電子定款認証制度について

電子定款認証制度について

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2008-04-09

皆さんは、電子定款認証という制度をご存知でしょうか。最近この電子定款認証制度を利用されるケースが増えてきています。株式会社を設立する際に、定款（会社の憲法みたいなもの）を通常は紙ベースで３通作成し、それを公証役場に持って行き、認証、つまり公的機関のお墨付きをもらう必要があるのですが、それを紙の代わりに定款の内容をデータ化して公証役場に送り、電子的に認証してもらう方法があり、それを「電子定款認証」といいます。政府の「電子政府」推進事業の一環です。 ところで、この電子定款認証を行うと何がいいのでしょうか？それは、 「定款認証にかかる費用（印紙代）４万円がタダになる」 という点です。これは結構大きいです。というか、逆に言うと今電子定款認証をやるメリットはこれぐらいしかありません。要するに、電子定款認証制度を普及させるために、特例として印紙代を免除しているのです。ただ、この先この印紙代無料は段階的に廃止されていくとは思いますが、とりあえずしばらくはこの制度は続くようですから、今のうちに利用しない手はないです。 ただ、この電子定款認証制度は誰でもできるわけではなく、専用の電子定款認証システムを導入しないと利用ができません。ただ、これには設備投資として５～10万円かかりますので、個人で１回だけ利用するには赤字になります。一方、同じような定款認証業務を数多くこなす行政書士がこのシステムを導入して、このような行政書士に電子定款認証を頼めば、たとえば報酬２万円で依頼したとしても、印紙代が２万円浮きますし、プラス専門家のアドバイスがいろいろ受けられることを考えると、定款認証だけでも行政書士に頼むメリットはあると思います。また、定款作成と一緒に認証まで依頼すれば、いろいろ会社設立について多忙な発起人の手間を煩わせることなく定款作成と認証ができますので、便利だと思います。 ところで、電子定款認証制度を利用するに当たって注意点があります。それは、電子定款認証制度を利用すると、定款の文面につき誤字・脱字や会社法に反する条項など、訂正があった場合にそれをするのが非常に面倒になりますので、事前に公証役場に定款の草案を送り、内容に間違いがないかをチェックしてもらった上で、電子認証手続をし、そのデータを公証役場に送り、後日公証役場に出向いて認証された定款の謄本などをもらいます。従って、従来型の定款認証制度に比べて、若干時間がかかります。紙の定款を公証役場に持ち込んで、その場で訂正・認証してもらい、その足で登記所に行って登記をする、という風にはいきません。従って、「明日までに登記をしないと業務に支障が出る」など、期限が非常に迫っている場合は、印紙税４万円払って通常の認証手続をした方が、早く済みます。当方も依頼を受けてから平均で２～３日の時間をいただいております。もちろん特急料金をいただければ対応しますが、それですと４万円払っても大して変わらないこともありえます。従って、「特に登記を急ぐ必要はないが、少しでも設立に関する費用を節約したい」という方が電子定款認証を利用されるといいと思います。 電子定款につきご不明な点があれば、遠慮なくご相談ください！