退職した社員の個人情報

ぴょうんうさぎ様
お疲れ様です

個人情報保護法の観点から、返還の必要があります。

個人情報保護法では個人情報を蓄積する際は対象者にその使用方法を伝えて上で、許可をもらい、伝えたこと以外には使用してはいけないことになっています。

ですので、返還要求があれば返還する必要があります。
給与処理などで必要な情報はどの情報をどのように使用するかを説明した上で使用し、不要になった時点で消去する必要があります。説明が漏れていたでは理由になりません。

しかし、今後も必要な情報ですので、わが社では法律違反をして履歴書などをコピーを保管しています。

もょとも様

早々のお返事ありがとうございます。

なるほど！要求があれば返すものなのですね。でも、もょともさんの言うとおり、実際に連絡する必要があったりするかもしれないので、説明はしてみます。

また、御社の方法も参考にさせていただきます。
これで、ひとつ悩みが消えました。
ありがとうございました。

ぴょんうさぎ さん こんにちは

経験者からご案内がありますが、社内内部監査の点からも、ご質問の退職社員の個人情報は、会社文書保存に関する年度での設定が必要でしょう。
人事部門での退職者等から入手した文書または賃金等に関する保管期間ですが、」
＞従業員の身元保証書、誓約書などの文書 作成日から５年
＞雇入れ、解雇、退職に関する書類 従業員の死亡・退職・解雇の日 （労基法109 労基規57）から３年
＞賃金その他労働関係の重要書類 完結の日 （労基法109 労基規59）から３年
、となっています。
この点から看做せば、3年ないし5年と考えるべきでしょう。
企業内では、5年経過後、破棄処分としているケースが多いでしょう。
全社員の情報保管スペースとの問題もあります

ご専門家のＨｐです。
社会保険労務士事務所エース人事Ｈｐより

社員の情報も個人情報保護法の対象
http://a-j.jp/topics/2005/20050323kojinjouhou-hogohou.html

ぴょんうさぎさん　こんにちは。

個人情報保護法では本人に返還することは義務付けられていません。
法律より厳しいプライバシーマークにおけるＪＩＳ規格ににおいても
返還は義務付けられていません。
但し、akijinさんのアドバイスにあるように、保存中はアクセスできる社員を限定し、施錠したｷｬﾋﾞﾈｯﾄに保管するなど厳格に保管し、また、保存期間は明確に規定して、それが経過したらシュレッダーにかけるなどきちんと管理する必要があります。本人から要求があった場合は、そのように規定しているので返還はできないが、所定期間経過後に責任もって廃棄する旨の回答をしておけば問題ありません。もちろん、返還しても構いませんが。
当社はプライバシーマークを取得していますが、上記のような運用管理を行っています。

履歴書などは原本を返して、コピーを保管しておけばいいと思います。それで会社の保管すべき情報としては十分でしょうし。もしどんな個人情報も会社で保管しておくなという意味での返還要求なら、こういった決まりがありますよと根拠を示し、それ以外には使用しない、期限が過ぎたら処分するという一文をいれるとかですね。

きわめて近いところや同業他社に就職するので、こういう人だったよーなどと噂にも乗せて欲しくないということだとしたら、なかなか難しいところですね。

ただ面倒くさいこと言う人ってのは、後々変なことやる可能性もあるし、会社側も守秘義務の誓約書とか取り決めをとっておくのも必要かと思いますよ。

ぴょんうさぎさん 補足です。

応募者などから履歴書など個人情報を取得する際に利用目的を明示して了解を得ると思いますが、個人情報を返還しないとした場合には、取得の際、提出いただいた個人情報は返還しない旨も予め伝えておくことが必要ですね。
もちろん、原本は返還し、コピーを保管しておくということであれば、その必要はないかもしれません。ただ、個人情報の返還を要求する人は、その会社に個人情報を残しておきたくないという理由からだと思われますのでコピーを残しておくことは同じことになってしまいますね。

akijin様

貴重なアドバイスありがとうございます。そして返事が遅くなりましてすみません。

税法上では書類の保管期間があるので、「もしかして社員の書類等にもあるのでは？」と思っていました。

早速社長に報告して準備にとりかかります。

ありがとうござました。

トライトン様

とても勉強になるアドバイスをありがとうございます。そして返事が遅くなりましてすみません。

書類の保管に関しては施錠できるキャビネットに保管して、解除できるのは上のごくわずかの役員です。

akijin様やトライトン様のアドバイスをもとに管理をしっかりしていきます

ありがとうごじました。

しずか1101様

ためになるアドバイスをありがとうございました。また、返事が遅くなってすみませんでした。

今回の社員はしずか1101様のおっしゃられた通り、近くに住んでる人なので今後注意が必要かもしれません。

守秘義務の誓約書は退職する人には必ず書いてもらっています。

ありがとございました。


そして、もょとも様,akiin様、トライトン様、しずか1101様
とても貴重なアドバイスをありがとうごさいました。