自家用マイカー業務使用規定について

一概には言いきれませんが、マイカーを業務で使用する場合には様々な問題点があることは事実です。

ですので、質問者様がおっしゃる通り、なんらかの社内ルールは定められるほうがよろしいかと思います。
作成内容はそれぞれの事業所様の実態に合わせて作成することが望まれますので、こういった場では明確に回答することはできませんが、業務に使用した目的や走行距離を運行簿などに書いてそれに基づいて処理するという方法もあれば、一律支給という方法もあるでしょうし、あるいはマイカーの使用そのものを認めないというのも選択肢にはあると思います。あるいは、使用頻度が多いのであれば事業所で車を保有するということも考えられるかと思います。

マイカーでの事故の場合に問題になると思われるのは、使用頻度にも寄りますが、車の任意保険の契約がどうなっているかも考慮する必要があります。
日常的に（頻繁に）業務で使用しているにもかかわらず、「商用」ではなく「通勤・レジャー」での保険契約であったりすると、万が一事故に合った場合に保険会社がどのような対応をするかも確認された方がいいかもしれません。
（普段は業務で使わないが、ごくまれに帰りに一か所寄ってから帰るときに事故にあった程度であれば大丈夫だとおもいますが、質問者様の内容からするともっと頻度が多そうだったので。）

車の保険については詳細は不明ですが、万が一、「通勤・レジャー」での契約のまま日常的に業務に使用していた場合には業務中の事故は保険が利用できないということであれば、後々大きなトラブルになりかねないと思いますので。



> 現在協同組合の経理に携わって4年経過しています。
>
> 「自家用マイカー業務使用規定」を作成すべきか検討中です。
>
> 状況としては前任者が経理をしていた時にはマイカーでの業務使用による精算はありませんでした。
>
> ある職員が車を購入後、頻繁に業務に使うようになり、ガソリン代、日当を請求してくるので、
> 使用内容を上司に報告し承認したうえで実費支払をしています。
>
> 規定、基準がなくその場処理での判断に困り果てています。
>
> 問題点としては
> ・マイカーを業務用に使用するにあたって事前に許可得ず使用
> ・就業規則にはマイカー通勤の許可はないにも関わらす、最近は自己都合で通勤にも使用。
> ・業務中・通勤中に事故にあった場合の処理
> ・過去組合所有の車はなかったので、本当に必要性があるのかどうか？
>
> ただ、交通費の支払だけをしているだけで、みて見ぬ振りができない状態ではないかと思い相談させていただきました。
> 宜しくお願いいたします。
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地方中小企業で総務を担当している者です。
マイカーを業務に使用することのリスクを把握せずに、なあなあで使用している状況だと思いますが、現状のままでは、万が一事故等があった場合の責任を組合に問われかねません。
http://www.oumilaw.jp/kouza/41.html
http://www.onyx.dti.ne.jp/~kinotaka/jouhou/mycar.html

私の勤め先では、通勤規程に則り、マイカー通勤は許可制です。
無許可でマイカー通勤をしている場合は、懲戒処分の対象になります。
許可申請時には、自賠責・車検証・運転免許証・任意保険（※対人・対物とも無制限のもの）のコピーを提出してもらっています。
また、免許更新など、届出事項に変更があった場合の報告・コピーの再提出はもちろん、勤務時間内外を問わず、違反行為で捕まった時や事故を起こしてしまった時の報告も義務付けています。
マイカーの業務利用は原則禁止としていて、どうしても業務利用せざるを得ない場合には、個人との間に借り上げ契約を締結し、社用車として管理しています。

急ぎ、規定を整備されることをお勧めします。
現状のままでは非常にまずいです。

ご回答ありがとうございます。

過去数年の処理を確認したところガソリン精算はありませんでした。
早めにマイカー使用を認めないという選択を含め規定を考えたいと思います。

仮に規定を作成した場合業務の使用目的によっては勘定科目も変わってきますので走行距離、ガソリン代、高速代がわる処理で進めていきたいと思います。

マイカーでの事故のことを場合に問題になると思われるのは、使用頻度にも寄りますが、車の任意保険の契約がどうなっているかも考慮する必要があります。
> 日常的に（頻繁に）業務で使用しているにもかかわらず、「商用」ではなく「通勤・レジャー」での保険契約であったりすると、万が一事故に合った場合に保険会社がどのような対応をするかも確認された方がいいかもしれません。
車の保険内容についても慎重に確認したいと思います。

現在のところ業務使用は明確にわかるのは支払が発生した時なので数回ですが、年々増えている傾向があり、何らかの方向性が必要かと思い今回相談させていただきました。
ありがとうございました。

ご回答ありがとうございます。

最終責任を考えると組合の代表にまで及んでしまい、事故があってからでは遅いので早急に規定もしくはマイカーの業務禁止も含め進めていきたいと思います。

まゆりさんの職場での環境が整っていることが回答内容で伺えますがこれが一般的で私の職場が整備不足なのかもしれません。


また問題があるのですが、マイカー利用者は日ごろから職務中に居眠りを数回しても、誰も
みて見ぬふりです

いびきまでも聞こえてくるときもあり、上司には報告しますが。。。。

なおさら業務のマイカー使用を個人的には禁止してほしいと思います。

ただ、経理の立場、まだ4年弱の経験で上申することが問題ならないかも心配ですが、事例と重要性を提示して改善できるように慎重に進めていきたいと思います。

削除されました

ご回答ありがとうございます。

大変お恥ずかし環境ではありますが、事が大きくなる前に取り組んでいきたいと思います。

大小まだまだ問題点を抱えておりますが、営利目的の一般企業と同様な「危機管理～リスクマネジメント」と向き合っていきたいと思います。