印刷NG？管理方法は？2022年1月1日から施行『改正電子帳簿保存法』に関するお悩みまとめ

2022年1月1日から改正される「電子帳簿保存法」についてご存知ですか？

紙の請求書や納品書などが減ったことでリモートワークの推進や、押印など手続きの緩和、書類保管が減ったことによるオフィスのスリム化などメリットを感じている方も多いかと思います。

しかし2022年からは電子的に受領した取引情報は、電子データの保存が義務化※されます。

義務化、と聞くとこれまでの方法に問題がないか？ルール作りが必要なのか？と不安に感じることもありますよね。そこで姉妹サイト「総務の森」に寄せられた電子帳簿保存法の改正に関する疑問についてまとめました。

※2021年12月10日に電子帳簿保存法の電子保存の義務化に対する猶予期間が盛り込まれました。
条件付きで2022年1月1日から2023年12月31日までの2年間は取引情報を紙に印刷して保管をしても対応可能となりました。

1.電子化された納品書や請求書は印刷できないって本当？

【電子帳簿保存法の紙への印刷について】

質問日：2021年10月08日（金）
◆質問内容（一部抜粋）

（前略）

弊社では一部お取引様とはWEB上で請求書納品書のやり取りをしております。（こちらが受取る方です）
システム上にあがった納品書や請求書を弊社がダウンロードし、PDFで保管しますが、検品の都合上どうしても紙に印刷したものが必要になってきます。

紙への印刷がNGになるというのはよくよく目にしますが、PDFで保管していれば、社内利用のために紙に印刷すること自体は可能でしょうか

また、PDFの保管について、現在PDFを保存する際ファイル名に納品書番号と出荷日付を入力し、管理していますが、金額で検索はできません。
他に一覧を作った方がいいのでしょうか。

（後略）

>質問と返信一覧はこちら
総務の森＜相談の広場＞『電子帳簿保存法の紙への印刷について』

2.金額が書いていない電子取引情報は保存しなくてOK？

【電子帳簿保存法の検索要件】

質問日：2021年10月28日（木）
◆質問内容（一部抜粋）

（前略）

2022年1月1日より改正される電子帳簿保存法の検索要件について質問です。
要件として、取引日・相手・金額とありますが、
金額のない発注書等は電子保存すべきでしょうか。

（後略）

>質問と返信一覧はこちら
総務の森＜相談の広場＞『電子帳簿保存法の検索要件』

3.保存する際に必要な「取引年月日その他の日付」っていつを指すの？

【電子帳簿保存法　取引年月日】

質問日：2021年10月29日（金）
◆質問内容（全文）

2022年1月の電子帳簿保存法改正に伴いデータを保存する際にいくつか要件があるかと思います。
その中で「取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先」を検索の条件として設定することができること。

とある中の「取引年月日その他の日付」については社内で設定していいのでしょうか？
請求書については文書に記載してある日付にするのか、受け取った日付にするのか、決済した日付にするのか。。。等

詳しく書かれてあるところが見当たらなかったのでお知恵を貸していただければと思います。

>質問と返信一覧はこちら
総務の森＜相談の広場＞『電子帳簿保存法　取引年月日』

4.ファイル名の管理方法、検索しやすくするための工夫ってありますか？

【電子帳簿保存法における、電子取引データの管理方法】

質問日：2021年11月05日（金）
◆質問内容（一部抜粋）

（前略）

当社は小規模な企業です。

制度開始に向けて、試験的に電子取引の請求書のデータ保存を始めています。

国税庁のマニュアルには、”ファイル名を「取引年月日その他の日付」、「取引金額」、「取引先」を含み、統一した順序で入力しておく”と記されていて、例として”20221130_(株)霞商事、20,000”と書かれています。

とりあえず、この例通りに約２か月分保存してみましたが、今後の検索や管理を考えた場合、この方法でいいのか迷いが生じています。

また、当社の請求書の半分は紙です。これまでは電子取引分も紙で出力し、費用の該当月ごとにインデックスを付けてファイルしていました。電子取引をデータ管理したとしても、結局紙での管理も維持することになりそうです。先ず、紙をスキャンするのに手間がかかります。また、請求書に科目や部門・支払い日などの情報を書き込んだりしているので、やはり紙が必要です。紙で管理して、電子取引分はそれとわかるような印をつけるつもりです。

そうなると、何のための電子保存かわからなくなります。もしくは、当社の考え方が間違っているのでしょうか？

>質問と返信一覧はこちら
総務の森＜相談の広場＞ 『電子帳簿保存法における、電子取引データの管理方法』

5. 2021年中に改正ポイントをチェック！1月から始まる「電子帳簿保存法」とは？

2022年1月1日に改正施行される『電子帳簿保存法』によって電子帳簿等保存やスキャナ保存の要件緩和とともに、電子取引の電子帳簿保存が義務化されます。
これまでメールで受け取った請求書や領収書などのファイルを紙に印刷して保存していた企業も多いのではないでしょうか？

年末年始の長期休暇明けから慌てないためにも『電子帳簿保存法』の改正ポイント、特に注意が必要な電子取引のデータ保存を中心にご紹介します。

>詳しくはこちら
経営ノウハウの泉『2022年1月改正の「電子帳簿保存法」とは？義務化される電子取引のデータ保存を解説』

最後に〜相談の広場ご紹介〜

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