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労務管理

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総務の森イチオシ記事が満載: 経営ノウハウの泉(人事労務~働き方対策まで)

有給休暇の管理について

著者 S・K さん

最終更新日:2021年01月07日 11:29

いつも参考にさせていただいており、ありがとうございます。
有給休暇の取得日数管理についての相談です。
私は総務課(従業員は約90人)に所属していますが、出退勤の管理は別の人がPCにてデータ管理を行っており、見ることはできません。有給休暇を5日取得していない人の人数は安全衛生委員会で報告していますが、個人名はだしていません。
各所属長から自分の部下の取得日数を教えてほしいと言われたのですが、総務の管理している人は、「なぜ上長が管理していないのか?有給休暇申請書に捺印しているのだから自分たちで管理したらいい」との言い分。データとしてもっているのであれば、毎月部署別に連絡してあげてもいいのになぁと思います。総務としては、5日の有給取得は促進、遵守をお願いする立場ではないかと思います。
全員に取得日数を見えるようにするのは、個人情報のため難しいかと・・・。でも、同じ部署内の共有情報としの公開はやはり個人情報でだめなのでしょうか?
有給休暇の所得日数の取扱いは決まりがあるのでしょうか?

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Re: 有給休暇の管理について

著者タニー0131さん

2021年01月07日 13:09

こんにちは。

個人情報というのは、氏名、生年月日、住所、顔写真など一個人を特定するもののことを指すので個人情報には該当しないかと。

全員に見えるようにする必要はないと思います。
全員に見えるようにしてしまうことであの人こんなに有給使ってるんだ、、、
など別の問題が出てくるのではないかと。

データ管理をしている方から質問主様へ各社員の有給休暇取得日数のデータを共有してもらえばいいのではないでしょうか。

> いつも参考にさせていただいており、ありがとうございます。
> 有給休暇の取得日数管理についての相談です。
> 私は総務課(従業員は約90人)に所属していますが、出退勤の管理は別の人がPCにてデータ管理を行っており、見ることはできません。有給休暇を5日取得していない人の人数は安全衛生委員会で報告していますが、個人名はだしていません。
> 各所属長から自分の部下の取得日数を教えてほしいと言われたのですが、総務の管理している人は、「なぜ上長が管理していないのか?有給休暇申請書に捺印しているのだから自分たちで管理したらいい」との言い分。データとしてもっているのであれば、毎月部署別に連絡してあげてもいいのになぁと思います。総務としては、5日の有給取得は促進、遵守をお願いする立場ではないかと思います。
> 全員に取得日数を見えるようにするのは、個人情報のため難しいかと・・・。でも、同じ部署内の共有情報としの公開はやはり個人情報でだめなのでしょうか?
> 有給休暇の所得日数の取扱いは決まりがあるのでしょうか?

Re: 有給休暇の管理について

著者ぴぃちんさん

2021年01月07日 13:13

こんにちは。

貴社内のルールと有給休暇の申請をどのようにおこなっているのか、の部分があるのではないでしょうか。

貴社の有給休暇申請書には、申請の都度、本年度に何日取得したのか、本年度分の残日数が都度わかるようになっているのでしょうか。
なっていないのであれば、そもそも有給休暇申請書の承認する立場としても、有給休暇の管理簿をもっていないのであれば、取得した日数や残日数はわからないと思いますよ。


有給休暇を5日取得していない人の人数は安全衛生委員会で報告していますが、個人名はだしていません。

貴社はこの状態で、有給休暇を取得していない方にはどのようにアプローチされているのでしょうか?


>「なぜ上長が管理していないのか?有給休暇申請書に捺印しているのだから自分たちで管理したらいい」
総務としては、5日の有給取得は促進、遵守をお願いする立場ではないかと思います

であれば、おっしゃるとおりで、各部署に丸投げするべきでなく、丸投げするのであれば、有給休暇の管理簿をだれが管理するのかから、会社として見直しが必要なのではないでしょうか。

有給休暇の管理簿を総務課が管理しなければならないという法的な決まりはありませんが、貴社において総務課が管理するのであれば、有給休暇の残日数や本年度取得された日数についてのお問い合わせがあれば、答えるべきであると思いますよ。



> いつも参考にさせていただいており、ありがとうございます。
> 有給休暇の取得日数管理についての相談です。
> 私は総務課(従業員は約90人)に所属していますが、出退勤の管理は別の人がPCにてデータ管理を行っており、見ることはできません。有給休暇を5日取得していない人の人数は安全衛生委員会で報告していますが、個人名はだしていません。
> 各所属長から自分の部下の取得日数を教えてほしいと言われたのですが、総務の管理している人は、「なぜ上長が管理していないのか?有給休暇申請書に捺印しているのだから自分たちで管理したらいい」との言い分。データとしてもっているのであれば、毎月部署別に連絡してあげてもいいのになぁと思います。総務としては、5日の有給取得は促進、遵守をお願いする立場ではないかと思います。
> 全員に取得日数を見えるようにするのは、個人情報のため難しいかと・・・。でも、同じ部署内の共有情報としの公開はやはり個人情報でだめなのでしょうか?
> 有給休暇の所得日数の取扱いは決まりがあるのでしょうか?

Re: 有給休暇の管理について

著者S・Kさん

2021年01月07日 13:22

ご返信ありがとうございました。

全社員にはわからなくても良い情報ですが、なかなか有給休暇を取得しにくい雰囲気があります。そのため有給休暇取得率を50%以上を各部署ごとに設定しようかと思っています。各部署で取得率がでれば、取得しにくい状況はなくならないかと・・・。
上長は各個人の取得日数を知っていてもなんら問題はないですよね?!
その、各個人の取得日数を総務内の特定の人しか知ることができないことはないですよね?!
ストレスチェックや健康診断と違って総務内の共有情報にしてほしいのですが、拒む人がいるんです。

Re: 有給休暇の管理について

著者タニー0131さん

2021年01月07日 14:51

各部署ごとに目標を決めるのはいいことだと思いますが有給休暇を取得しにくい雰囲気を作っている原因はどこにあるのでしょうか。
目標を決めて改善することなのでしょうか。
失礼な言い方ですが、もしトップや上長が取得しにくい雰囲気を作っているのであれば、5日取ったらもう取らなくてもいいだろうとなりませんか?

> 上長は各個人の取得日数を知っていてもなんら問題はないですよね?!
> その、各個人の取得日数を総務内の特定の人しか知ることができないことはないですよね?!
問題ありませんし、特定の人しか知ることが出来ないということはありません。
しかし各部署の上長は各個人の取得日数を把握し取得を促すことはあっても最終的な管理は総務なら総務で一本化すべきと思います。


> ご返信ありがとうございました。
>
> 全社員にはわからなくても良い情報ですが、なかなか有給休暇を取得しにくい雰囲気があります。そのため有給休暇取得率を50%以上を各部署ごとに設定しようかと思っています。各部署で取得率がでれば、取得しにくい状況はなくならないかと・・・。
> 上長は各個人の取得日数を知っていてもなんら問題はないですよね?!
> その、各個人の取得日数を総務内の特定の人しか知ることができないことはないですよね?!
> ストレスチェックや健康診断と違って総務内の共有情報にしてほしいのですが、拒む人がいるんです。

Re: 有給休暇の管理について

著者Nまんさん

2021年01月08日 10:48

> いつも参考にさせていただいており、ありがとうございます。
> 有給休暇の取得日数管理についての相談です。
> 私は総務課(従業員は約90人)に所属していますが、出退勤の管理は別の人がPCにてデータ管理を行っており、見ることはできません。有給休暇を5日取得していない人の人数は安全衛生委員会で報告していますが、個人名はだしていません。
> 各所属長から自分の部下の取得日数を教えてほしいと言われたのですが、総務の管理している人は、「なぜ上長が管理していないのか?有給休暇申請書に捺印しているのだから自分たちで管理したらいい」との言い分。データとしてもっているのであれば、毎月部署別に連絡してあげてもいいのになぁと思います。総務としては、5日の有給取得は促進、遵守をお願いする立場ではないかと思います。
> 全員に取得日数を見えるようにするのは、個人情報のため難しいかと・・・。でも、同じ部署内の共有情報としの公開はやはり個人情報でだめなのでしょうか?
> 有給休暇の所得日数の取扱いは決まりがあるのでしょうか?

S.Kさんへ

個人別の有給休暇台帳を作成すると判りやすいですよ。
(市販されてもいますが、エクセルのフォーマットになっているテンプレートもあります。)
当社ではその管理表を所属部署の上長が管理していて、個人の管理台帳はいつでも見ることが可能です。
異動があった場合は従業員に持って行ってもらいます。
また、個別の使用データは総務部で管理していて、有給休暇の取得日数が少ない従業員には取得するように促しています。

Re: 有給休暇の管理について

著者S・Kさん

2021年01月08日 11:39

返信いただき、ありがとうございます。


> 貴社内のルールと有給休暇の申請をどのようにおこなっているのか、の部分があるのではないでしょうか。

個人で申請書記入→上長捺印総務で管理(タイムカード管理PCに反映)
とういう流れなので、最終管理は総務と言うことになりますね。
タイムカード打刻機にお知らせ表示で、「個人データー(有給休暇日数)確認できます」って表記したようです。が・・・、個人が日数わかっても、上長が知らなかったら意味ないと思いますがねぇ。総務の担当のコ達はこれで、確認しろってことかな?指摘したら逆切れされそう(笑)あなたのは関係ないですよねって。
そもそも総務内で壁があること自体がおかしいことなんです。


> 貴社の有給休暇申請書には、申請の都度、本年度に何日取得したのか、本年度分の残日数が都度わかるようになっているのでしょうか。
> なっていないのであれば、そもそも有給休暇申請書の承認する立場としても、有給休暇の管理簿をもっていないのであれば、取得した日数や残日数はわからないと思いますよ。

上長は捺印(承認)するだけで、取得日数管理までは していません。しろとも言われていません。

> 貴社はこの状態で、有給休暇を取得していない方にはどのようにアプローチされているのでしょうか?

今年からの施行法案のため、決まりがなく・・・これから決めないといけないですね。

> 有給休暇の管理簿を総務課が管理しなければならないという法的な決まりはありませんが、貴社において総務課が管理するのであれば、有給休暇の残日数や本年度取得された日数についてのお問い合わせがあれば、答えるべきであると思いますよ。
 
私は荘だと思うのですが、管理しているコたちにわかってもらえないので、困っています。そもそも、上司の意識が変わってもらわないといけないのですが。
いつまでも、今までのやり方が一番だと思わないでほしい。
言って伝わらない相手に伝えるのって難しいです(泣)

Re: 有給休暇の管理について

著者S・Kさん

2021年01月08日 11:47

Nまんさんへ

返信いただきありがとうございます
有給休暇台帳は必要ですよね・・・。
総務から促しをするんですね・・・確かに一番わかってる部署ですしね。
きちんとした総務になっていただきたいです。
まずは、総務内のいままでの考えかたの一掃が必要だと思います。

Re: 有給休暇の管理について

著者ぴぃちんさん

2021年01月08日 16:56

こんにちは。あくまで、私見ですが。

> そもそも総務内で壁があること自体がおかしいことなんです。

いろいろと大変そうですね。

総務課として有給休暇を管理する方針であれば、すくなくとも各所属長に部署の有給休暇を完治させるのでなく、個人個人に5日取得していない方に促すことがよいかもしれませんね。

管理もさせたいということであれば、管理簿を各所属長が持つことにして、総務課はそれらを巡回・把握することがよいかもしれませんね。

いずれにしても、管理をどうするのか、になるかと思います。

> 私は荘だと思うのですが、管理しているコたちにわかってもらえないので

これは会社の内部の問題として、有給休暇を管理するだけでなく、取得をどのように促すのかについては、総務課だけで対応する案件でないかもしれませんので、さらに上部に対応・対策についての方針を求めてもよいかなと思います。



> 返信いただき、ありがとうございます。
>
>
> > 貴社内のルールと有給休暇の申請をどのようにおこなっているのか、の部分があるのではないでしょうか。
>
> 個人で申請書記入→上長捺印総務で管理(タイムカード管理PCに反映)
> とういう流れなので、最終管理は総務と言うことになりますね。
> タイムカード打刻機にお知らせ表示で、「個人データー(有給休暇日数)確認できます」って表記したようです。が・・・、個人が日数わかっても、上長が知らなかったら意味ないと思いますがねぇ。総務の担当のコ達はこれで、確認しろってことかな?指摘したら逆切れされそう(笑)あなたのは関係ないですよねって。
> そもそも総務内で壁があること自体がおかしいことなんです。
>
>
> > 貴社の有給休暇申請書には、申請の都度、本年度に何日取得したのか、本年度分の残日数が都度わかるようになっているのでしょうか。
> > なっていないのであれば、そもそも有給休暇申請書の承認する立場としても、有給休暇の管理簿をもっていないのであれば、取得した日数や残日数はわからないと思いますよ。
>
> 上長は捺印(承認)するだけで、取得日数管理までは していません。しろとも言われていません。
>
> > 貴社はこの状態で、有給休暇を取得していない方にはどのようにアプローチされているのでしょうか?
>
> 今年からの施行法案のため、決まりがなく・・・これから決めないといけないですね。
>
> > 有給休暇の管理簿を総務課が管理しなければならないという法的な決まりはありませんが、貴社において総務課が管理するのであれば、有給休暇の残日数や本年度取得された日数についてのお問い合わせがあれば、答えるべきであると思いますよ。
>  
> 私は荘だと思うのですが、管理しているコたちにわかってもらえないので、困っています。そもそも、上司の意識が変わってもらわないといけないのですが。
> いつまでも、今までのやり方が一番だと思わないでほしい。
> 言って伝わらない相手に伝えるのって難しいです(泣)
>

Re: 有給休暇の管理について

著者いつかいりさん

2021年01月08日 22:01



会社の情報を私物化しているような。

> 個人で申請書記入→上長捺印総務で管理(タイムカード管理PCに反映)

各部にやらせるなら、この流れを各部で止める(総務は関知しない)か、総務がデータ打ち込めば、その申請書を各部に返すことです。

それから年次有給休暇管理簿は、労働者名簿賃金台帳と同じく使用者が調製しておかねばならない法定帳簿になりましたので、念のため。法令の定める3項目を網羅しておかないといけないので、気に入ったのが改正法前の代物だと作り直しの羽目になることがあるのでご注意ください。


3項目:付与日、取得日付、取得日数(付与日から1年間の日数)


この管理簿つくらせる目的は、監督官が訪問先で年5日未達の労働者がいるか一目でわかるようにするためです(笑)。管理簿を作って、労働者本人とその上司とが情報共有して取得促進の一助にしてくださいとのことです。

Re: 有給休暇の管理について

著者S・Kさん

2021年01月13日 14:09

ぴぃちんさん

ご返信ありがとうございます
この会社の総務は・・・というか会社全体がおかしいのです。
だいたい総務課の立場で、会社のために、会社の社員のために時間を使いたくないという人がいます。そのような考えでこのままずっといるのかと思うと会社が良くなると思えません。
半分あきらめてはいますが、あと15年以上この会社に勤めるのかと思うとぞっとします。
どうしたらいいのか・・・、悩みはつきません。
また、ご相談させてください。
私の考え方がおかしいのかな??
> こんにちは。あくまで、私見ですが。
>
> > そもそも総務内で壁があること自体がおかしいことなんです。
>
> いろいろと大変そうですね。
>
> 総務課として有給休暇を管理する方針であれば、すくなくとも各所属長に部署の有給休暇を完治させるのでなく、個人個人に5日取得していない方に促すことがよいかもしれませんね。
>
> 管理もさせたいということであれば、管理簿を各所属長が持つことにして、総務課はそれらを巡回・把握することがよいかもしれませんね。
>
> いずれにしても、管理をどうするのか、になるかと思います。
>
> > 私は荘だと思うのですが、管理しているコたちにわかってもらえないので
>
> これは会社の内部の問題として、有給休暇を管理するだけでなく、取得をどのように促すのかについては、総務課だけで対応する案件でないかもしれませんので、さらに上部に対応・対策についての方針を求めてもよいかなと思います。
>
>
>
> > 返信いただき、ありがとうございます。
> >
> >
> > > 貴社内のルールと有給休暇の申請をどのようにおこなっているのか、の部分があるのではないでしょうか。
> >
> > 個人で申請書記入→上長捺印総務で管理(タイムカード管理PCに反映)
> > とういう流れなので、最終管理は総務と言うことになりますね。
> > タイムカード打刻機にお知らせ表示で、「個人データー(有給休暇日数)確認できます」って表記したようです。が・・・、個人が日数わかっても、上長が知らなかったら意味ないと思いますがねぇ。総務の担当のコ達はこれで、確認しろってことかな?指摘したら逆切れされそう(笑)あなたのは関係ないですよねって。
> > そもそも総務内で壁があること自体がおかしいことなんです。
> >
> >
> > > 貴社の有給休暇申請書には、申請の都度、本年度に何日取得したのか、本年度分の残日数が都度わかるようになっているのでしょうか。
> > > なっていないのであれば、そもそも有給休暇申請書の承認する立場としても、有給休暇の管理簿をもっていないのであれば、取得した日数や残日数はわからないと思いますよ。
> >
> > 上長は捺印(承認)するだけで、取得日数管理までは していません。しろとも言われていません。
> >
> > > 貴社はこの状態で、有給休暇を取得していない方にはどのようにアプローチされているのでしょうか?
> >
> > 今年からの施行法案のため、決まりがなく・・・これから決めないといけないですね。
> >
> > > 有給休暇の管理簿を総務課が管理しなければならないという法的な決まりはありませんが、貴社において総務課が管理するのであれば、有給休暇の残日数や本年度取得された日数についてのお問い合わせがあれば、答えるべきであると思いますよ。
> >  
> > 私は荘だと思うのですが、管理しているコたちにわかってもらえないので、困っています。そもそも、上司の意識が変わってもらわないといけないのですが。
> > いつまでも、今までのやり方が一番だと思わないでほしい。
> > 言って伝わらない相手に伝えるのって難しいです(泣)
> >

Re: 有給休暇の管理について

著者S・Kさん

2021年01月13日 14:27

いつかいりさん

ご返信ありがとうございます。

> 会社の情報を私物化しているような。

 この私物化しているとおっしゃっているのは、データを管理している人のことでしょうか?
私物化しているのでは?と思われるのはどの部分がそう思われる部分なのでしょうか?
私(総務課)がそのデータをほしいといって断られる理由があるのでしょうか?
私の活動計画の中に、働き方改革の一環として有給休暇取得促進(5日以上)があります。有給休暇取得日数を総務内で開示できないのは、おかしいと思うのですが・・・。個人情報でだめとか言われました。
管理帳簿があるのかどうかはわかりませんが・・・。データーは必ずあるはずです。
>
> > 個人で申請書記入→上長捺印総務で管理(タイムカード管理PCに反映)
>
> 各部にやらせるなら、この流れを各部で止める(総務は関知しない)か、総務がデータ打ち込めば、その申請書を各部に返すことです。
>
> それから年次有給休暇管理簿は、労働者名簿賃金台帳と同じく使用者が調製しておかねばならない法定帳簿になりましたので、念のため。法令の定める3項目を網羅しておかないといけないので、気に入ったのが改正法前の代物だと作り直しの羽目になることがあるのでご注意ください。
>
>
> 3項目:付与日、取得日付、取得日数(付与日から1年間の日数)
>
>
> この管理簿つくらせる目的は、監督官が訪問先で年5日未達の労働者がいるか一目でわかるようにするためです(笑)。管理簿を作って、労働者本人とその上司とが情報共有して取得促進の一助にしてくださいとのことです。
>

Re: 有給休暇の管理について

著者いつかいりさん

2021年01月14日 21:03

> この私物化しているとおっしゃっているのは、データを管理している人のことでしょうか?

そのとおりです。

> 私物化しているのでは?と思われるのはどの部分がそう思われる部分なのでしょうか?

会社は組織として動きます。規定で秘匿するよう決めてあるなら、その正当性の是非をめぐって論越し非とするならその規定を変えればいい。秘匿する規定がないのに一課員の自己判断で会社の命運を阻害しているのですから。どなたが部門長かわかりませんが、もうちょっとしっかりしてほしいものです。

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