総務の仕事（２）会社のハンコ・ルールでリスク回避

総務の仕事（２）会社のハンコ・ルールでリスク回避

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2020-02-25

総務の仕事（２）会社のハンコ　正しい管理ルールがあればリスク回避 今回は会社のハンコ、つまり印章についてわかりやすく書いていきます。 電子政府が推進されている中で行政手続きもIT化されつつあり、 電子認証も進んでいますので、 今後は会社のハンコの意味は変わっていくのかもしれません。 ======会社のハンコ　種類と使用場面====== 【会社のハンコ　用語】 印影：朱肉などを付けて紙などに押されたハンコの跡。 印鑑：法令用語としては、登録印（いわゆる実印）とくらべて 　　　真偽を確かめるために、事前に官公庁等に届け出ておく印影。 印章：いわゆるハンコ。柘植の木や金属等に文字が彫ってある物。 押印と捺印：法令上では押印という。意味に差はありません。 　　　　　　実務では責任者の印を押します。 署名と記名：署名は本人が自分で署名すること。 　　　　　　記名はそれ以外の方法で氏名を記すことで、 　　　　　　例としては先にプリントしてある契約書など。 【会社の印章の種類と使いみち】 1.　代表者印 一般的には、印章の真ん中に「代表取締役の印」とあり、外周にぐるっと 「●●株式会社」と企業名称が彫られているもの。 代表者印を会社の実印としてあらかじめ法務局に登録した際に 受け取って保管しているのが“印鑑カード”です。 用途は、登記申請、許認可に関する届出、重要契約など。 2.　会社印・角印 四角いハンコで、会社名だけが彫ってあるものです。 請求書などに使うことが一般的です。 3.　銀行印・労務印 丸い印章ですが、会社によっては代表者印の小型バージョンを別に作って、 金融機関口座や社会保険関係の書類に利用することがあります。 また、代表者印の真ん中の部分を「銀行印」や 「労務印」として、用途別に印章を作成する会社もあります。 4.　認印 代表者印の小型のものを別につくり認印とし、 定型的な契約書や、リスクの大きくない届出書に押印する会社もあります。 この考え方は個人のハンコと同様です。 5.　その他、必要に応じて住所、会社名のゴム印や、 事業部長等の一定の職位の社員の印を作ることもあります。 ======印章管理規程で何をルール化するか====== 前提として社内の決裁規程・職務規程などで、 “誰にどの範囲までの権限があるか”を明確に、オフィシャルにしておきます。 ■ハンコのルール「印章管理規程」では、何を決めておけばいいのでしょうか？ 【印章管理規程のポイント】 1.　用語の定義 2.　当社での印章の種類 　　┗　各　用途 　　┗　各　責任者と保管担当者 3.　調整（印章をつくること）の手続き 4.　印章を会社に登録する手続き 　　┗　登録簿・台帳 　　┗　登録の担当部署 5.　押印の承認とフロー 6.　印章の廃棄 上記は必須ポイントです。 ほかに「押印規程」により、押印することもルール化しておきましょう。 つまり、総務のデスクに誰でも手に取れるように印章を置いてはいけない、 のです。 ======厳重に保管する意味====== 　個人の実印を厳重に保管することと、意味合いは同じです。 会社の実印が押してあるということは＝会社全体が正式に示した意思。 しつこいようですが、 誰でも手に取れる場所に会社の印章を置いておけてはいけません。 当事務所HPのトピックスでも詳しく説明しています　↓ https://www.office-ek.com/tag/%E5%8D%B0%E7%AB%A0%E7%AE%A1%E7%90%86%E8%A6%8F%E7%A8%8B/ 今後、印章管理規程のサンプルをHPに掲載する予定です。 ＿/　＿/　＿/　＿/　＿/　＿/　＿/ ＿/ ※当事務所は、企業経験をもとにした企業法務 ＜社内規程・契約・リーガルリスクの洗い出し・株主総会・ 定款作成・外国人の採用ルールetc.＞サービスを承っています。 アドバイスを言って去っていくコンサルティングとは異なり、 現実的に、帳票等も一式で、やり過ぎないサービスを提供しています。 https://www.office-ek.com/service01/ ＿/　＿/　＿/　＿/　＿/　＿/　＿/　＿/ KAJIYA Legal Service Office 行政書士かじや法務事務所 http://www.office-ek.com