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労務管理

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総務の森イチオシ記事が満載: 経営ノウハウの泉(人事労務~働き方対策まで)

社長交代の通知に関して

著者 imgori さん

最終更新日:2022年08月12日 13:14

皆様

いつもこちらで大変お世話になっております。
本日も標題の件についてご相談させて頂きたく、長文乱文失礼致します。

来月になりますが弊社の代表取締役社長が交代することとなり、
現在挨拶状を作成しておる最中にございます。

弊社はお取引先の中に個人事業主含め、株式会社の形をとっていないような小さな客先もたくさんございます。原則取引先には一律挨拶状を送付する予定ですが、宛先の書き方について相談させてください。

内容としては宛先に代表者名を記載する必要があるかどうか、です。

大きな会社で公式HPで調べればすぐに代表者名が出てくるような客先は問題ございませんが、中にはHPすら無く、現在誰が代表を務めているか分からないような取引先も一定数存在しております。

そういった客先に対して、仮に誤った代表者名(例えば先代社長の名前)等を使用して挨拶状を送ってしまった場合、大変失礼に値するかと存じます。そこで、そうした客先に限定する形となりますが代表者名を記載せず、会社名だけを宛先に記載の上挨拶状を送付することは果たして問題無いでしょうか。

労務管理の部分というよりも、ある種のビジネスマナーに関わる質問となってしまい恐縮です。過去に似た内容の相談で「営業部宛か、社長宛かどちらに送るべきか」といったニュアンスの質問はございましたが、その内容を読んだだけでは今回の質問内容の解決には至りませんでしたので、何卒ご回答のほどよろしくお願い申し上げます。



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Re: 社長交代の通知に関して

著者boobyさん

2022年08月12日 13:34

こんにちは。

社長交代は年賀状と並んで、ご挨拶先の現状を知る手段でもあります。

当社では各部署部長にご挨拶状の名簿が送付され、相手先の住所・氏名等に違いがないか確認してもらっています。名簿はエクセルで作られており担当部署が記載されています。(経理、営業のように)

この時にコンタクトがないのであればその旨連絡しています。どの部署もコンタクトがない場合はご挨拶状自体を送らない、ということも検討されています。

ご参考まで。


> 皆様
>
> いつもこちらで大変お世話になっております。
> 本日も標題の件についてご相談させて頂きたく、長文乱文失礼致します。
>
> 来月になりますが弊社の代表取締役社長が交代することとなり、
> 現在挨拶状を作成しておる最中にございます。
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> 弊社はお取引先の中に個人事業主含め、株式会社の形をとっていないような小さな客先もたくさんございます。原則取引先には一律挨拶状を送付する予定ですが、宛先の書き方について相談させてください。
>
> 内容としては宛先に代表者名を記載する必要があるかどうか、です。
>
> 大きな会社で公式HPで調べればすぐに代表者名が出てくるような客先は問題ございませんが、中にはHPすら無く、現在誰が代表を務めているか分からないような取引先も一定数存在しております。
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> そういった客先に対して、仮に誤った代表者名(例えば先代社長の名前)等を使用して挨拶状を送ってしまった場合、大変失礼に値するかと存じます。そこで、そうした客先に限定する形となりますが代表者名を記載せず、会社名だけを宛先に記載の上挨拶状を送付することは果たして問題無いでしょうか。
>
> 労務管理の部分というよりも、ある種のビジネスマナーに関わる質問となってしまい恐縮です。過去に似た内容の相談で「営業部宛か、社長宛かどちらに送るべきか」といったニュアンスの質問はございましたが、その内容を読んだだけでは今回の質問内容の解決には至りませんでしたので、何卒ご回答のほどよろしくお願い申し上げます。
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Re: 社長交代の通知に関して

著者tonさん

2022年08月13日 04:38

> 皆様
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> いつもこちらで大変お世話になっております。
> 本日も標題の件についてご相談させて頂きたく、長文乱文失礼致します。
>
> 来月になりますが弊社の代表取締役社長が交代することとなり、
> 現在挨拶状を作成しておる最中にございます。
>
> 弊社はお取引先の中に個人事業主含め、株式会社の形をとっていないような小さな客先もたくさんございます。原則取引先には一律挨拶状を送付する予定ですが、宛先の書き方について相談させてください。
>
> 内容としては宛先に代表者名を記載する必要があるかどうか、です。
>
> 大きな会社で公式HPで調べればすぐに代表者名が出てくるような客先は問題ございませんが、中にはHPすら無く、現在誰が代表を務めているか分からないような取引先も一定数存在しております。
>
> そういった客先に対して、仮に誤った代表者名(例えば先代社長の名前)等を使用して挨拶状を送ってしまった場合、大変失礼に値するかと存じます。そこで、そうした客先に限定する形となりますが代表者名を記載せず、会社名だけを宛先に記載の上挨拶状を送付することは果たして問題無いでしょうか。
>
> 労務管理の部分というよりも、ある種のビジネスマナーに関わる質問となってしまい恐縮です。過去に似た内容の相談で「営業部宛か、社長宛かどちらに送るべきか」といったニュアンスの質問はございましたが、その内容を読んだだけでは今回の質問内容の解決には至りませんでしたので、何卒ご回答のほどよろしくお願い申し上げます。

おはようございます。
挨拶状の内容ではなく封書の表書きの問題でしょうか。
封書の表書きであれば社名だけでも十分かと思われます。
経験則で何度か担当という事で受け取りましたが封書は社名だけですね。
もしくは役職で社長様とかですね。
代表者個人名を間違えるよりはいいと思います。
後はご判断ください。
とりあえず。

Re: 社長交代の通知に関して

こんにちは、

参考例としてご案内させていただきます。
通常、取引先等との管理については、各種契約書などで取引先の会社名、住所、連絡先、代表者名、取引連絡者などを書き記して管理していると思います。
通常、人事総務、経理、営業部なども緊急時などには全社員が閲覧できるよu\う管理していることが多いでしょう。
取引先の代表者、連絡対応車が交代すると常時変更の手続きを取ります。
お話の代表者交代時には、その管理表上での代表者、住所など使用し、株主総会終了後、1週間以内に郵送もしくは担当者などが取引先への送付、手渡しなど行います。
あくまで、契約書代表者の変更時に差替えることもありますから、そのチェックなども書きとめておくことも必要でしょう。

更に、総会終了後、登記変更なども行いますから、当座預金口座名・普通口座の変更手続きなどもしなければなりません。

Re: 社長交代の通知に関して

著者imgoriさん

2022年08月24日 15:46

boody様

お世話になっております。
ご回答頂きましてありがとうございました。
参考にさせて頂きます。

Re: 社長交代の通知に関して

著者imgoriさん

2022年08月24日 15:48

ton様

お世話になります。
仰る通り、封筒の宛名に記載する点で今回の質問をさせて頂いた次第であります。

やはり代表者名を間違えるよりは、いいですよね。
通常年賀状も会社名だけで送っておりましたので、今回も会社名だけで送付したいと思います。

Re: 社長交代の通知に関して

著者imgoriさん

2022年08月24日 15:49

著者様

お世話になります。
参考にさせて頂きます。
ご丁寧に共有頂きましてありがとうございました。

Re: 社長交代の通知に関して

ご意見が多数あるようですが。

会社代表者、取締役社長の交代挨拶状は、総務人事秘書室の方などが、営業部門、技術部門などの関係者などと合わせて、株主総会終了後、取締役会など終えて発送手続きを取ることが多いと思います。
更に注意を要する点ですが、取引先との売掛買掛に基づく支払い受け取りに関しても、金融機関、自社口座名義人の変更、手形の発行など変更を取らねばなりません。
これらに関しては、登記の変更後となることも生じますから、口座などの変更後の案内も必要となります。
お話の、発送前には代表者交代挨拶状確認票などで、担当者、責任者などにチェックは必ずさせます。
特に当座振込してなどとしてる場合は注意が必要です。

≪Yahoo  知恵袋≫
あて名マナーについて鮮明な解説をされてます。参考にしてはいかがですか。
知恵袋トップ>カテゴリ一覧>マナー、冠婚葬祭>マナー>あいさつ、てがみ、文例
代表取締役交代の挨拶状の宛名について≫
https://detail.chiebukuro.yahoo.co.jp/qa/question_detail/q14114976869?__ysp=56S%2B6ZW35Lqk5Luj5oyo5ou254q2IOWum%2BWQjQ%3D%3D

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