履歴書などの取扱について

> 支店勤務です。本店は別のところにありシステム管理は本店がしています。
> 中途（紹介予定派遣）で入社した時に技術の管理職のうちの一人が総務の管理職も兼任しました。といってもそういう知識や認識がある人でないため納得いかない事も多々あります。
> 数年前に支店内で部署ごとにフォルダわけされ社員は他部署のフォルダもシステム内に関しては閲覧出来る事にまりました。
> 通帳の動きや現金に関するものは定期的にまとめて本店に報告書を作って提出しておりそのデータは口座番号や支店の現金の額などもわかってしまうし従業員が知る必要もないと思い分けて欲しいと上司に言いましたがＮＯと言われました。
> どうしても納得いかなかったので無理やりに近い形でこれに関するものだけはアクセス制限をつけ私の他はその上司と支店長にあたる人（取締役）のみ可としました。
> 総務のフォルダの中にどんどん色んなフォルダを作り保管し増えていきます。私の履歴書、職務経歴書や社員契約になる前に派遣会社経由で受取った年収の試算表などすべてその人のフォルダの中にＰＤＦで保管されていました。ずっと我慢してきましたが社員なら誰でも見れるので「あの人の中には何でも入っている」という話を耳にしさすがに我慢が出来ず勝手にアクセス制限のあるところに移動しました。
> 他の紹介予定の２名は年収試算表は入っていますが履歴書や職務経歴書などはありませんし全社員がそのように保管されているわけではありません。まさか本社はこんな扱いをしてはいないとは思いますが、
> なぜ私だけ支店の社員全員に対して公開されなければならないのかわかりません。別件で支店長にその人の言動について「もうちょっと配慮が欲しい」と言った事がありますが何もしてくれませんでしたので誰にも相談してはおりません。
> それにその人のフォルダの中には賞与の査定に使うと思われる評価も入っていました。
> 意識の低さに情けなくなります。
> 本店に言っても何か変わるとは思っておりませんし期待もほとんど持てません。
> 入れっぱなしで消えたのも気がつかないかもしれませんませんがこういう取扱は問題ではないのでしょうか。


こんにちは。大変な職場で勤務されている状況お察しいたします。

まず次の２点に抵触すると思います。１．個人情報　２．内部コンプライアンス　です。特にこの個人情報管理については、大変な問題ではないでしょうか。弊社の例を取りますと、まず個人の詳細なデータ、履歴書、生年月日、当然各人の給与明細は、一部の社内の人間しか管理できません。各部署のファイルも厳重なアクセス制限がつけられて、該当する社員、もしくは一部の人間しか当該フォルダーにははいれません。　さらに、弊社に限って申し上げれば、経理のフォルダーは、さらに厳重です。銀行口座の明細その他の情報は、経理部員のみ閲覧可能です。社員全員に知らせる必要性が　あるとは言えないからです。　

御社では、技術の管理職の方が総務も兼務ということですが、個人情報、機密管理という仕事を社として重要視していないのではないでしょうか。支店に御勤務ということなので
可能であれば、本社の本来の総務担当者に連絡してみてはいかがでしょうか。　もしこういったあつかいをされている情報が、どこかに漏えいし、そのために御社が被害をこうむった場合は、管理者は、当然に責任を取るべきなのですが。

御参考になれば幸いです。

情報セキュリティ上も問題ありです。
管理職がその体たらくでは、会社のコアな情報が、社員を通して外部へもダダ漏れ状態ではないかと心配されるところです。

大原則として、個人情報、特に人事関係の書類・データはスタンドアロンの状態で管理されるか、アクセスできる人間を（情報セキュリティの担当者まで含めて）絞るべきです。

心中お察しします。

早速の返信ありがとうございます。
私も「ちょこちょこ」さんと同じ気持ちです。これが常識ですよね。。。。
社内的にうちの支店だけ独立採算制を導入したらしく基本的に支店長（取締役）の独裁状態です。
本社は結果が出るならという感じですし取締役なので、あまり介入してきませんし支店長が口がうまい人だからなのかもしれません。
そういった状況とそこの上司が兼任している部署にいる若手従業員は３名（今年２名、一昨年１名）退職しました。
３月の震災の時、私は午後通院で半休をもらっていました。支店長は出張中で不在、他の管理職も４名のうち１名は半休、もう１名は法事で帰省していました。その上司はビルの外に出したのにちょっと落ち着いたら「じゃあ戻れ」と言いまた揺れたら入れるのをやめて「じゃあ解散」と言って自分だけタクシーつかまえて帰っちゃったらしいんです。普通は同じエリアごとにグループ作って帰宅させるなりビルに居られないならどうするかなど対策を取るものだと思うんです。
土日挟んで月曜日そちらの部署ともう一つの部署だけ休みにしていて他の二つの部署と私は出社。通勤大変だったんです。
本社に電話したら「そっちは休みと報告受けてる」と。そういう連絡はなかったし震災当日の件も本社の総務（取締役）に訴えました。
翌々日に支店長は「この件は二度と言うな」で終わりにされました。
なので本社に言っても変わるという期待が持てませんし逆に私が煩いやつ程度の扱いで終わりにされる可能性もあります。
上司が「フォルダの中が足らない」とか本社のシステム担当に言って私が触ったのが知れたら言おうと思っておりますし内容まではわからないけどそれらしきと思わせるには十分な状態を表示して（データは開かない）PrintScreen」して数枚PWつけて私のパソコンに保管しています。
お金に関しては私とその上司、支店長しか見れませんがこの２人は入って見れる事を忘れているかもしれませんし見てない気がします。
他の従業員はお金に関するフォルダにアクセスする事は出来ませんので大丈夫です。
それにちゃんとしたお金の処理は私が作る報告書と領収書、支店で支払いをしたビルの家賃や外注費のコピーなどをつけて提出した後に本社の経理担当者がソフトに入力、処理されているので支店内の経理処理はまだ完全な状態ではないのが救いです。
この上司に関しては常識を逸脱することがいくらでも出てくる人です。本社もそこそこ知っているはずですしそういう人をずっと総務の管理職として兼任させているのです。

「ちょこちょこさん」「すけしんさん」
ありがとうございます。

システムやネットワーク関係の仕事をしている友人にも聞いて自分でもよく考えてみました。
どうしても納得いきませんしこのままにしているのは耐えられないので今日本社総務の女性にメールで相談してみました。
（PrintScreen）もつけ社内のシステム担当者も近くにいるので経由で相談してもらえるかとお願いしてみました。

直接話をするのも管理職の方ですし。その女性が間に入るのが負担なら言ってくれれば自分で対応しますとも書き添えました。
本社のシステムからなら中に何が入っているのかも確認出来ると思いますのでどういう対応になるのか待って見ます。

返事が来るかわかりませんが数日様子をみてみようと思います。

結果が出ましたらまたお知らせします。

本社総務の女性経由でシステム担当者に相談しました。
アクセス制限を入れ、支店の方で何か聞かれた際にはセキュリティの関係で変更したという事にしてくれるとの回答でした。
私の個人情報と他の紹介予定派遣で入った人の年収があるフォルダは制限をかけてくれました。あと評価に関するフォルダも。
あとは私の履歴書、職務経歴書、社員に雇用される際の年収という個人情報（件名に氏名入り）に関しては元に戻さず削除したいとお願いしてみました。
本社に原紙があるはずだし一人だけここに保管されなければならない理由があるなら教えて欲しいと。
このまま返答がなければ当面はそこに移動したままにして、いずれ削除してしまおうと思っています。
他の方の年収に関しては開かないと名前もわからないし会社の判子もないデータの状態ですので会社が置いておくことに問題ないと判断されるならそれでいいと思います。