Ｐマーク運用と健康診断についてご教授お願い致します

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日高　様

回答いただき、ありがとうございます。
私の質問の書き方が悪かったようで、申し訳ありません。

Ｐマークと定期健康診断は全く別物であり、
社員の健康管理は社の責務であるので、これまで通り定期健康診断は実施していきます。
健診情報も鍵付ロッカーに保管し、鍵を使えるものも限られております。

今回は、定期健康診断受診の際に、
健診先に個人情報を「委託」するのか、「提供」するのか、
いずれの扱いにすべきか、が判断がつかず、質問をさせていただきました。
その点ご存知でしたら、ご教授お願い致します。

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Ｐマーク（ＪＩＳＱ15001：2006）上の取り扱いでのご相談として説明させていただきます。

御社は一般の事業会社であり、社員の方の健康診断のために個人情報を外部へ提供することは可能です。むしろ、提供しないと法令遵守できません。ご心配なさっているのは、「第三者に提供」となるのでは？と過度になってあるからです。

「3.4.2.8 提供に関する措置」の項目にもありますが、ただし書き「g）3.4.2.6のただし書きa～ｄのいすれかに該当する場合」を適用すれば済むことですから。法令に基づき実施するものですから、特に入社時の誓約書にも手を加えなくてもかまいません。

委託として整理するにしても、健康診断受診機関は法令で守秘義務は課されていますし、どにみち具体的にやることはないと思います。御社での保管期間は、法令の定めの通り5年にしないといけません。

Ｐマークよりも法令が上位であり、そう気を付ける個所ではないと思います。

hiyokko さん

委託も提供の範疇に入りますが、本人の承諾を得なくていい例外事項の１つです。
本件についても委託と考えるのが妥当と思います。
以前関連した質問がありましたのでご参照ください。


http://www.soumunomori.com/forum/thread/trd-119570/?xeq=%E5%AE%9A%E6%9C%9F%E5%81%A5%E5%BA%B7%E8%A8%BA%E6%96%AD

アクト経営労務センター 日高様

再度の回答いただき、ありがとうございます。

現状として、
委託契約・審査は法令により守秘義務が課せられている為省略可能としており、
健診先とは委託契約を結んでいない状況です。
情報秘匿の誓約書作成も一案として、上部に相談してみます。

ありがとうございました。

saaki様

回答、ありがとうございます。

ご指摘のとおり、「第三者への提供」になることを心配しています。

「3.4.2.8 提供に関する措置」のただし書きもどれかに当てはまりそうだとは思ったのですが、
読解力不足でどれに該当するのかはっきりと理解できず…
「3.4.2.6 利用に関する措置」の「a) 法令に基づく場合」で、
「労働安全衛生法に基づく場合」と考えればよかったのですね。
健康診断結果の保管期間は、弊社規定でも5年となっていることを確認しました。

すっきりしました。
ありがとうございました。

トライトン様

回答、ありがとうございます。

実は、ご提示いただいた質問も参考にさせていただいたのですが、
少し時間がたっているのと、委託とした場合の委託情報の管理が分からず、
別途質問させていただきました。

トライトン様の以前の回答を参考にし、
「郵便事業、健診先は委託契約・審査は省略可能」な旨を規則に明記し、
管理責任者の承認を得ました。

委託とした場合、委託の記録を作成する必要があると思うのですが、
「委託期間」「利用終了時の措置（廃棄の確認）」の現実的な運用方法に悩み、
そもそも「委託」なのか「提供」なのか？という疑問まで発展した次第です。

弊社では、健康診断を受診する期日が定められていません。
それぞれ希望日の連絡があった際に、私が健診先に電話で予約をとり、
その際に、受診者の氏名などを委託？提供？しています。
予約の度に委託記録を作成し、健診先の承認（押印）を得ると、
毎年何十通と委託記録をそれぞれ承認を得なければならなくなり、
また、廃棄の確認も含めると、さらに倍の委託に関してのやり取りをしなければなりません。
（委託期間を１年として考えています）

健診先にも負担を強いてしまうことになるので、
この運用方法が正しいのか、もっとよい運用方法があるのでは、と思っています。

考え方の誤り、よい運用方法などご存知でしたら、
ぜひご教授お願いします。

hiyokko さん

個々の社員毎に記録、委託先の承認を取る必要はないと思います。
個人情報管理台帳で年度毎に何名分という記録を残しておくことで問題はないと思います。
数十名の社員数であれば、リストに、社員名、健診機関名（複数あれば）、
送付日等を記録しておけばいいと思います。
また、健診機関も何年分か情報を保管していると思います。検診機関での廃棄の確認までは当社でもしていません。そこまではいいのではないでしょうか？

トライトン様

再度の回答、ありがとうございます。

個人情報を委託する度に委託先に承認をとる、という運用方法に問題ありだったのですね。
私がＰマークを担当するようになったときには既に様式が出来上がっていたので、
委託管理に必要な様式を変更する、という発想がありませんでした。

ご指摘の通り、健診機関でも過去の情報も保管されているようで、
廃棄の確認も難しい状況でした。
次回の代表者見直しにて、委託時の運用方法及び様式変更を提案してみようと思います。

ありがとうございました。

すでにチェック済みかもしれませんが、厚労省の定める「雇用管理に関する個人情報のうち健康情報を取り扱うに当たっての留意事項」Ｐ２に関連する定めがあります。

http://www.mhlw.go.jp/topics/bukyoku/seisaku/kojin/dl/161029kenkou.pdf#search='%E9%9B%87%E7%94%A8%E7%AE%A1%E7%90%86%E3%81%AB%E9%96%A2%E3%81%99%E3%82%8B%E5%80%8B%E4%BA%BA%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%81%AE%E3%81%86%E3%81%A1%E5%81%A5%E5%BA%B7%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%82%92%E5%8F%96%E3%82%8A%E6%89%B1%E3%81%86%E5%BD%93%E3%81%9F%E3%81%A3%E3%81%A6%E3%81%AE%E7%95%99%E6%84%8F%E4%BA%8B%E9%A0%85'

「雇用管理に関する個人情報のうち健康情報を取り扱うに当たっての留意事項」の
教えていただいたページを今一度確認しました。

健康診断を「委託」する為に、個人データを「提供」と、少しややこしいですが・・・
健康診断に伴う個人情報のやり取りは、
第三者提供の制限は受けない、ということが明記されているのですね。

誓約書の改定はなしにして、
個人情報委託の管理については、リスト作成でいこうと思います。