新型コロナウイルスが季節性インフルエンザと同じ5類に移行し、WHOも新型コロナウイルスに関する緊急事態宣言を終了すると発表しました。外出する人も増え、企業としても、働き方の見直しに試行錯誤なさっているのではないでしょうか。リモートワークやハイブリッドワークが主流になり、さまざまな働き方ができるようになった今、オフィスは“出社したくなるオフィス”にしていくことが求められています。また変化の激しい時代の中、時代に合わせたビジネスを再構築することも喫緊の重要事項でしょう。そのためにも、発想が広がるオフィス環境をつくっていく必要があります。では、創造性を高めることができるオフィスとはどのようなものなのでしょうか。
目次
高まる「ビジネスの再構築」への懸念
株式会社アカリクが2022年に実施した「社会経済の不確実性」に関する意識調査によると、経営者の96.2%が「社会の不確実性の高まり」を実感しており、約7割が、「ビジネスを再構築する必要性が高まった」と回答しています。アンケート発表から1年経過した2023年現在、さらにその意識は強まっているのではないでしょうか。直近の一例としては、AI技術の進歩が挙げられます。人間の認知力を超える高度なタスクを実行することができるといわれており、実際に人の仕事をAIが代替することが可能となってきているのです。このような不確実な社会において、従来の事業を続けていくことは難しいでしょう。時代の変化に合わせて、イノベーションを生み出せるような新しく画期的なアイデアを出すことが大切になってきています。
【参考】「社会経済の不確実性」に関する意識調査 / 株式会社アカリク
アイデアを生み出すために重要なことは？
ユニアデックス株式会社が2021年に行ったアンケート調査によると、新しいアイデアを生み出すために重要なことについてという質問に対して、「さまざまな人と対話し刺激を得る機会があること」「さまざまな人の考えを知ったり、ディスカッションしたりする機会があること」が重要だったとの回答が集まりました。リモートワークでもオンライン会議ツールなどで、社員同士の対話は可能かもしれませんが、対話の機会を増やすにはやはり対面の環境を用意することが重要でしょう。しかし、オフィスがあり、社員が出社していたとしても、交流できるような環境がなければ意味がありません。一方で、会議室スペースを設けることはもちろんですが、交流を生み出すような“仕掛け”をすることも重要なのです。
【参考】イノベーションに取り組む企業200社にアンケート調査 / ユニアデックス株式会社
アイデアを生み出すオフィスの仕掛け
前述のように、さまざまな人と対話できるというのは、部署間はもちろん、他部署間で対話できるような環境が重要です。とくに連携することが多い部署はなおさらで、ちょっとした意見や気づきを話せるような間柄になることが理想でしょう。社内全体の交流を促すためには、以下のような仕掛けが考えられます。
会議室前のベンチスペース
出典: コクヨ株式会社
会議室を使用する際に「前の会議が詰まっており、部屋が空くのを待たなければならない」「まだ話すことがあるが後の会議が詰まっており会議室を出ないといけない」という話はよくあります。そのようなときに、会議室の外にちょっと一息つけるようなベンチスペースがあると、会議前のアイスブレイクを始められたり、会議で話しきれなかった内容を話したりすることができます。ベンチとまではいかずとも、簡単なイスをいくつか設置しておくだけでも効果的でしょう。
複合機とミーティングスペースの隣接
出典: コクヨ株式会社
複合機はさまざまな部署の社員が使用するものです。そのような人が集まるスペースの近くにミーティングスペースを設けることで、コピーついでのちょっとした会話がしやすくなります。ちょっとした相談は、何かきっかけがないと行動にまではつながりませんが、場を整えることで機会を生み出すことができます。
デスクの隣にスツールを設置
出典: コクヨ株式会社
固定席で業務をしている社員への相談や質問は、「今話しかけたら邪魔になるのでは」と、少し躊躇してしまう経験はないでしょうか。慣れてしまえばそうでもないのですが、しっかりとその人の居場所が確保されているようで、ややとっつきにくいのです。そのような場合は、デスクの隣にスツールを設置してみましょう。完璧な居場所に窓口が設けられたようで、簡単な相談もしやすくなります。とくに、新入社員が先輩に相談する際などに活躍するでしょう。また、ちょっとした会話が広がり、やや長くなってしまう際にも、腰掛けて話すこともできるのです。
リラックスできるスペース
出典: コクヨ株式会社
執務室は緊張感があり、なかなか相談しづらいかもしれません。食事ができるスペースは、ランチやリフレッシュだけでなく、リラックスした状態でのソロワークや、カジュアルな打ち合わせでも使用することができます。こちらも、さまざまな人が使用するため、他部署間連携を促すことが可能です。また、ドリンクコーナーの近くにハイテーブルのスペースを設けることで、ドリンク片手にくつろいだ雰囲気で会話もすることができます。
個人で没頭できる空間も
出典: コクヨ株式会社
人が集まる仕掛けをつくり、交流を促した後にはコミュニケーションを通してでてきたアイデアを練り上げるための「一人で集中して作業できるスペース」も設けましょう。周りの音が遮断できることが好ましいです。個室ブースが理想ですが、そこまでの設備は難しい場合、遮音性のあるパーテーションを席の間に設置するだけでも効果的です。
今すぐすべてを取り入れることは難しいものです。会議室前にイスの設置や、人が集まるスペースの近くにカジュアルなミーティングスペースを設けるなど、できることからぜひ取り入れてみてください。
まとめ
不確実な社会において、今のままで数年先の成功は保証されていません。新たなアイデアを生み出し、イノベーションを生み出していくことは重要なのです。そのためにも、経営者自ら働く場を整えていくべきではないでしょうか。働き方の工夫や仕掛けは、ネットで検索するとたくさん出てくるものです。しかし、自社の課題と照らし合わせて、何が必要かを取捨選択することは、難しいでしょう。
今回紹介した「オフィスの仕掛け」は実際に人が働くさまざまなオフィス現場を観察してみることで一気に理解が深まります。ぜひ全国各拠点にて開催しているライブオフィス見学で、自社の課題解決のヒントを見つけてみてください。実際に社員が働く“生きたショールーム”を見渡しながら働き方を五感で感じることは、課題解決手段を整理するために役立つはずです。
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