文書の保存期間について

サンコ様

こんにちは。

当社では下記のように運用しています。

保存期間は規程で法定期間を設定しています。
では、法定期間を過ぎた書類は規程通り廃棄しているかというと
実はそうでもありません。

特に議事録は、廃棄せずにすべて保管しています。一定期間超えたものは社外倉庫で
保管です。取締役会でも原則月1回開催、多くても2回～3回ですし保存場所にそれほど困ることは今のところありません。

契約書は膨大な量ですから下記のようなオペレーションです。
①契約が続いているもの⇒社内で保管
②契約期間は続いているが、実際に取引は発生していないもの（基本契約など）
⇒最後に取引したと思われるときから10年たったら社外の倉庫で保管
（参照するケースもおそらくなく、場所だけとることになるため）
③単発の契約や単なる事実の確認のもの（覚書や解約通知）
⇒契約日から10年経過後にデータ化して原本は廃棄

稟議書は、監査法人くらいしか閲覧しませんから、データ化して保管しています。

ごめんなさい、人事・労務関係はわかりません。

ご参考になれば幸いです。



> こんにちは。サンコです。
>
> 100人程度の会社で総務を担当しています。
> 今回は、文書の保存期間についてアドバイスいただきたいです。
>
> 文書の廃棄についてルールを決めたいと思っています。
>
> 会社法、税法、労基法その他法律で、文書の保存期間については、
> インターネットで、少し調べました。
>
> 法律で、保存期間が決められているものについて、
> その保存期間がきたらすぐに廃棄してしまうのが少し心配です。
> かといって、永久に保存となると場所をとりますし、書類を探すのも大変そうです。
>
> 皆様どのように運用なさっていますでしょうか。
> ルールを決めるうえで、注意する点等、
> よろしければ教えてください。
>
>
> 書類は、主に総務関係のものです。
> 社内の稟議書、株主総会・取締役会議事録、社会保険・労働保険関係、
> 契約書、労働者に関する書類等様々です。
>
> よろしくお願いします。

にちにちそう様
ご回答ありがとうございます。


貴社では保存期間を過ぎても廃棄はされないのですね。

当社は、すぐ廃棄したい派と心配性で残しておきたい派（サンコはこちらです）がおります。
社外倉庫とデータ化、参考にさせていただきます。
社内でもう少し検討してみます。
ありがとうございました。



> サンコ様
>
> こんにちは。
>
> 当社では下記のように運用しています。
>
> 保存期間は規程で法定期間を設定しています。
> では、法定期間を過ぎた書類は規程通り廃棄しているかというと
> 実はそうでもありません。
>
> 特に議事録は、廃棄せずにすべて保管しています。一定期間超えたものは社外倉庫で
> 保管です。取締役会でも原則月1回開催、多くても2回～3回ですし保存場所にそれほど困ることは今のところありません。
>
> 契約書は膨大な量ですから下記のようなオペレーションです。
> ①契約が続いているもの⇒社内で保管
> ②契約期間は続いているが、実際に取引は発生していないもの（基本契約など）
> ⇒最後に取引したと思われるときから10年たったら社外の倉庫で保管
> （参照するケースもおそらくなく、場所だけとることになるため）
> ③単発の契約や単なる事実の確認のもの（覚書や解約通知）
> ⇒契約日から10年経過後にデータ化して原本は廃棄
>
> 稟議書は、監査法人くらいしか閲覧しませんから、データ化して保管しています。
>
> ごめんなさい、人事・労務関係はわかりません。
>
> ご参考になれば幸いです。
>
>
>
> > こんにちは。サンコです。
> >
> > 100人程度の会社で総務を担当しています。
> > 今回は、文書の保存期間についてアドバイスいただきたいです。
> >
> > 文書の廃棄についてルールを決めたいと思っています。
> >
> > 会社法、税法、労基法その他法律で、文書の保存期間については、
> > インターネットで、少し調べました。
> >
> > 法律で、保存期間が決められているものについて、
> > その保存期間がきたらすぐに廃棄してしまうのが少し心配です。
> > かといって、永久に保存となると場所をとりますし、書類を探すのも大変そうです。
> >
> > 皆様どのように運用なさっていますでしょうか。
> > ルールを決めるうえで、注意する点等、
> > よろしければ教えてください。
> >
> >
> > 書類は、主に総務関係のものです。
> > 社内の稟議書、株主総会・取締役会議事録、社会保険・労働保険関係、
> > 契約書、労働者に関する書類等様々です。
> >
> > よろしくお願いします。潨