未回収の売掛金の回収方法について

こんにちは。
専門家ではありませんが、未収金の回収と内容証明等の手続きを以前業務でしていたので
書き込みさせて頂きます。

> 売掛金の残高を確認していたところ、Ｈ社に数か月前に請求した未回収の売掛金が残っていることが分かりました。
>
> そこでＨ社に状況を確認したところ、当時Ｈ社を担当していた弊社営業のＯさんに
> 無料で販売すると言われていたそうです。
>
> 弊社から請求書が送られてきた時にもＨ社の方がＯさんに確認をとったそうですが、
> その時もＯさんが、
> 「手違いで請求書を送ってしまったので、無視して下さい」と説明していた様です。
>
> しかしその様な事実はなく、
> 私も上司もＨ社に電話をして初めてＯさんの話していた内容を知りました。
>
> Ｏさんは既に退職しているので、とりあえずＯさんに内容証明郵便を送って
> 事実関係の確認をしなさいと上司からは指示がありました。
>
> そこでご相談なのですが、
>
> ①内容証明郵便について、
> 　ただ事実を確認するために送る文書で、内容証明郵便を使ってもいいのでしょうか。
> 　また、文書自体を自分たちで独自に作ってしまってもいいのでしょうか。
私が作っていた内容証明は電子で送る電子内容証明でしたので、専用ＨＰで専用ソフト（無料）
で作成して送っていたので独自様式でした。一応専門家にリーガルチェックはして頂きました。
内容証明を使う使わないは、推測ですが、送った記録を残したい・相手に届いたか確認したい
と上司は思っているのかもしれませんので、それでしたら配達記録等他のやわらかい方法も
あります。

> ②もしＯさんが無断で無料販売を行っていたことが事実であった場合、
> Ｏさんから売掛金の回収をすることは可能でしょうか？
専門家でないのでわかりかねますが、私見としては、最初に数ヶ月もたって売掛金があること
に気づく内部体制、担当者が勝手に納品できる体制を会社としてどうしているのか？どうしてい
くのか？が大事であると考えます。Ｏさん一人の責任とも思えないです。上司や責任者の方の
管理方法も問題かと思います。
あと、Ｈ社とＯさん両方の事実をまずは固めてから内容証明へと進まれる方がよいかと思います。

> ①に関して、自分でも調べてみたのですが、初めて内容証明郵便を作ることもあり、
> 様々な規定があることを知って不安に思っております。
> 内容証明郵便は宣戦布告の意味合いもあり、かなり強気な立場で送るものだという印象を受けました。
>
> 慰謝料や損害賠償の請求等で使う文例はインターネット上で多々見つけましたが、
> 「Ｈ社からこういう事を言われたが、事実かどうか説明しなさい」
> といった内容の文書を送る場合、わざわざ内容証明郵便を使う必要があるのでしょうか？
>
> また、ワードで文書を打ってＡ４コピー用紙に印刷して作っても問題はないのでしょうか？
紙ベースはなにかと制約があったとおもいますが、電子版は、そもそも打てる文字等も決まって
いるので簡単ですよ。Ａ４コピー用紙でもＯＫかと思います。

> ②について、元従業員に損害賠償請求をするのは法的に問題があるのではないかと感じています。
> とはいえ、Ｏさんのしたことが本当ならば、なんらかの措置を取りたいとも思っています。
素人なので、わかりませんが、御社の体制やフロー等にも非があるとおもいますので、全額損賠
賠償請求はできないと思います。
それよりも実際納品が行われているわけですのでＨ社へ請求してみてはどうでしょうか？
全額とまでは行かなくても回収できるのではないでしょうか。

厳しいことを書きましたが、内部の管理体制等ができていないと見受けられますので、次も同じ
ことがおきないようにするための勉強代と割り切って見直しをしてみるのもいいかもしれません。
商品を納品するということは仕入があり、検品があり、在庫になり、出庫があり、納品、請求と
流れていくはずなので、その流れの中で御社の誰かが気づかない体制は危ういと思います。
それらすべてをＯさんが書類等を改ざんして行っていた場合は、損害賠償できるのかなと思
います。

bokematuさん

早速のご回答ありがとうございます。

入金確認を怠り、確認漏れがあったことは私自身のミスでもありますので、深く反省しております。
厳しいご指摘はごもっともだと思います。
逆に、具体的なアドバイスをを頂けて、有難く感じます。身が引き締まります。

さて、内容証明郵便についてですが、やはり少し強気な印象を与えてしまうものなんですね。
まずは段階を踏んで、配達記録で文書を送ってみたいと思います。

内容証明郵便は、やはり確実にどちらかに賠償請求できる状態になってから作成してみようと思います。
簡単に作成できる電子内容証明もあるのですね。そちらも再度調べてみます。

売掛金については、事実確認を行ってからになってしまいますが、
一部でも回収出来るよう、両者へ働きかけていきたいと思います。


丁寧にご回答下さり、ありがとうございました。
また、よろしくお願いいたします。

連絡とれないのですか？
私なら、電話なり、訪問するなりして事情聞きますけどね。
H社と組んで不正をしていたかも知れなかった訳ですし。
H社への未回収分についても全額諦めるのではなく、交渉すべきかと思います。
確かに御社に非がありますから、どれくらい回収出来るかは交渉次第でしょうけど。

内容証明を使うこと自体は否定しませんが、相手が無視した場合、証拠の一つにはなり得ますが法的な効力があるわけではないので。

賠償についても諸事情が明らかになってから顧問弁護士と相談すべきかと考えます。

他の方からもレスがついていますが、
内容証明郵便は訴訟において証拠として使います。
ただ、今回の内容を証明するものであれば、本来○さんからの回答書が内容証明郵便であったほうがいいと思います。

また、売掛金の承認経路（決裁権限）が定かでないですね。
日常、担当営業マンにすべてを委ねているのでしたら、回収は無理だと思います。
もし、「そこまでの権限は与えていない」ということでしたら、勝手にやったことととして不法行為で損害賠償請求ができると思います。

但し、「そこまでの権限を与えていない」という論理を持ち出すなら、その上の上司等を「管理監督不行き届き」で懲戒処分したほうがよいと思います。
当該労働者に責任を全部負わせるの無理です。
訴訟になれば、相手方は必ず会社の管理体制の不備をついてきますからね。
すべてが明らかになった時点で、社内処分を実施し、一部を○さんへ請求することになります。

なお、H社への請求は無理だと思われます。
私がH社なら、貴方の会社の請求は突っぱねますよ。

H社と○さん双方への訴訟は、債権金額次第です。
複数相手先への訴訟は大変ですよ。



> いつもお世話になっております。
>
> 売掛金の未回収と内容証明郵便についてご相談させてください。
>
> 売掛金の残高を確認していたところ、Ｈ社に数か月前に請求した未回収の売掛金が残っていることが分かりました。
>
> そこでＨ社に状況を確認したところ、当時Ｈ社を担当していた弊社営業のＯさんに
> 無料で販売すると言われていたそうです。
>
> 弊社から請求書が送られてきた時にもＨ社の方がＯさんに確認をとったそうですが、
> その時もＯさんが、
> 「手違いで請求書を送ってしまったので、無視して下さい」と説明していた様です。
>
> しかしその様な事実はなく、
> 私も上司もＨ社に電話をして初めてＯさんの話していた内容を知りました。
>
> Ｏさんは既に退職しているので、とりあえずＯさんに内容証明郵便を送って
> 事実関係の確認をしなさいと上司からは指示がありました。
>
> そこでご相談なのですが、
>
> ①内容証明郵便について、
> 　ただ事実を確認するために送る文書で、内容証明郵便を使ってもいいのでしょうか。
> 　また、文書自体を自分たちで独自に作ってしまってもいいのでしょうか。
>
> ②もしＯさんが無断で無料販売を行っていたことが事実であった場合、
> Ｏさんから売掛金の回収をすることは可能でしょうか？
>
>
> ①に関して、自分でも調べてみたのですが、初めて内容証明郵便を作ることもあり、
> 様々な規定があることを知って不安に思っております。
> 内容証明郵便は宣戦布告の意味合いもあり、かなり強気な立場で送るものだという印象を受けました。
>
> 慰謝料や損害賠償の請求等で使う文例はインターネット上で多々見つけましたが、
> 「Ｈ社からこういう事を言われたが、事実かどうか説明しなさい」
> といった内容の文書を送る場合、わざわざ内容証明郵便を使う必要があるのでしょうか？
>
> また、ワードで文書を打ってＡ４コピー用紙に印刷して作っても問題はないのでしょうか？
>
>
> ②について、元従業員に損害賠償請求をするのは法的に問題があるのではないかと感じています。
> とはいえ、Ｏさんのしたことが本当ならば、なんらかの措置を取りたいとも思っています。
>
> カテゴリ違いでしたら申し訳ありませんが、
> どなたかご回答いただければ助かります。

Subieさん

ご回答ありがとうございます。

Ｏさんは入院を理由に退職されたので、直接連絡が取れない状況です。

1人暮らしではないので、まずはＯさん宅に文書を送り確認を取るという方法になった次第です。
送る際は、先にアドバイス頂いた、配達証明で送ってみようと思っております。

売掛金の回収については、Ｏさんにも確認を取ってからになりますが、
本当にどうしようもなくなった時には諦めるしかないのかなとも思っております。
それもそれで、また別の問題が出てきてしまうと思いますが・・・。

お恥ずかしながら、会社としても組織としても小さく未熟な所で働いておりますので、
特定の契約を結んでいる弁護士や社会保険労務士さえもいない状況です。

最終的には私と上司、社長の3人で意見をまとめるしかないと考えています。
もちろん、万が一法的手続きを取る段階になったら専門家に相談するつもりです。

アドバイス頂き、本当に助かります。
とりあえず、まずは事実の確認を行ってみようと思います。

hitokoto2008さん

ご回答ありがとうございます。

Ｏさんからの回答書を証拠として残しておいた方がいいのですね。
その旨をこちらから送る文書に書き添えておこうかと思います。任意になってしまうと思いますが・・・。

売掛金については、
営業が提出した見積書と売上伝票をもとに上司が請求書を発行し、その控えを私が預かり、
入金の確認は私が行い、
未入金の取引先を営業に伝えて、先方に振り込むように催促してもらっております。

今回の取引は、Ｏさんから売上伝票も上がってきていたので、
上司もＯさんが会社に虚偽の報告をしていたということで怒っている様です。
有料無料の判断は営業の一存ではできないようにしています。

しかし、私自身も確認漏れがあったのは事実ですので、Ｏさんに全額請求するのは問題がありますよね。

Ｈ社への請求については、様々ご意見あるかと思いますが、やはり失礼にあたりますよね・・・。
無料と言われていたものが、今更有料だから払えと言われても、応じる必要がないのは当然のことと思います。
Ｈ社が嘘をついている可能性もありますが、それを証明するものは何もないので、
Ｏさんが無料と言った覚えはないと言ってしまえば、取れる措置が何もなくなってしまうなといった所です。

まずは、事実関係の確認を行ってみたいと思います。

具体的なお言葉を下さり、ありがとうございます。
社内管理についても、勉強になりました。

＞売掛金については、
営業が提出した見積書と売上伝票をもとに上司が請求書を発行し、その控えを私が預かり、
入金の確認は私が行い、
未入金の取引先を営業に伝えて、先方に振り込むように催促してもらっております。
今回の取引は、Ｏさんから売上伝票も上がってきていたので、
上司もＯさんが会社に虚偽の報告をしていたということで怒っている様です。
有料無料の判断は営業の一存ではできないようにしています。
しかし、私自身も確認漏れがあったのは事実ですので、Ｏさんに全額請求するのは問題がありますよね。


入金遅れの確認を怠った事実はあるものの、特段Oさんへの損害賠償額（債権額）を減じる理由にはならない気がします。
相手が減額を要求してくる場合は、もっと、それなりの主張を用意してくるはずです。

＞Ｈ社への請求については、様々ご意見あるかと思いますが、やはり失礼にあたりますよね・・・。
無料と言われていたものが、今更有料だから払えと言われても、応じる必要がないのは当然のことと思います。

結局は力関係になりますが、「支払う理由がないものを支払う」ということは、会社に損害を与えることであり、これを末端の社員が行えば懲戒処分される理由になります。
もし、双方の言い分が違うとすれば、信用するのは当然自社社員になるはずです。

未収金の回収にも、確定している債権額の回収と確定していない債権額の回収は別です。
まず、H社と貴社の間における「債権（債務）の存在確認」を裁判所に認めてもらわないとなりません。
そして、その勝訴判決を基に回収に入ることになります。
H社が嘘をついているのか？H社とOさんが結託しているのかわかりませんが、回収は大変ですよ。

回収を狙うなら、Oさんでしょう。
H社を相手取っても「債権の存在確認」で手間取るだけ。
それに対して、Oさんは不法行為一本でいけます。
損害額が不明ですが、弁護士を雇えば着手金だけでも、最低３０万くらいはとられるでしょね。それププラス賠償額となります。
だから、大体「和解」になります。
和解成立と共に「債務弁済合意書」を作成して、それが分割弁済なら、「公正証書」を作成することになります。
（裁判での「和解調書」はそれ自体「債務名義」となりますが、裁判外なら「債務名義」を取得するために「公正証書」を作成しておくべきという意味です）
金額が少ないと法的措置をとっても、採算割れになりますから、大体泣き寝入りになります。
「取れるものならとってみろ！」と開きなおられるだけです。
トントンなら、やる価値はあります。
実入りはないが、ペナルティーを与えるという意味でね（相手にとっては嫌がらせかも）

内容証明郵便も催告書も、知っている人には効果は少ないですね。
（弁護士さんもそこから入りますが、挨拶程度というところでしょうか）

着手金だけで30万ですか・・・・。
未入金の額も50万未満の少ない金額ですので、難しそうですね。

法的な手続き等様々勉強になります。
ご意見頂き、本当に助かります。

もしＯさんが行っていたことが事実と証明できれば、Ｏさん側と何らかのやり取りをすることに
なると思いますので、また色々調べてみたいと思います。

再度ご相談させて頂くかもしれませんが、
その際はまた皆様の知恵をお貸し頂ければ幸いです。

ありがとうございました。