入社書類返送時の方法について

> 総務初心者です。初歩的なことをお伺いしますが、よろしくお願います。
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> 入社書類を郵送にて返送してもらおうと思っていましたが、履歴書、世帯全員記載の住民票や身元保証書などがあるため、普通郵便で問題がないか心配になり、質問させていただきました。
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> 年金手帳はレターパックプラスを利用するつもりですが、上記書類は手続きの関係上事前に欲しいため、先に送ってもらいたいのです。


法律は別にした経験からの私見です。

「郵送にて返送」ということは、入社前に書類を提出してもらおうと考えておられるように思われます。しかし、普通郵便は大問題ですし、レターパックは紛失等はどうなんでしょうか？
配達証明など確実に配送される方法を選択すべきです。

それにしても、何故、入社前に書類を提出させるのでしょうか。入社当日に本人に持参してもらえば充分に諸手続きに間に合うと思うのですが。
また、世帯全員記載の住民票は何故世帯全員？本人分だけでは何故駄目？

年金手帳を郵送させる？年金の手続きには、基礎年金番号が判れば手続きができます。本人から番号を書いたメモでも充分の筈です。

内定者が入社辞退したら、これら提出された書類上の情報を貴社はどうするのですか？

入社する前に、バタバタと書類を提出させるべきではありません。入社後で間に合う筈です。

すでに、ご案内があるようですが、お話では中途採用者、入社日前における当初書類など先求めてのことだと思いますが、あまり入社前に世帯全員記載の住民票や身元保証書、社会保険関係など求めることはありません。
入社後一月以内に求めることはあります。
お話の採用前であれ、後であれやはり書留郵便物などで返却を行うべきでしょう。これは、保管書類の返却確認とする行為を求めておくことです。
類似質問の関してご専門家のご返事もありますので添付しておきます
参考Hp
日本の人事部TOP＞匿名相談掲示板＞雇用管理＞入社書類（履歴書・身元保証人）の返却請求に関して
https://jinjibu.jp/qa/detl/13332/1/

はじめまして。

人事の仕事をしていますが、他の方同様？がつく内容でした。

まず、入社書類を入社前に返送させる必要性についてです。

入社当日に提出させて確認しても問題はないですし、事前に提出していても当日になって辞退ということになった場合に提出された書類は個人情報の塊ですので逆に対応に苦慮することになります。

明確な理由があって事前提出であればいいのですが単に事前に書類を確認したいから、マスタ等入力処理をしたいからということであればやめられたほうがいいかと思います。

次に住民票の提出についてですが世帯全員記載の物を求められるのはどのような理由からでしょうか。
当社でも入社時には住民票の提出を求めていますが本人分のみですし、提出させる理由も履歴書記載の住所や氏名等に間違いがないかどうかの本人確認用です。

労働局のFQAでも住民票の提出は本人分で事足りるとしています。

御社の入社対応、書類の管理に少々問題があるようですので一度見直しをされた方がよろしいかと思います。

急いで投稿したため、言葉足らずな文章で反省しています。

今回の就業者の勤務が遠方であり、総務業務をしている部署とは対面での説明や書類提出ができず、更にその後本社へ郵送する為、入社前に必要書類と返送方法などを事前に説明したかったのです。

返送書類は普通郵便でなく、証明ができる方法にします。

世帯全員記載の住民票や年金手帳現物の提出など、必要でないとおっしゃっていただいたのですが、本社から命じられた書類ですので、わたくしでは判断ができません。

皆さま親身になってご回答いただき、本当に感謝しています。
教えていただいたサイトも、今後も大変参考になりそうです。

ありがとうございました。

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