シェアードサービスにおける勤務表の代行入力について

私見です。

代行の状況次第かと思います。

例えば、子会社にて紙媒体で勤務実態を確認して承認されているという状況下であれば、システムへの入力と承認は単にシステムを動かすための行為で、実際にあなたが承認した、ということにはならないでしょう。
実態としての承認は子会社にて行われているため、まさに入力を代行している、ということで問題ないと考えます。

一方、子会社にて承認が行われていないものを入力をして承認をする、ということになると、コンプライアンス上の問題があるように思います。

うみのこ様

本件のご返信ありがとうございます。
確かに「承認されたものを単にシステム入力している」と考えれば腑に落ちます。

今回私が受け取った紙の勤務表は、上司と思われる方の印鑑やサインがあったりなかったりと「本当にみているのか」と疑問符が付くようなものが多かったように感じます。
まだ私は引き継いだばかりで、詳しい作業フローなどこれから覚えていくことになりますので、その際に今回いただいた意見を一つの参考として持ちたいと思います。

貴重なご意見ありがとうございました。

> お世話になっております。
> 表題の件について皆様のご意見を聞かせていただきたく投稿致します。
>
> 弊社はグループ子会社の給与計算などをシェアードサービスとして行っております。
> 私が前任者の業務を引き継ぐことになったのですが、その中で
> 「グループ子会社の勤務表未入力者を代行入力し、承認まで行う」というものがありました。
>
> 私の個人的な考えですが、
> いくらグループ子会社とはいえ、異なる他社の勤務表を代行入力し承認する（＝印鑑を押す）ことは、例えグループ会社が許可を出していても望ましくないのではないかと考えています。
> 当該会社に属していないアウトソーシング先の人間が勝手に勤務表を書き、印鑑を押している印象を持っています。
>
> 例えば外部監査が行われた際に「欠勤者の勤務表はシェアードサービスで業務を委託している●●社が代行入力と承認を行っています」と答えて問題ないのでしょうか。
>
> 皆様のご意見や本件の参考になるような事例がありましたらお聞かせいただければと思います。
> よろしくお願いします。

前職がシェアードサービスの会社で経理も給与も担当したことがあります。
子会社といってもその会社ごとにレベルが違い、しっかりしている会社とここまでやってあげていいのか？と疑問符がつくくらいの会社まで多種多様ですね。
その中でやっていたのは、もともと違うひな形の出勤表などがあり、それをシステム投入用に変換していたことはありました。
また、警備会社(ガードマン派遣)などは日給者が多いため、人件費配賦に必要な情報だけもらい、給与計算は月間合計の出勤日数や稼働時間数などを直接入力することもありました。
役員などはもともと出勤表自体がありませんが、システム投入の都合上作成したりしていたこともあります。
シェアードサービスは給与と経理の連携が必須です。
繁閑の波が大きく大変かと思いますが頑張ってください。

たなだい様

本件のご返信ありがとうございます。
シェアードサービスで給与・経理をご経験されたということもあり、生のご意見を頂いたと感じております。

ご返信から、やはり代行入力はセーフとするが「承認」はちょっと違うという印象を持ちました。

私も子会社のレベル差をちょうど今日感じていたところで
「ここまで言ってもわからない・できない・やらないのか」とガッカリすると共に、「ここまではシェアードサービス業務として飲まないといけないのか」と納得はいかないものの業務として受け入れないといけない葛藤に悩まされています。

経理との連携も忘れずにというお言葉、肝に銘じておきます。
貴重なご意見ありがとうございました。