法人間でのお中元のお礼状の書き方やマナーをご紹介

法人間でのお中元のお礼状の書き方やマナーをご紹介

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2024-01-31

法人間でお中元をいただいた際、お礼状を送付することが一般的なマナーとされています。 お礼状は、送付するタイミングがとても重要で、贈りものをいただいたり、お祝いの品をいただいたりしたときは、できるだけその日のうちに贈るのがベストです。お礼のお電話をすることもありますが、その後改めてお手紙やはがきでお礼状を贈るとより喜ばれます。 そこで今回のコラムでは、お中元をいただいた際のお礼状の書き方やマナーについてご紹介いたします。 お礼状を書く際は、失礼のないようポイントをおさえることが重要になります。 ぜひ参考にしてみてください。 また、okurimonoのお礼状特集ページでは、お中元以外にもお歳暮や就任祝いなど、さまざまなシーンでご活用いただけるお礼状の文例をご紹介しております。 お礼状の文面が記載されたWordやPDFファイルを無料でダウンロードいただくこともできますので、ぜひご活用くださいませ。 ▼お礼状特集ページはこちらからご覧ください https://okuri-mono.com/special/thankyou_note/ ～お礼状とは？~ お礼状は、相手の気遣いに対する感謝の気持ちを伝えるものです。また、贈られた品物を「確かに受け取りました」と報告する役割も果たしています。お礼状を出すタイミングは、できるだけ早めが望ましいとされています。遅くても品物が届いてから、2〜3日以内には贈るようにしましょう。 ~お礼状を贈る際のマナー～ お礼状には、いくつか書き方のマナーがあります。マナー違反のお礼状は、相手を不快な気持ちにさせてしまう可能性があります。お礼状のマナーを把握し正しく贈ることで、贈る相手に感謝の気持ちがしっかりと伝わるでしょう。 以下に、お礼状を贈る際に気をつけたいポイントをご紹介いたします。 ■送り方　～手紙タイプとはがきタイプの2つの形式がある～ お礼状を作成する際は、「手紙タイプ」と「はがきタイプ」の2つの形式があります。 手紙タイプは封筒に入れて贈る形式で、より丁寧な印象を与えることができます。 一方、はがきタイプは、メッセージをはがきの形式で贈る方法を指します。手紙よりも手軽に送付できるという利点がありますが、スペースに制約があるため、簡潔かつ要点を絞った内容が求められます。 お礼状の書き方については、現代ではパソコンなどを使用して作成することが一般的ですが、できるだけ手書きで書くことをお勧めいたします。手書きは一筆一筆が丁寧になり言葉に重みが加わるので、相手により好印象を与えることができます。 お礼状を複数の方に書く場合など、全て手書きで書くことが難しいケースもあるかもしれませんが、宛名や住所、名前だけでも手書きで書くと良いでしょう。 お礼状に使用する便箋やはがきは、白無地にこだわる必要はありませんが、季節に合ったデザインや和やかな印象を与えるものを選ぶことで、さらに良い印象を与えることができます。 ■贈る時期　～お中元が届いたらすぐに贈る～ 通常、お礼状は品物が届いてからすぐに贈るのがマナーとされています。すぐに贈るのが難しい場合でも、品物を受け取ってから1週間以内にはお礼状を贈るようにしましょう。もし、お礼状を贈る時期が遅れてしまった場合は、お詫びの気持ちを添えて贈ることで丁寧なお礼状になります。 ■形式　～贈る相手によって違う～ お礼状を書く際の形式は、贈る相手によって異なります。仕事関係の方に対するお礼状では、一般的には縦書きがマナーとされています。同様に、相手が自分より目上の方である場合も、縦書きで書くことが一般的です。一方で、横書きの形式は比較的カジュアルな印象を与えるため、身近な相手へのお礼状に適しています。 また会社関係の方に、はがきでお礼状を贈る場合、文末に差出人名を添えることで、より丁寧な印象を与えることができます。 ■文面　～頭語・結語は原則～ お礼状の文面では、頭語と結語を用いて挨拶を行います。 頭語は、「こんにちは」などの挨拶にあたり、手紙の最初に書かれます。結語は、「さようなら」などの挨拶にあたり、手紙の文末の最後に書く言葉です。 頭語と結語には複数の種類があり、お礼状を出す相手との関係性によって使い分ける必要があります。これらの挨拶はペアとして考えられ、例えば「拝啓」と「敬具」、または「謹啓」と「謹白」などがそれに当たります。頭語と結語の組み合わせを適切に使うためには、事前にしっかりと確認することが大切です。 ■書き方　～句読点は原則使用しない～ お礼状を書く際は、句読点を使用しないのが正式な書き方です。もともと句読点は、子どもが文章を読みやすくするために明治時代から使われ始めたと言われています。そのため、お礼状で句読点を用いるのは、相手を子ども扱いすることになり失礼という考え方があります。また、句読点は「切る」という意味も持つため、縁を切るという意味合いと取られてしまうこともあるようです。 しかし、近年では、句読点が一般的に使われるようになり、お礼状にも句読点を使用するケースが増えています。また、メールなど正式な文書に比べてカジュアルな場合は、句読点を使用しても問題ないと言われています。 とはいうものの、お礼状を作成する際は、できるだけ句読点を用いない本来のマナーを守って書けるとベストでしょう。 ▼お礼状の文例もぜひご参考にしてください https://all.okuri-mono.com/gift/how-to-write-a-thank-you-letter-for-the-summer-gift/2/ ~お礼状の正しい書き方～ ■前文 お礼状本文の前の挨拶にあたる部分です。「拝啓」などの頭語から、季節を伝える時候の季語、相手の様子を気遣う言葉、または日頃のお礼の言葉で構成された部分です。 ・頭語 頭語とは、「拝啓」「前略」など、お礼状の書き出しに使用する言葉のことです。頭語の選択には、お礼状を書く相手との関係性を考慮することが大切です。一般的なお礼状には「拝啓」、あらたまったお礼状にはより丁寧な「謹啓」を選ぶとベストです。 ・季語（時候の挨拶） 季語とは、頭語の後に続く、季節を表す書き出しの文を表し、「時候の挨拶」と呼ばれます。これらの挨拶は時期によって変わり、さらに同じ月でも上旬、中旬、下旬によって異なる表現が用いられるため注意が必要です。 お中元は、主に7月～8月にかけて届くことが一般的ですが、7月には「大暑の候、盛夏の候、猛暑の候」、8月には「晩夏の候、立秋の候、残暑の候」といった時候の挨拶が用いられます。 ■主文 主文とは、お礼状の本文で、起語や用件を含む具体的な内容が記述される部分です。この部分では、お礼の言葉や自身の近況などを綴ります。 ▶起語 起語とは、「さて」や「このたびは」など、本文に入る際に導入として用いる言葉を指します。これらの表現は、本題に入ることを示す役割を果たしています。 ▶用件 次に、お中元をいただいたことに対してのお礼の気持ちを書きます。 お礼状の用件はできる限り簡潔に書くことがポイントです。ここでは、自分の感情を素直に表現したほうが、相手に気持ちが伝わりやすいでしょう。 ■末文 末文とは、結びのあいさつと、最後に「敬具」などの結語で構成された部分です。 ▶結びのあいさつ お礼を述べたあとは、相手の健康を気遣う言葉を書きます。これは、結びのあいさつともいわれており、時期によって使い分けるものと、1年を通して使用できるものに分かれます。 例：時期によって使い分ける結びのあいさつ ・炎暑の折から、ご自愛くださいませ。（7月） ・暑さ厳しき折、皆様方のご無事息災を心よりお祈りいたします。（8月） 例：1年を通して使用できる結びのあいさつ ・末筆ながら、ますますのご健勝とご多幸をお祈り申し上げます。 ・引き続き、ご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。 ▶結語 結語は頭語と一対になっており、決まった組み合わせがありますので留意しましょう。頭語と結語はお礼状を書く相手との関係性に合ったものを選ぶことがポイントです。 ■後付け 後付けとは、日付と差出人の名前、相手の名前で構成された部分です。 ▶日付 日付はお礼状を書いた日の正式な年月日を書きます。よく「吉日」と書くこともありますが、できればお礼状を書いた日付を書く方がベストです。 ▶差出人名・宛名 差出人名と宛名は会社名・役職・名前をフルネームで書きます。宛名は差出人名よりも少し大きめにすることで敬意を表現する意味合いがあります。 ただし横書きのお礼状の場合は、相手の名前は最後ではなく最初に書きます。 ~感謝の気持ちが伝わるお礼状を贈ろう～ お中元のお礼状は、マナーを守りながらも、自分らしい表現で感謝の気持ちを伝えることが重要です。今回ご紹介したお礼状を贈る際のマナーや書き方を参考にしながら、相手に合わせたお礼状を書くことで、より良い関係を築いていけることでしょう。