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労務管理

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出張費用の対応について

著者 やまなみ さん

最終更新日:2019年09月09日 10:30

よろしくお願いします。

当事業所では会議や研修に参加する際、自家用車の使用を認めています。
その際、自家用車借り上げ費用として距離単価を設定して支払をしています。しかし、あくまで当所所有車両を使用するのが原則で、特段の事情がある場合自家用車使用を認めているのですが、今回次のような質問がありました

・研修地が勤務地よりも近いので自家用車を使いたい。
・研修時間が終日なので直行直帰とする。
・研修出張の車借り上げ費用は申請しても良いか。

総務としては
・勤務日の出張であること、通勤の距離よりも短いこと、勤務時間内に終了予定であることを勘案し、借り上げ費は支給しないこととしました。
(出張先が通勤距離よりも遠い場合は距離の差分を支給しています。)

業務内車両使用は交通災害対応のため認めたうえで、通勤の一環で研修地に赴く、という判断を根拠に前述のように決定したのですが、当人は納得いく説明が欲しいようです。
私たちの判断が妥当なのか、識者の見解や同じ事例等をお示しいただければ幸いです。

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Re: 出張費用の対応について

著者ぴぃちんさん

2019年09月09日 10:57

こんにちは。私見です。

状況として、日帰り出張を自宅から直接マイカーで移動し、会社によらず帰宅するということですよね。


> 当事業所では会議や研修に参加する際、自家用車の使用を認めています。
> しかし、あくまで当所所有車両を使用するのが原則で、特段の事情がある場合自家用車使用を認めている


今回の出張申請において、もしくは当日会社に寄る必要のない出張において、自家用車を御社は認めるのでしょうか。認めないのでしょうか。
原則に従えば、当所所有車両で出張しなさい、になるのでしょうか。それを従業員のわがままに対応しているということでしょうか。

自宅からの出張において、社用車を利用する場合にはどのように運用されているのでしょうか。


> (出張先が通勤距離よりも遠い場合は距離の差分を支給しています。)


御社の従業員は全員がマイカー通勤なのでしょうか。

会社への通勤に公共交通機関を利用している場合でも、差分支給の規定なのでしょうか。

自宅からの出張において、出張旅費費は常に自宅~会社間の金額を差し引いて支給されているのでしょうか。出張旅費の精算において、そのような規定があるのでしょうか。


御社の出張に関する規定を確認していただくことで、まあ、判断しきれない部分においては、合理的に解釈が必要かと思います。

そもそも、自宅からの出張において、マイカーを認めていたのであれば、過去にも同様の事例がありそうに思えますがいかがでしょうか。




> よろしくお願いします。
>
> 当事業所では会議や研修に参加する際、自家用車の使用を認めています。
> その際、自家用車借り上げ費用として距離単価を設定して支払をしています。しかし、あくまで当所所有車両を使用するのが原則で、特段の事情がある場合自家用車使用を認めているのですが、今回次のような質問がありました
>
> ・研修地が勤務地よりも近いので自家用車を使いたい。
> ・研修時間が終日なので直行直帰とする。
> ・研修出張の車借り上げ費用は申請しても良いか。
>
> 総務としては
> ・勤務日の出張であること、通勤の距離よりも短いこと、勤務時間内に終了予定であることを勘案し、借り上げ費は支給しないこととしました。
> (出張先が通勤距離よりも遠い場合は距離の差分を支給しています。)
>
> 業務内車両使用は交通災害対応のため認めたうえで、通勤の一環で研修地に赴く、という判断を根拠に前述のように決定したのですが、当人は納得いく説明が欲しいようです。
> 私たちの判断が妥当なのか、識者の見解や同じ事例等をお示しいただければ幸いです。
>

Re: 出張費用の対応について

著者ユキンコクラブさん

2019年09月09日 11:06

> よろしくお願いします。
>
> 当事業所では会議や研修に参加する際、自家用車の使用を認めています。
> その際、自家用車借り上げ費用として距離単価を設定して支払をしています。しかし、あくまで当所所有車両を使用するのが原則で、特段の事情がある場合自家用車使用を認めているのですが、今回次のような質問がありました
>

自家用車借り上げについて、御社の「特段の事情」がどのような事情の場合に行われているのかがわかりませんが、、、
今までの自家用車利用時の「特段の事情」と今回の自家用車利用の事情と照らし合わせて、「特段の事情」にあてはまらないとして支給しないという決定でないと、本人も納得いかないでしょう。。。

Re: 出張費用の対応について

お疲れさんです。

この最近では、出張、研修などに参加時にマイカーなど使うことに対しては禁止するケースが多いと思います。
ただ、昨今の工場などが、市内あるいはその郊外などの場合は公共交通機関又は企業としてタクシー会社などと契約して通勤手段の確保などとることもあります。
ただ、お話の出張とか、研修に参加する場合、マイカーの使用についてはあまり許可などすることはないでしょう。
やはり一番企業として怖いのは、その移動の最中に交通事故など発生し、企業としての責任が問われることへに危機感で禁止していることがほとんどです。
ただし、企業として、公共機関交通機関がそのう同党に充分測れないとするなら、企業内の規則として、マイカー使用規則内で許可することもあります。
また、時間的な制約、交通師団の可否などでは、レンタカーなどの一時使用を認める場合もあります。

少々参考となる専門家社労士の方のHp内には類似して店での解説されたHpがあります。
やはりここでは、専門家など交えて勉強会なども開くことが必要でしょう。

京都市・社会保険労務士 たちばな事務所Hp
業務上のマイカー使用時の事故
http://kyotomiyabi.net/roumu/study080908-2.html

Re: 出張費用の対応について

著者やまなみさん

2019年09月19日 16:34

ぴぃちん様へ

やまなみです。返信が遅くなり申し訳ありません。

> 状況として、日帰り出張を自宅から直接マイカーで移動し、会社によらず帰宅するということですよね。
⇒そのとおりです。


> 今回の出張申請において、もしくは当日会社に寄る必要のない出張において、自家用車を御社は認めるのでしょうか。認めないのでしょうか。
⇒社用車が根本的に少なく、特段の理由とは言いながらほぼ認めています。

> 原則に従えば、当所所有車両で出張しなさい、になるのでしょうか。それを従業員のわがままに対応しているということでしょうか。
⇒原則はおっしゃるとおりです。ですが、上段のとおり使える車が無い場合伺い
 段階で利用を認め決済しています。(全てではなく中には社用車を利用する
 者はいます。)

> 自宅からの出張において、社用車を利用する場合にはどのように運用されているのでしょうか。
⇒出張伺い書で「社用車」か「自家用車」かを明記し、社用車の場合は出張者へ
 の経費支出はありません。(トンネルなどの利用料は認めています)
⇒出社してから、社用車を使用し事務所に帰る、が基本です。

> 御社の従業員は全員がマイカー通勤なのでしょうか。
⇒立地的にマイカーのみです。(数時間に1本バスが来る停留所が遠くにあるだ
 け・・・です)

> 会社への通勤に公共交通機関を利用している場合でも、差し引き分支給の規定なのでしょうか。
⇒前述の状況もありマイカー通勤手当しか規定はありません・・・。

> 自宅からの出張において、出張旅費費は常に自宅~会社間の金額を差し引いて支給されているのでしょうか。出張旅費の精算において、そのような規定があるのでしょうか。
⇒明確な規定はありません。総務として過去にそのような対応をしてきた、という
 状況です。
(出張先が通勤距離よりも遠い場合は距離の差し引き分を支給しています。)

> 御社の出張に関する規定を確認していただくことで、まあ、判断しきれない部分においては、合理的に解釈が必要かと思います。
⇒今回のご指摘を参考に、規定になかった事例への対応を定めていきたいと考えて
 います。

> そもそも、自宅からの出張において、マイカーを認めていたのであれば、過去にも同様の事例がありそうに思えますがいかがでしょうか。
⇒先ほどのとおり、過去の慣例に則っていただけでした・・・

※係り内では「通勤手当」は出ているわけで私用車出張を全額支出するとなる
 と「二重払い」にあたらないか?であれば差し引いても・・・という解釈です。
 

Re: 出張費用の対応について

著者やまなみさん

2019年09月19日 17:02

ユキンコクラブ 様

返信が遅れ申し訳ありません。


> 自家用車借り上げについて、御社の「特段の事情」がどのような事情の場合に行われているのかがわかりませんが、、、
⇒「特段の事情」とは社用車が先約があり使えない場合、(新幹線駅など)事務所
 から離れた駅へ行き電車を利用しなければならない場合などです。

> 今までの自家用車利用時の「特段の事情」と今回の自家用車利用の事情と照らし合わせて、「特段の事情」にあてはまらないとして支給しないという決定でないと、本人も納得いかないでしょう。。。
⇒係り内では「通勤手当」は出ているわけで私用車出張を全額支出するとなる
 と「二重払い」にあたらないか?であれば差し引いても・・・という解釈。
 なのですが「どこにそう規定されている?」と根拠を求められている、状況
 なので皆さんの幅広い識見をお借りし、規定を整備していきたいと考えました。

Re: 出張費用の対応について

著者やまなみさん

2019年09月19日 17:19

安芸ノ国 様

返信が遅れ申し訳ありませんでした。

確かに、私用車を使った場合の事故補償を避ける為にも社用車を使うことを原則と
しています。が、バスが数時間に1本という立地条件化では自家用車の使用を認め
ないわけに行かない状況があり、そうは言っても経費は節減したいのが総務の係り
でして、今回のご相談となりました。
お知らせいただいたHpはとても参考になりますので、社内への啓蒙として使わせ
て頂きたいと考えています。ありがとうございました。

Re: 出張費用の対応について

著者ぴぃちんさん

2019年09月20日 00:36

> ※係り内では「通勤手当」は出ているわけで私用車出張を全額支出するとなる
>  と「二重払い」にあたらないか?であれば差し引いても・・・という解釈です。


こんばんは。

通勤手当の支給規定、出張旅費の支給規定によって、判断する内容になるでしょうね。

通勤手当の支給規定に
所定労働日数に従って支給する
となっているのかどうか。

出張旅費の規定に、
・自宅出張の際に、自宅~出張先の距離に応じて支払う規定になっているのかどうか。
・会社に寄らない場合には、その日の通勤手当を控除する規定になっているのかどうか。
とかについて、明文化されているのかどうかもあるでしょうね。

拗れそう、であれば、今後の対応として、今回の事例等による支給の方法については明文化されることがよいかと思います。

Re: 出張費用の対応について

著者やまなみさん

2019年09月20日 15:08

ぴぃちん 様

返信ありがとうございます。


> 通勤手当の支給規定に
> ・所定労働日数に従って支給する
> となっているのかどうか。
⇒仰せのとおりです。


> 出張旅費の規定に、
> ・自宅出張の際に、自宅~出張先の距離に応じて支払う規定になっているのかどうか。
⇒1Kmあたりいくらと距離に応じ費用として支払う規定となっています。

> ・会社に寄らない場合には、その日の通勤手当を控除する規定になっているのかどうか。
⇒その規定は現時点でありません。

> とかについて、明文化されているのかどうかもあるでしょうね。
>
> 拗れそう、であれば、今後の対応として、今回の事例等による支給の方法については明文化されることがよいかと思います。
⇒不備な点について修正し、組織として問題の無いよう対応していくしかないで
 すね。
  
 ありがとうございました。

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