相談の広場
労働者名簿というと、一人1枚で作成する雛型ばかりですが、施設ごとに一覧で作成してもいいのでしょうか?
一人1枚の労働者名簿にする意味がわかりません。
一覧になっていたほうが、見やすく、施設ごとの労働者を把握しやすいと思います。詳細は労働者ごとにまとめてファイルしてあります。
総務経験がないので、どうかお教え下さい。
よろしくお願いいたします。
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soumu-shiroutoさん こんにちは
労働者名簿の保管義務 法令でそれを命じられていますので、必要です。
ただ、保管する際には、
1.労働者の氏名
2.生年月日
3.履歴
4.性別
5.住所
6.業務内容
(労働者の数が30人未満の場合は記載しなくても構いません)
7.採用の年月日
8.退職(解雇)の年月日とその理由
以上の項目の記載が必要とされています。
労働者名簿は労働者の数に関係なく、全ての労働者(日雇労働者は除きます)について作成しないといけません。パートタイマーやアルバイトでも免除はされていませんので、日雇労働者以外の全ての労働者についても労働者名簿を作成する義務があります。
また、労働者名簿の記載内容(住所や氏名など)に変更があったときは遅滞なく訂正しないといけません。
なお、労働者名簿の作成は労働基準法で義務付けられていることですので、労働者名簿がなかったり、記載内容に不備があると是正勧告の対象になることがあります。労働基準監督署の調査でも必ずチェックされる書類ですので不備のないようにして下さい。
ちなみに、労働者名簿の作成義務(労働基準法第107条)違反については30万円以下の罰金が定められています。
また、労働者名簿は労働基準法第109条により、労働者の退職、解雇又は死亡の日から3年間保存することになっています。
そして、労働者名簿は各事業場ごとに作成することになっていますので、本社以外に支店等がある場合はそれぞれの事業場で作成し保管しておかないといけません。
最近は紙ではなくパソコンで管理するケースが増えていますが、労働者名簿もパソコンでの管理が認められています。ただし、認められるためには、必要事項が揃っている労働者名簿であって、各事業場でこれを直ぐに表示、印刷できることが条件となっています。
通例では、人事総務部門で全社員の労働者名簿、担当部門ごとには部署、業務、社内連絡等求めて作成されるでしょう。
akijin 様がおっしゃる通りですが、少し補足しますね。
> 労働者名簿というと、一人1枚で作成する雛型ばかりですが、施設ごとに一覧で作成してもいいのでしょうか?
労働者名簿の様式は特に定められていませんので、必要事項が記載できる様式であればどのようなものでも構いません。
1人1枚の必要はなく、一覧表で作成しても良いです。
必要な項目を横並べにするだけなので、雛形にしてないのだと思います。
> 一人1枚の労働者名簿にする意味がわかりません。
> 一覧になっていたほうが、見やすく、施設ごとの労働者を把握しやすいと思います。
会社の管理と利用方法によると思います。
労働者名簿に記入すべき事項に「履歴」とありますが、
記載内容の定めがなく、どこの会社も自由に記入しています。
例えば、住所の異動、婚姻、離婚、氏名変更を異動日と共に記載したり、
履歴書から、学歴・職歴を記入する場合もありますし、
社内の異動歴を記入する場合もございます。
弊社では、辞令を交付する度に記入しています。
経歴を公式文書に残すことで、証拠やトラブル対応に役立つからです。
例えば、資格を取得させる条件に「社会保険の実務経験2年以上」とあるのを調べたり、
アスベスト訴訟で、「アスベスト関連に従事していたか」調べたり、
税務署からの是正勧告で再年調し、過去3年分の源泉徴収票(支払報告書)が再発行になった場合、該当年の市町村を調べるのに住所履歴をチェックしたりします。
また、緊急連絡先など、労働基準法の必要項目以外を記載する場合もございます。
この名簿で従業員の状況を全て把握しようと思ったら、1人1枚になってしまいます。
また、労働者名簿に記入すべき事項に変更があった場合は、遅滞なく訂正しなければなりませんから、対象者の名簿を、追加記入(差し替え)した方が処理しやすいです。
もちろん、先に書いたように、
一覧の方見やすい、住所履歴・緊急連絡先などは別ファイルの方が管理しやすい。
変更があったら、一覧表を出し直した方が処理しやすい。など
会社の管理と利用方法によって、対応が変わってくると思いますので、
一覧になっていたほうが、見やすく、施設ごとの労働者を把握しやすいなら、
その方法で良いと思います。
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