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コラムの泉

年末調整の『勘所』5 説明会を開き、申告書を確実に集めよう

こんにちは。特定社会保険労務士の田中です。
いつも年末調整の『勘所』シリーズをお読み頂き、ありがとうございます。


今回は、申告書の提出についてお知らせします。
いかに、正しい記載と期日までの提出を実現させるか、
ということを考えてみます。

なお、「扶養控除等申告書」「保険料控除等申告書」の
データを下記に↓アップしてあるので、ご活用ください。
http://www.tanakajimusho.biz/pc/contents13.html




1.年末調整の社内説明会を開く。

 スムーズな年末調整には、次の2点が必須であり、
 そのために、社員向けの説明会の実施をお奨めします。


 ・社員に申告書を正しく書いてもらう。
 ・その申告書を期日までに提出してもらう。


 ところで、「分からない社員は、総務部に質問してください。」
 として、説明文を社員に配るだけの会社もあります。

 しかし、本当に分からない社員こそ質問しない、という事もあり、
 やはり、分からない社員のために説明会は必要でしょう。



2.説明会への参加を義務付ける。

 説明会への参加は義務付けることをお奨めします。

 任意参加にすると、年末調整に関心の無い社員、
 つまり、会社が説明を聞かせたい社員ほど、
 参加しなくなる可能性が高いです。

 

3.説明会は複数回、実施する。

 社員数や拠点数にもよって回数は異なりますが、
 説明会は複数回を行うのが望ましいでしょう。

 1回だけですと、仕事が忙しいことを理由に、
 欠席する社員が出てきます。

 複数回の実施で、「忙しいから行かない」という、
 欠席する理由を会社側で取り除いてしまいましょう。



4.説明会でのターゲットは「独身の若手男性社員」

 年末調整に無関心だったり、提出期日を守らない人は、
 「独身の若手男性社員」に多く見受けられます。

 しかし、彼らの多くは保険料控除が無いケースも多く、
 申告書に「氏名を書き、印鑑押せば終わり」という事もあります。

 説明会では、その旨を説明して、当日に押印してもらい、
 その場で申告書を提出してもらうと、回収率が高まります。



5.年末調整の意味を説明する。

 また、年末調整の意味を良く分かっていない社員もいます。
 年末調整をすることで、社員の多くは所得税の還付を受けられる、
 つまり、お金が入ってくる事を良く説明して、
 提出を動機付けることも必要でしょう。



6.説明会後は個別の相談を受ける。
 
 社員が支払った保険料や住宅ローン・扶養親族のことなど、
 申告書に誤った記載があると、申告書の回収後、
 総務部門で本人に確認する必要があり、業務が停滞します。
 
 社員本人が分からない点があるなら、個別相談を受け、
 その場で申告書を正しく書き上げると良いでしょう。
 これで、後日にチェックをする時にも仕事が止まりません。
 


6.それでも申告書の提出が無いときはどうするか。

 再三の督促をしても申告書の提出をしない社員は、
 本人に確定申告をしてもらうしかありません。

 確定申告するには、手間がかかる事を良く説明して、
 なるべく年末調整をするよう、社員に理解してもらいましょう。



7.今年の確定申告の日程
 
 なお、2011年は、2/16~3/15が確定申告の期日です。
 還付がある人は、2011年に入れば、それ以前でも申告できます。



最後までお読み頂き、ありがとうございました。

次回は、年末調整所得税が徴収される理由について
お知らせする予定です。


~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
年末調整のピンポイントサービス実施中!!

http://www.tanakajimusho.biz/work/top/year_end_adjustment.pdf

料金はご相談に応じます。
年末調整の説明会も代行しています。
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

今までの年末調整コラムも是非、ご覧ください。

【 平成23年分 扶養控除等申告書の記入時にミスを防ごう 】
 http://www.soumunomori.com/column/article/atc-117801

【 育児休業中の配偶者は扶養親族に入れる年もある 】
 http://www.soumunomori.com/column/article/atc-118251

【 健康保険所得税での扶養 103万円と130万円の違いとは 】
 http://www.soumunomori.com/column/article/atc-118573

【 勤労学生は親の扶養親族にはならない 】
http://www.soumunomori.com/column/article/atc-118877


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