給与支給について

gansisuさん

はじめまして。
記載のあった変更項目ですが、それを処理するのが給与計算だと思います。
給与作業はおひとりで行っているのでしょうか？
クロスチェックができるような仕組みはありますか？
責任者のチェックはどのように行っていますか？

データを作成しても、そのデータが本当に正しいものなのかどうか、作成者以外に確認する人がいないとデータそのものが正しいものとはいいきれなくなります。
勘違い、単純な計算ミスなどを防ぐ意味でも、複数の人間がどうしてこのデータはこのような数字になっているのか？（なぜ？）を検証する仕組みが必要かと思います。

当社では各支給項目、控除項目により担当者がそれぞれデータを作成します。
それを別の者が入力し、入力データの読み合わせチェックを２名で行います。この段階での”なぜ？”という確認が入るのが一番最初の検証です。
次にデータが入りきった段階で仮の給与計算をかけますが、かける前に全データをデータ入力とチェックを行った者以外の２名の者が検証を行います。
それぞれの段階で、おかしいと思ったデータがあれば担当者に確認を行います。
そのうえで仮計算をかけ仮の給与明細を出力し、人事異動情報、勤怠などの給与に関わるすべての情報を総合的に考えながら明細のチェックを行っていきます。

基本的にはデータを作成して入力し、チェックを行ってOK!という仕組みはとっていません。
データ入力から仮明細チェックまで最低でも１日半はとって確認を行っています。

当社はこれを１７００名分行っています。

給与は従業員それぞれの生活に関わる重要な部分ですので十分な確認体制を確立されることをお勧め致します。

> お世話になります。アドバイスや具体的事例をいただけると助かります。
> 弊社は給与支給準備に変更項目が多く発生します。
> 入社にともなう各種天引き、交通費日割計算、前月調整、退社にともなう給与日割計算など。
> 最近、変更項目の処理にミスが多く困っています。
> みなさんの会社ではどのように管理し処理していますか。
> ちなみに弊社では紙でその月分の変更項目としてファイルに綴じて、給与支給準備に変更処理しています。

こんにちは、gansisuさん。

　さて、ご相談の件、badlandsさんが、実務的且つ最も模範的な方法をご指導されていますが、弊社の処理方法をご参考に。

　本文の「最近、変更項目の処理にミスが多く困っています。」という表現から想像するに、gansisuさんは実務をされているのではなく、管理者（に近い立場）なのですよね？
　であれば、実務担当者の方は、「処理の直前に変更項目をまとめている」ということはありませんか？
　あるいは、実務担当者が提出してきた「資料（紙）だけをチェックしている」ということはありませんか？　
　
　弊社の場合、badlandsさんのような大きな会社ではなく（約300人の会社です）、人員及びチェック体制がそれほど整備されていないので、実務（処理）面においては、どうしても担当者の能力というか、記憶に頼る部分が出てくるんですよね。
　よって、私の場合は、発生・変更の都度、担当者に対し“備忘録”的にノートを手書きで付けさせています（※業務日誌ではありません）。つまり、提出してきたペーパー以外でもチェックできるようにしていたのです。

　具体的には、日割計算を例に挙げるとわかりやすいのでそれを利用しますが、例えば8月に中途採用者がいて、その中途採用者の8月給与が日割であった場合、通常、9月は満額を支給することになりますよね？。

　その場合、“8月”の欄（ページ）には、入社した方の
①氏名（社員番号含む）
②入社年月日
③扶養家族の状況（税務情報）
④日割給与の金額
⑤日割交通費の金額
⑥諸控除の金額（親睦会費など）
⑦振込口座

　などをペーパーとは別に記載させ、『同時』に“9月”欄（ページ）には、
①氏名
②給与支給内訳（満額）
③交通費の金額
④社会保険料控除額

　をなど記載させていました。
　実務担当者にはそれなりの負荷がかかりますが、管理者の立場としては、この程度くらいやってもらわないと、“動き”が把握できず、また、このような方法をとっていると、仮に記入漏れがあっても、（私の場合、当月だけではなく前月の欄もチェックしているので）大きなミスは発生しません。最初は指導が大変ですが、効果的ですよ。

　また、チェックするにしても、実務担当者が作成してきたペーパーだけではなく、原票からチェックする、つまり「眼を変える」のも大切です。
　というのも、例えば天引き事項のチェックですが、立替金を控除する場合、gansisuさんは、実務担当者の挙げてきたペーパーを元にチェックされていませんか？
　であれば、今後は補助元帳などの原票から（面倒ですが）突き合わせれば、ミスの発生率は少なくなるはずです。

　基本的には、badlandsさんがご指摘されていたようにまずは、チェック体制を整備するのが第一ですが、badlandsさんも端的に表現されていましたが、“変動項目を処理する”ことが給与担当者の最も重要な業務（＝処理事項）です。言い換えると、担当者の“腕の見せ所”という面があります。
　また、“金額が合っていて当然”なのが給与担当者の仕事なので、お互い大変ですが、がんばりましょう！

以上

様々なご意見、アドバイスありがとうございました。
弊社の欠点が見えてきました。給与支給対象者は185名。給与担当者は2人(それ以外の総務、人事、経理も掛け持ち)、20日締の当月28日払い。実営業日４～５日。チェック体制が確立されていないということが最大の原因ですね。チェック方法も参考になりました。「変更項目を処理することが給与計算」とてもズシッときました。