退職者の個人情報データの破棄について

> 退職者の個人情報に関してのご質問です
>
> 求人関係にて10年以上前の名簿を使用して
> 再度連絡を取れと言われているのですが
> 使用してもよいものなのでしょうか
> トラブルが起きそうで困っております
>
> 退職者の個人情報ですが
> 保管期間は最低何年で、それを過ぎたら
> 破棄する義務等あるのでしょうか
> 個人情報保護法に疎いもので
> ご教授いただけないでしょうか
> 宜しくお願いします


こんばんは。
何の名簿でしょうか。
労働者名簿　3年
源泉関係　7年
人事・労務関係で10年保存はありませんね。
重要人事に関することは永久保存ですが退職者が重要人事とは考えにくいですしね。
会社独自の名簿だとするとその内容にもよると思いますが名簿作成の目的により年数が確定すると思います。
一般的には必要な年数経過後は廃棄されていると思います。
とりあえず。

> 求人関係にて10年以上前の名簿を使用して
> 再度連絡を取れと言われているのですが

ご質問の内容だけでは判断ができないのですが、その名簿は何を目的として収集し作成されたものでしょうか。
その目的が異なっている場合には、目的外の理由には使用はできないと考えます。

税に関する書類でも保管期限は７年ですが、その収集した目的、その際にそれを活用してもよいと同意を得ている期間が明記されているのであれば、その明記された期限に準じると考えます。

> こんばんは。
> 何の名簿でしょうか。
> 労働者名簿　3年
> 源泉関係　7年
> 人事・労務関係で10年保存はありませんね。
> 重要人事に関することは永久保存ですが退職者が重要人事とは考えにくいですしね。
> 会社独自の名簿だとするとその内容にもよると思いますが名簿作成の目的により年数が確定すると思います。
> 一般的には必要な年数経過後は廃棄されていると思います。
> とりあえず。

ご返答ありがとうございます

労務名簿だと思われるのですが
上司の方がなぜそのような名簿を持っていたかも不明なものでして
そのような名簿を使用してもよいものかどうか
迷った末のご質問でした

もし使用した際に何か罰則等は起こりうるでしょうか

> > 求人関係にて10年以上前の名簿を使用して
> > 再度連絡を取れと言われているのですが
>
> ご質問の内容だけでは判断ができないのですが、その名簿は何を目的として収集し作成されたものでしょうか。
> その目的が異なっている場合には、目的外の理由には使用はできないと考えます。
>
> 税に関する書類でも保管期限は７年ですが、その収集した目的、その際にそれを活用してもよいと同意を得ている期間が明記されているのであれば、その明記された期限に準じると考えます。
>

ご返答ありがとうございます
正直何の目的でその名簿があるのかも不明な名簿ですので
正直使用してはいけないものだと思っております

過去の従業員名簿として残しているとは思いますが
通常では廃棄していてもおかしくないデータだとは思っております

①　書類の法定保存期限は、保存義務期間の規定です。その期間を超えて保存を禁止した規定ではありません。
②　その資料が、過去勤務した人の労働者名簿であれば、それを第三者に利用させるのは個人保護法に抵触すると考えます。
③　しかし、再雇用したいので勧誘したい、その人にダイレクトメースを送る、など自社のためだけに自社が直接利用するのであれば、この法に抵触しないと考えます。
④　しかし、第三者に名簿を利用（閲覧を含む）させると、それは利用範囲制限困難になるので、その名簿に書かれた人の同意を得なければなりません。