相談の広場
はじめまして。
会社の経理規程を作成しています。初心者です。
その中で小口現金の支出や管理についての規定をどのように定めたらよいか悩んでいます。
現状は下記のように経理の処理をいています。
経理規程でどのように定めたらよいか文言を教えてください。当方は社団法人(特例民法法人)です。
(おおまかな現状)
・支出は原則として支出票により出納責任者、担当役員の決裁を経て行っている。
・経理担当者が小口の支出用に現金5万円を常備している
・小口の支出(ガソリン代など)は決裁を経ず、経理担当者が上記5万円から担当者に支出(仮払い)し、現金出納簿に日付、用途、担当者、金額、担当者の確認印等を記入。担当者から領収書を回収保存。
月に1度、出納責任者が支出票、領収書等と現金出納簿を照合、確認する。という流れ。
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小口現金管理 経理特に現金管理は大変な手作業となることもあります。
通常、現金支払いについては金額指定を成してりる場合が多いのですが、
一回の支払が一万円以下の場合が多いでしょう。それを超える場合は、翌日以降、現行振込を行うことも多いと思います。
内部監査上でも、一番の要点は不正請求と不正支払いを早期防止する意図で頻繁に行うこともあります。
参考例ですが、
小口現金管理については
1.小口現金に関しては、〆後金庫残高 三万円以内とし、小口現金金種表を作成し 上司との残高確認を行うこと
極力 高額紙幣残高は行わない
2.一回の現金支払いは一万円以内、超える場合には翌日以降の支払いとする
3.2の条件 支払いを必要とする場合は、上司の許可を得て行うこと
4.現金支払いについては、支払い請求書のほか、領収証の入手の求め、
上司の確認の上 支払いを行うこと
等求めておかえることも必要でしょう。
昨今では、営業交通費等も社員が、個人カードで支払う時もありますが、その際にも社員からカード支払い明細表を受け入れ(コピー可)交通費請求明細表と一致させ、翌日給与支払いに合わせて振り込みとするケースも増えています。
営業交通請求規則
交際費請求規則等 設定しておくことが賢明でしょう。
はじめまして。
社会福祉法人で事務を担当しております。
社団法人ではありませんので参考になるか分かりませんが、
当方の法人では、小口現金について以下のような文言で経理規程に記載しております。
(小口現金)
第○○条 小口の支払は、定額資金前渡制度による資金(以下「小口現金」という。)をもって行う。
2 小口現金の限度額は、10万円とする。
3 小口現金は、毎月末日及び不足の都度精算を行い、精算時に主要簿への記帳を行う。
社会福祉法人の経理規程モデルが掲載されています。
http://www.nara-shakyo.jp/pdf/2009-07%20keiri-model_all.pdf
akijinさんのご意見のように、
①小口現金の管理限度額
②会計責任者等への支払い報告や精算のサイクル(週単位または月単位)
③小口現金の用途(交通費や郵便代など、小口現金で支払う費目や1件あたりの限度額)
などを定めておけばよいのではないでしょうか。
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