Re: 立替金の仕訳について

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税金にかかわってくるのは、残業手当が未払いだったり、手当を付け忘れたり、などの場合で、支給額の調整で税金がかわることはありません。
ソフト会社が間違っていたのです。
当社で使っているソフトも次月更新後は変更できません。できるあるみたいですが、、、給与入力画面で直せない場合は、賃金台帳などで手入力できる場合があります。そのほうが税金等自動計算部分が変わらないからいいかもしれません。

yukinkoさま

度々失礼します。
お聞きしたいのですが、3月分の支給額を15万円にする為にはプラスしなくてはならないのですが、プラスでいいのでしょうか？
そして4月でマイナス。
おっしゃる通り、雇用保険料の差額はほんとに少額です。

給与ソフトの総支給額は3月分も帳簿上は合っています。（過払い分は立替金で処理した為？）
とにかく、この浮いた立替金を何とかしたかったのです。

やっと光が見えてきました！
ちょっと修正できるかやってみます。
ありがとうございました。

結果は明日以降、ご連絡致します。

どうどうめぐりのようで申し訳ございません

ご回答の仕訳の「給与の残額支給」時の仕訳が
　未払費用　　/ 普通預金
　立替金　　　/ 預り金
ですが、可笑しくないですか
仕訳２行目の借方、貸方記載の根拠は、係る社員の光熱水費の徴収（給与から天引き）と思いますが
１．給与計算時に光熱水費は計算していないのでしょうか
　　計算し、給与計算仕訳時に組み入れていませんか。
　　それの勘定科目は他の控除（保険料や税）と大科目では同様の預り金で内訳として光熱水費としていませんか

　３月２５日仕訳には、これが見当たりませんが
２．ご回答の残支給時の仕訳が、それに該当するならば
　　残支給日の仕訳は、上述仕訳で借方記載の立替金の計上そのものが余計と思います。
結果、本人には徴収しました光熱費が本人に返されたことになっていませんか
３．光熱水費の支払先は該当地区の電力やガス会社ですね。　　この会計処理は、他の控除（保険料や税金等）と同様に　　預り金（内訳を分けて）として仕訳、控除したものを会社負担分もあわせて相手方に振り込む。従って、仕訳起票では、支給の仕訳と控除の仕訳とは伝票を分ける必要があると思います。

これまでの記述で納得されましたら、修正の方法と係る影響についてお話します。
１．会計ソフトでの仕訳伝票は、赤黒の２枚ないしは３枚の伝票を入力してください。
　１－１．給与残額支給（振込時）仕訳の赤伝票を入力してください。
　１－２．給与支給だけの仕訳（黒）を入力してください。
　未払費用　　/ 普通預金
　　　　　　　/ 預り金（個人負担の光熱水費）
　１－３．既に光熱水費をお支払でしたらその日の伝票を入力してください。
　　預り金（個人負担の光熱水費）/ 普通預金
以上で終了と思います。
尚、これにより新たな問題が発生しました。（しかし、これからお話することが正しいと思います。）

前の仕訳の普通預金の出金ですが相手方が社員の口座だけの場合、前述いたしましたとおり、その社員さんに小額と思いますが実質控除されなかった金額が振り込まれたことになったかと思います。もし、そうでございましたら、上長とご相談の上、その社員さんに説明をしどうするか決めてください。
仕訳を記述するに集約して普通預金としたならば、斯様な問題は発生していませんのでご安心ください。

　

yukinkoさま

とここばです。どこがどうでなにをして頂くか、今、投稿したのですが反映されていませんので改めて（重複するかも知れませんが）要点だけ記述致します。

誤仕訳：　支給残額の支給時の仕訳が誤っています。
　　未払費用（給料手当） ○○/ 普通預金○○（仮払金を差し引いた金額）
　　立替金 ○○/ 預り金○○・・・
正仕訳：　
　　未払費用（給料手当） ○○/ 普通預金○○（仮払金を差し引いた金額）
　　　　　　　　　　　　　　/ 預り金○○・・・
理由：この預り金及び立替金は該当社員さんの個人負担金の光熱水費ですね。
誤仕訳では、この費用をその社員さんに戻した形と判断しました。
　・個人負担金は給与から天引きすることで了解がとれているはずで天引きそのものに問題はありません。給与で天引きまたは支給時に天引きするにしても、その費用の計上は、預り金（他の給与控除と分けて）で処理し、それを所定の電力会社またはガス会社へ代替して振り込みましたときに、相殺の仕訳を起こします。
　・記載の仕訳の普通預金は実際には分かれているかと思います（振込先が異なりますので）、また、振込時、振込日が同じであっても、別仕訳を起こすことをお勧めします。
次に係る費用の振込時の仕訳は、もうお分かりと思いますが
　預り金（個人負担光熱水費）　/ 普通預金
となります。

会計ソフトでの対応手順：
　１．上述の当初の仕訳の赤伝票を入力してください。
　２．正の伝票（黒）を入力してください。
　３．もし、費用（控除した個人負担金（税算出には控除になりません））を電力会社等にお支払済みであれば、振込日付の伝票（上述）を起こしてください。

以上で解決と思いますが、当初仕訳で振込先が該当社員さんだけであった場合、結果として控除してないばかりか、過剰な支給となっておりますので、上長及び本人と話し合い対応してください。

続いて、気になってますが給与ソフトの使用における問題はクリアしたんですよね。
何か新たに発生したのですか

3月分の支給額を15万円にする為にはプラスしなくてはならないのですが、プラスでいいのでしょうか？
> そして4月でマイナス。

3月は控除合計額を減らさなければいけないので、マイナスです。払いすぎ処理です。
もし、控除項目に負号をつけずに入力して控除合計額が減るのであればかまいませんが・・・でも仕訳が逆になるようなきがします。　　　
実際の給与16万-（実際の控除額1.5万-過払い分0.5万）＝15万です。

そして、4月は控除合計額を増やさなければいけないので、プラスです。
実際の給与16万-（実際の控除額1.5＋過払い分0.5万）＝14万です。（（）の合計額が控除合計額になるようにしてください）

がんばってくださいヽ(*＾ω＾*)ﾉ

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ばらすみれ　さん

失礼いたしました。
回答申し上げている間に、質問者が交差してしまったようです。

これまでの私からの回答は「ばらすみれ」様宛ですので

また、間違えてしまいましたYUKINKO様にも釈明いたします。

とことばさま
yukinkoさま

おはようございます。
昨日もお忙しい中、沢山のアドバイスをありがとうございました。

毎月発生している社員の水道光熱費等の立替金ですが、当社は会社名義の通帳より自動引落しをしています。
基本料金のみ会社負担で、差額は自己（社員）負担です。
ですので、通帳の引落し日に
借方　水道光熱費（会社負担分）/貸方　普通預金
借方　立替金（社員負担分）
という仕訳をしています。
この立替金は給与より天引きなので、支給日には貸方に立替金できれいに相殺されていたのですが、この仕訳にも問題があるのでしょうか？
前任者の引継ぎ通りの処理なのですが・・
ちなみに、給与、支払関係、売上等全てこの通帳を使用しています。

今回問題になった立替金は、当初は仮払金勘定で処理していたのですが、自己判断で途中から立替金勘定に変えました。
（今となっては勘定科目の問題ではないですが）
そもそも総振込額が15万円に満たないまま集計してしまったので、帳簿上、過払い分が浮いてしまっていたので、勘定科目は何であれ、まあ来月相殺すればいいや、と簡単に考えていました。
この仕訳が間違っていたとすると、この過払い分はどのように処理すればよかったのでしょうか？
帳簿上の金額は合わなくても、未払費用の中に入れてしまった方がよかったのでしょうか？

今更ですが、過払いが発生してしまった時点でこちらに相談すればよかったと後悔しています。
ソフト会社に聞いたのも間違いでした。
また、自分の勉強不足も反省しております。
お二人にはご面倒をおかけしまして、申し訳ありませんでした。

全くの余談ですが、震災の影響もあり、現在私は短時間勤務という形をとっております。
処理に時間がかかるかも知れませんが、遅れても報告はしますので、宜しくお願い致します。

また、何かありましたらご教授願います。

とここばさま
yukinkoさま

本当に度々申し訳ありません。

お聞きしたいのですが、単純に4月の支給項目の前月調整分を削除して、その他項目で控除するようにしてはダメでしょうか？
その他項目には水道光熱費等もありますので、ここに入力すれば立替金で相殺もできる気がするのですが・・・

うちのソフトも賃金台帳で修正できるようです。

連日何度も申し訳ありませんが、宜しくお願い致します。

いつも長い回答で恐縮です。
これまでの光熱水費の貴社から水道局や電力会社等への支払時の仕訳は正解と言えば正解、誤りと言えば誤りです。

会社負担分は、福利厚生費に該当するとも考えられるからです。しかし、これまでこの仕訳で長年やられてきたことから（税理士さんから指摘されなかった？）正解とします。

さて、これを基に仕訳しますと、
給与算出時には、
　貸方に預り金（個人負担金相当額）
給与支給日に
　借方　預り金（個人負担金相当額）　貸方　立替金（個人負担金相当額）
となります。

結果：預り金も立替金も相殺されます。

これをもとに他の給与に関した仕訳及び金額を重ねてみてください。

その時大事なのが時間軸です。今回は税理士さんの進言による仕訳も入っていると思いますので、その仕訳は列挙の最後でよいです。

後に金額を入れた仕訳を書きますね。

はらすみれ　さん
前回の「はらすみれ」さんのご回答中の光熱水費の支払時の仕訳記述から
少々対応が変わりましたので、ここで整理してみました。
現在、会計ソフトに入力してある関連仕訳を以下と比較してください。
①掛る社員の住居光熱水費を会社負担分と共に公共料金支払先へ振り込んだ。
　　水道光熱費（会社負担分）　/　　普通預金
　　立替金（社員負担分）　/　
＊支払った水道光熱費は、前月分ですね。
＊前月分の水道光熱費の個人負担分は当月給与から引きますね。
②給与計算日に仕訳計上した
　　役員報酬　／　未払費用
　　給与手当て　／
＊この計算日に、①の個人負担金は預り金で処理してください。
他の預り金と混同しますので、会計ソフトに科目内訳（科目の細目）を設定できるならば個人水道等代とでも設定するといいです。
また、他の控除についてもここで仕訳るといいです（税理士さん推奨とおり）
従って②の仕訳は以下のようになります（科目内訳は略します。）
　　役員報酬　／　未払費用
　　給与手当て　／　預り金（保険、年金、税、個人負担水道光熱）
＊注意、これまで計上していた未払費用の額は、預り金（保険、年金、税、個人負担水道光熱）を減額した金額になります。
③給与支給日に仕訳計上した
　　未払費用（給料手当） ○○/ 普通預金○○（仮払金を差し引いた金額）
　　立替金 ○○/ 預り金○○・・・
＊①～③を受けて
　　未払費用（給料手当） ○○/ 普通預金○○（仮払金を差し引いた金額）
　　預り金（個人負担水道光熱分のみ）○○/ 立替金 ○○
＊上記仕訳の２行目の借方金額、貸方金額は同額であり①の立替金の金額とも同額です。

とここばさん

連日お世話になっております。

お聞きしたいのですが、上記の仕訳なんですが、立替金を預り金に振り替え？る仕訳がよく分からないのですが、これは今までの仕訳も全てこのように修正しなければならないのでしょうか？
単純に社員負担分の（借方）立替金を支給日に（貸方）立替金で相殺、では問題ありますか？
立替金も預り金も毎月摘要欄には一言メモしています。

今、給与ソフトの過去データの修正をしようと計算中です。
yukinkoさんのアドバイスとは異なるのですが、4月分の支給項目の前月分調整を削除してその他控除項目でこの分をマイナスしては、また問題が発生するでしょうか？
データの修正を出来るだけ最小限にとどめたいのですが・・・

雇用保険料は今月の給与で調整しようと思っています。

連日かなりのご面倒をおかけして、本当に申し訳ありません。
解決までもう少し、ご教授願います。

> 今、給与ソフトの過去データの修正をしようと計算中です。
> yukinkoさんのアドバイスとは異なるのですが、4月分の支給項目の前月分調整を削除してその他控除項目でこの分をマイナスしては、また問題が発生するでしょうか？

給与総支給額が変わります。立替金もかわります。この金額を今処理してある仕訳に入れれば、多分全部きれいに消えると思うのですが・・・

4月分の給与仕訳：
給与計算日（25日だったかしら）
給与　20万（再計算した金額）/未払費用20万（変更あり）
ここでは過払い分だけ給与総支給額が増えます。それ以上は増えも減りもしません。

給与支払日
未払費用　20万/　振込み18万（すでに支払ってある金額）
　　　　　　　　　預り金　1.5万（保険料等）変更なし
　　　　　　　　　立替金　0.3万（光熱費等）変更なし
　　　　　　　　　立替金　0.2万（過払い分）
バラスミレさんの仕訳ってこんな感じでしたよね。
立替金の金額は合計額でも別々に入れてもいいですが、あなたがわかるように入れておいてくださいね（微笑）

◆ばらすみれ　さん
こんにちは

掛る仕訳のみで結構です。
給与計算時に預り金（水道光熱費？）としたのには、今後の対応（給与に関わる仕訳）の遷移をタパーン化するほうが、理解しやすいのではと考えたからです。給与計算にて他控除計算後の支給額から更に控除するのですが、控除は会計で預り金として処理し、支給日の仕訳で立替金に振り返るという考えです。しかしながら、給与計算時に直接、立替金で処理しても構いません。
　これらの立替金及び控除する他の雇用保険料等は会計と給与別々に考えたほうがやりやすいと思いました。
　今、ばらすみれ　さんが悩まれる原因は給与ソフトを考えながら併行して会計ソフトをお考えから発生していると思っています。（ごめんなさい。）以前のばらすみれ　さんご回答にありました両ソフト間ではシステムの連携をしていないとありました。切り離して、給与ソフトのことを考えているときは会計のことは全く考える必要はありません。その逆も然りです。
　私が安堵したのは、更に、ＦＢも手作業とのご回答であります。
　今起きていることは、全て机上で解決できる、貴社内部だけで解決できると判断した点です。

簡単な修正方法：　給与計算時の仕訳で、立替金とすること
注意点：　支払時の仕訳では、既に相殺してますので掛る立替金または預り金の水道光熱分のみの行は削除となります。
具体的な金額が分からないのですが、給与計算からの総支給額（振込金額）の正誤について確認してください。

会計ソフトでの修正方法は、赤伝票続いて黒伝票の順番です。
宜しくお願いします。
本日、午後は外へ出まして直帰の予定です。従いまして、帰宅後となりますので宜しく。
　今日中に会計は収束したいですね。
　がんばってください。

バラスミレ様
どうしても引っかかっていることがあります。
確認してください。過払いのある人の分だけの仕訳で、わかりやすく金額を適当に入れています。

あなたの入れた3月分給与の仕訳
・3月給与計算時（正規に計算した金額）
給与17万／未払費用　17万（給与ソフトと一致）
・仮払いしたとき
未払費用　15万/振込み15万
・差額を支払ったとき
未払費用　2.2万/振込み　0
　　　　　　　　　預り金　1.5万
　　　　　　　　　立替金　0.7万（水道光熱費等）
・過払いが発生したための仕訳
◎立替金　0.2万／預り金0.2万

このままの仕訳だと◎の貸借科目の金額が残って、差額支払い時の未払費用も残っている気がしますが、どうですか。
それとも、差額支払い時に立替金の金額を過払い分減らしてますか？そうだとすると、未払費用が全額相殺できているのがわかりますが、給与ソフトの金額と一致してませんね。
ご確認ください。

yukinko さん

これまでの「ばらすみれ」さん回答から、時間軸でいきますと先に立替金が起きています。

◆振込先は無論異なりますが
　役員報酬　×××　/ 普通預金　×××
　立替金　×××
＊これが昨日頂いたご回答でした。そこでこれを正として改めてこれまでのやられてきた仕訳を含めご提案したのが
◆給与計算時
　給与　×××　/ 未払費用
　　　　　　　　/ 預り金（税、保険等）
　　　　　　　　/ 立替金（水道光熱の個人負担）
が１案
　上記の立替金を預り金として計上するのが第２案
◆支給時
　未払費用　　　/ 普通預金
または
　未払費用　　　/ 普通預金
　預り金（（水道光熱の個人負担）/ 立替金
を提案し、会計ソフトで係る修正（赤、黒で入力）、未払費用金額の妥当性確認、及び、税理士さんご指導による仕訳の赤作成を示させていただきました。
◆基本的に係る費用は会社の経費（光熱水費）でもなく、福利厚生にも該当しない。但し、会社負担があるとのことで、これは福利厚生費（全社員に該当するか否か別として）またはこれまでそれで仕訳けてきて報告してきたことからそれを正とさせて頂きました。
以上。

とここば様

バラスミレ様のレス6月8日分より

今回の立替金の発生時（4月初めの3月分給与支給日）の仕訳は
借方　未払費用　　　　　/貸方　普通預金
借方　立替金（過払い分）/貸方　預り金・・・

この立替金（過払い分）のことを、バラスミレ様に聞きたいのです。
立替金の相手科目、預り金にも過払い分の金額が入っているのであれば、おかしくないですか？
とここば様もお分かりになるでしょう。
変ですよね。変なんです。預り金も消えてませんよね。
未払費用も他の立替金も給与もあってる。過払い金の仕訳の立替金だけ残ってる。じゃー、預り金は？ってなりませんか？

yukinkoさま

この預り金は支給時に発生した社保料等の預り金です。
今回は立替金は過払い分でしか計上していません。（社員の水道光熱費はまた別ですが）過払いにより浮いてしまった分のみです。

ソフト会社に確認したところ、データ修正後の集計も出来るようで、支給項目から削除してその他項目で控除の追加をし、4月分の総計を集計し直すと修正箇所もきちんと反映されるそうです。
この操作をする事で集計後の明細一覧表も変わるので、それは仕訳の未払費用の金額を修正すればいい事なので、月曜日にやってみようと思っています。

私的には解決出来そうな気がしているのですが、まだ変な所ありますでしょうか？

ありましたら引き続きご教授願います。