委任状の株主総会開催日の後入れ

Ａ：先に御社「定款」をご確認下さい。いかがなっていますか？
最短「定時株主総会開催案内書」を株主総会日の1週間前までに発送する必要があります。なお、1週間前とは、中1週間（中7日）を意味します。また、1週間前の日が土日祝日である場合には、その前の平日までに発送する必要があります。
開催日が確定してからでも十分だと思いますが。
あとは、御社内のことですので。慎重にご検討下さい。

取締役会設置会社においては、監査役の監査済の決算書類を取締役会で承認し、取締役会の承認を受けた決算書類を定時株主総会の2週間前から備え置く必要がありますので（会社法第442条第1項、第2項）、ご質問事項では備置期間が
確保（不明です）できず？、過料の対象となってしまう可能性があります（会社法第976条第8号）
このような公開Ｑ＆Ａでは、そぐわないご質問です。

藤田行政書士総合事務所
行政書士　藤田　茂
http://www.fujita-kaishahoumu.com/

ご回答頂きまして有難うございました。

定款には委任状に関して特に定めはなく、定時株主総会の開催月と
議決に関する内容のみとなっております。

定款自体が古いままなので、あとは会社法に合わせる形です。

諸事情があり、事前に委任状を頂戴しておきたく、焦りが生じました。

定時株主総会の開催月までは、まだ数ヶ月ありますので、備える期間としては、まだ十分余裕があります。
同族会社ゆえの多々ある問題を抱えているため、このような不躾な内容となりました。

申し訳ございませんでした。

委任状は、会社法に定めはなく、任意となりますが、

会社（取締役（会））が、総会招集するにも、

・日時場所
・目的事項（議案、報告内容といったもの）
・決めるのであれば書面決議書の要領
・同じく電子投票の要領

を決定して通知せねばなりません。

ここで思い浮かべるのは、委任状争奪戦でして、少なくとも日時場所を特定した会社所定の委任状を用意同封し、総会開催時に持ち込まれた委任状真贋問題で紛糾は避けなければなりません。日時が空欄、もしくは書き込みありは、敵対相手方にいらぬ付け込みをされる恐れがありましょう。

実務的には行われることのあるケースかも知れませんが、何か問題があった際には、委任事実を否定されることも考えられるため、あまりお勧めはできないですね。

決算の集計・決定・監査・決算取締役会の決議などを経ないまま行われる委任状の収集は避けられた方が良いと思います。
問題が起こらなければ杞憂に終わるのですが、万が一にも起これば大問題です。考えどころではないでしょうか。

皆様、このような不躾な質問にご回答頂きまして、本当にありがとうございます。

お返事の方が遅くなりまして、申し訳ございませんでした。

弊社の状況として、逼迫した所もございまして、打開策として考えた
という部分もありました。
実際、私は役員ではありませんが、今回の株主総会で役員になる予定です。

代取である父や、その弟が現在取締役としていますが、仲違いが原因で、様々な問題が生じております。
しかしながら、状況としては問題の解決には様々な問題点が浮上しており、日々悩んでおります。

これを期に、堕落した自社の内情を正していきたいと思っており、弁護士の先生にも数回ご相談させていただいたりしております。

また不躾な質問をさせていただくかもしれませんが、その際にはまたご指摘いただければ幸いでございます。

ありがとうございました。