駐車場代の経費精算をラクにする方法を教えてください

KONOさん　こんにちは

ご質問の営業交通費清算、経理部門担当者としてはいちばんの思案のしどころでしょう。
毎日、営業マンは、日時の営業活動の他交通費駐車料金等の日報を作成すること義務と言いますか、本人の活動管理を行うことが義務つけられています。
会社としても営業マンの日常の活動状況を管理することも一番の責務であるといえます。活動内容によっては営業責任者は取引先等の状況とかこれからの活動改善とかが、一番必要なんです。
確かに経理部門の小口現金管理者としては、毎日の現金清算、その後の支払い、最終的には翌日等の繰越小口現金残高等とすると一番考えることでもあります。
社内監査状況からもお話の現預金管理についも　一番気を使うことでもあります。
通常は、出張旅費支給規則、営業交通費支給規則を設定し、先払い、あるいは清算払いとしているケースを行っているでしょう。
出張旅費については先払い、営業等の交通費は日時あるいは週単位で行うことが多いのですが、先に述べました小口現金精算など頻発しますと経理業務に支障をきたすこと等から、週時、１０日ベースで行っているケースが多いと思います。
駐車料金は現金精算がほとんどですから、週時などで行いますが、通常の交通費はカード処理も可能ですから、月次報告書後、給与計算時の加味し為さる場合もあります。
やはり、営業担当者の方々とのお話合いも必要となるでしょう。

出張旅費清算/交通費の清算と書式http://eigyou.jyouhoukan.net/column/business_koutuuhiseisan.htm

＞akijinさん

ご回答どうもありがとうございます。
ご指摘の通り、毎日の清算から週時、１０日ベースに変えてみようと思います。どうもありがとうございました。

KONOさん　こんにちは

当社は建築業ですが、営業時の駐車や、作業員の現場周辺での駐車代はとても多く、毎日精算するのは労力がかかりますよね。

そこで当社の場合は「仮払金」という科目にて１ヶ月分の経費を現金で先払いしています。そして１ヶ月ごとに従業員は、どこの現場にてどんな経費を使用したのか一覧表を作成し、領収証と共に提出してもらい精算を行います。

例えば、５万円「仮払金」を渡していたとして、１ヶ月後に６万円分の領収証が提出された場合は、その時点で６万円を現金で渡します。こうすればいつも５万円が従業員の手元にあることになります。

帳簿上は

最初　　仮払金　５０，０００円／現金　　５０，０００円

精算時　交通費　６０，０００円／仮払金　６０，０００円
　　　　仮払金　６０，０００円／現金　　６０，０００円

このように処理しています。

注意しなければいけないのは、決算時には仮払金を全て返してもらう必要があるのと、急な退職で持ち逃げされる場合があるということでしょうか（この場合は最後の給料から控除しますが）。

＞鉄剣忍さん　

ご返信どうもありがとうございます。
仮払いで渡しておくと、毎日精算するわずらわしさからは解放されそうですね。
早速検討してみます。どうもありがとうございました。