勘定科目について

会計ソフトを使用しているのでしょうか？

未払金か未払費用で良いと思いますよ。

新人総務担当　さん
おはようございます。
会計処理を基本的に発生主義に基づいて記帳されているかと思います。
ご質問の発生は２点（伝票計上日）であり、２枚の伝票を起票することと思います。
１点は会社の備品購入に関わる仕訳であり伝票計上日は購入日となり、
　事務用品費　×××　　/ 立替金　×××
他１点は現金を社員に支払った行為の伝票となると思います。
　立替金　　×××　/ 現金　　×××
尚、他勘定での仕訳のご回答を見てますが、勘定科目定義から外れているように思います。

すみません。ちょっと反論させてください。

４畳半一間さんのおっしゃる勘定科目定義とは具体的に何でしょうか？

簿記とは、会社の財産が増加もしくは減少する取引を
資産、負債、資本、費用、収益のグループに分けて記帳するものです。
5つのグループをさらに細分化したのが勘定科目です。
勘定科目で表現して記帳することが仕訳ですが、仕訳の主体は「会社」です。

「会社が」どのような取引をしたのかが重要です。
今回の取引で「立替た」のは従業員であり会社ではありません。

言い換えれば、会社は立て替えてもらっているので、いずれその支払いが発生します。
つまり債務（未払いの負債）です。
事務用品とのことなので営業活動以外の債務となり
仕入債務である買掛金に該当しないことはお分かりかと思います。

さらに、一年以内に立て替えた従業員へ支払われるであろうことから
流動負債に属すると考えられます。

流動負債にもいろいろな勘定科目がありますが
仕入債務に関わらない費用の未払債務は、未払金か未払費用が
勘定科目定義に合っているのではないでしょうか。

未払い債務だから未払金にるすか、未払いの費用だから未払費用にするかは
会社の慣例に合わせればいいことであり
事務用品がどちらの勘定科目で計上されようと大きな問題ではありません。

立替金勘定に仕訳する場合は、会社が立て替えて支払った場合であり
いずれ回収可能な債権（＝資産）です。

私としては立替金に計上する方が勘定科目定義から外れているように思います。

"Wikipedia"より抜粋記載
未払費用は、決算時に、本来の営業取引以外の継続的な取引から生じる債務の当期分 未払額を計上するための経過勘定である。本来の営業取引の債務を扱う「買掛金」や、 本来の営業取引以外の非継続的な取引を扱う「未払金」と区別される。

”企業会計原則”より抜粋
(3)　未払費用
未払費用は、一定の契約に従い、継続して役務の提供を受ける場合、既に提供された役務に対していまだその対価の支払が終らないものをいう。従って、このような役務に対する対価は、時間の経過に伴い既に当期の費用として発生しているものであるから、これを当期の損益計算に計上するとともに貸借対照表の負債の部に計上しなければならない。また、未払費用は、かかる役務提供契約以外の契約等による未払金とは区別しなければならない。

新人総務担当さんの質問に何度もすみません。

立替金にすることが勘定科目定義に合っているという説明ではないですよね。
未払費用が適切ではないということをおっしゃりたいのでしょうか？

そうであっても、立替金ではなく 『本来の営業取引以外の非継続的な取引を扱う「未払金」』が適切になるのではないでしょうか？

ちなみに、弊社では未払いの負債は全て未払費用で仕訳していますが、顧問税理士や税務調査官から指摘されたことはありません。
なので、最初に「未払金か未払費用で良いと思います」と返信しました。

と、言う事で「未払金」（適用　従業員○○）が正解です。