的に電車定期購入者と同等の扱いということになります。
就業規則や賃金規則に支給条件が明記されていて、本人から通勤経路・方法の申告書などを提出させていれば、「受領書」などの必要はないと思います。

複数路線による定期券の不都合は、弊社では認めないこととしております。本人よりどれか１路線を選択してその定期代の支給としております。
御社の場合、これが従業員に明らかに不利益変更となるようであれば、稼働日での実費支給としてしまったらどうでしょう。休暇や出張などでバスを利用しない日も出てくると思われますが、この事務処理の手間や労力を考えるとそのほうが合理的かと思うのですが・・・・。該当者数にもよりますが・・・。

> 正確に言えば「不正受給」となるところですが、目をつぶることとしました。もちろん発覚すれば遡及して返金してもらうこともあります。

jinji様
お返事ありがとうございました。

正に同様のことで試行錯誤されて来られたようですね。
バス代の不正受給については、「明らかに」という場合以外は同様に目をつぶるようにしております。
一度支給してしまうと、固定化してしまいますので、最初のチェックが大切だと思っております。



> 就業規則や賃金規則に支給条件が明記されていて、本人から通勤経路・方法の申告書などを提出させていれば、「受領書」などの必要はないと思います。
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> 複数路線による定期券の不都合は、弊社では認めないこととしております。本人よりどれか１路線を選択してその定期代の支給としております。
> 御社の場合、これが従業員に明らかに不利益変更となるようであれば、稼働日での実費支給としてしまったらどうでしょう。休暇や出張などでバスを利用しない日も出てくると思われますが、この事務処理の手間や労力を考えるとそのほうが合理的かと思うのですが・・・・。該当者数にもよりますが・・・。


私が考えております「年間労働日数」というものが、jinji様のおっしゃる「稼働日」と合致しているかもしれません。
実際の通勤日は休暇・出張などにより少なくなりますが、その分は気にせずに日数計算し支給しようと思っています。
年間支給額を事前に算出し、12ヶ月で割り、毎月の給料で支給していく方法です。

この場合でも事前の申請だけで（受領書を提出させず）、税務上の「通勤交通費」として扱うことは問題ないと思われますか？
支給方法を明示した規程は変更をかけることといたします。