通勤手当規程について

> いろいろ調べましたが、求めている情報が見つからないため投稿させていただきました。
>
> これまで申請に基づき1ヶ月定期代を支給しておりましたが、経費削減の対象になり、6ヶ月定期代を支給することとなる予定です。
> 通勤手当は会社の裁量で決定していいというのは理解しているのですが、
> 6ヶ月の支給となると、現品支給のようなことができにくいのです。
> 6ヶ月を購入することを推奨しても、人によっては（直行直帰が多いためなど）元々定期を購入していない人、また紛失のリスクを考えて、多少持ち出しが増えても1ヶ月もしくは3ヶ月しか購入しないという人もいるわけです。
> 購入時期もバラバラ、特にSuicaなどの普及により、失効してもそのまま乗車できるため、買い忘れなどもあります。
>
> また6ヶ月にすることにより、転居、退職などによる払い戻しについても定めなくてはなりません。
> 定期を解約すると一概に言っても、上記のような、失効日のずれ、購入期間の違いもあり、また特に退職時等は、社員からの払い戻しは実質難しいと考えています。
>
> 事務処理の手間も含め、できる限り簡潔に仕上げたいとは思うのですが、「原則」の言葉が多く用いられる規程は、社風を考えても望ましくありません。
>
> 参考にできるような規程のようなものはないでしょうか？
> どうぞお力を貸してください。
> 本当に困っています。

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<Wordで使える！就業規則・労務管理書式Blog>
該当Ｈｐご覧になられましたか。

通期手当支給するか否かは、就業規則内で設定し、その手当については（通勤手当支給規則）で決めて置けばよいでしょう。お考えの不正使用、不正請求は、定期券購入後そのコピーを受け入れ確認することです。さらに6ヶ月料金はある程度の割引になっています。現金支払いではマイナス勘定となります。

http://blog.livedoor.jp/shanaikitei/archives/54590455.html
通勤費支給取扱規程(新幹線／自家用車含む)

通勤費支給取扱規程(公共交通機関のみ)

横から失礼します。

通勤手当についてですが、支給金額の根拠のみを就業規則で
定めておき、その金額の1か月分を毎月の給与で支給する
という方法ではダメなのでしょうか。

具体的には、各職員の自宅から公共交通機関を利用した場合の
乗車駅などを提出させ、それを元に6ヶ月定期の金額を調べ、
その金額を各職員の通勤手当の6か月分の根拠とします。

その後、6ヶ月定期の金額を6で割り1月分の金額をだし、その
金額を給与にて支給をする。

そうすれば、6ヶ月定期の購入金額と会社の支払額は変わりません。

その金額をもとに、各職員が定期を買うもよし、車で通勤
するも良しとします。

各人の選択により、通勤費に足が出てしまってもそれはそれぞれの
選択によるものとし、追加費用は認めないとします。

以上のようにすることにより、会社が就業規則で定めた
金額を超えて、通勤手当を支給するということもなくなり
途中退職のことなども考える必要はなくなります。

当社ではこのように定めて運用しております。

そうすると、自転車で通勤する人はどうするかという
問題は残りますが、それは少数ということで仕方がないと
しています。

ご参考までに。

確かに6ヵ月定期代を基準とすると会社の直接経費は安くなりますが、運用コストとしては社員サイド・会社サイドともに大きくなりますので、個々の会社様の考え方によるでしょうね。

●6ヵ月定期を現物又は先払いした場合
（社員）長期の定期の紛失の可能性ある。転勤などで精算するのが面倒くさい。
（会社）まず、誰にどの月に６ヵ月分の定期代を支給するのかの管理が必要になります。また、実質的に５か月分の先払いが常に発生しますので、その分の資金需要が増えます。通常、【借入金利】×【先渡し金額】分の金利コストが余計に発生してしまいます。更に、現物払いの場合、途中の紛失や転勤の時の清算業務が大変です。

●6ヵ月定期代を6ヵ月均等で払った場合、
（社員）６ヵ月定期を買うのに社員が5か月分の持ち出しが必要。あるいは、１ヶ月定期を更新していくため、6ヵ月定期代との差額は社員の自己負担となる
（会社）転勤や退職などの精算などの管理コストが上昇しやすい。

逆に、１ヵ月毎の定期代になると、6ヵ月定期の割引メリットはないですが、比較的管理はやり易いですね。

組織の内容や規模など実情にあった内容にしておく方が良いと思います。一番の勘所は、その制度を継続的に運用できるのか？という点ではないでしょうか？

（補足）最近は定期券がＩＣカード化されてきて、紛失しても小額の手数料で再発行できるようにもなってきております。世の中も結構、変わってきましたね。私は、前職で６ヵ月定期券の現物支給でしたが、財布を落としたときに一番辛かったのは、定期券も一緒に無くしてしまったことです。

どうぞ、ご参考まで。

コメントありがとうございます。
ご紹介のHPはすでに見せてもらっておりました。
しかしながら私の知りたい内容ではなかったため、こちらに投稿させていただいた次第です。

まずはコメントありがとうございます。

> 通勤手当についてですが、支給金額の根拠のみを就業規則で
> 定めておき、その金額の1か月分を毎月の給与で支給する
> という方法ではダメなのでしょうか。
>
> 具体的には、各職員の自宅から公共交通機関を利用した場合の
> 乗車駅などを提出させ、それを元に6ヶ月定期の金額を調べ、
> その金額を各職員の通勤手当の6か月分の根拠とします。

ここまでは理解しています。
繰り返しのようで申し訳ありませんが、
（下にも書きますが前払いにしたいので）
知りたいのは転居などによる通勤経路の変更時、
退職時の精算方法、療養休暇等の場合の取り扱いを
他の6ヶ月支給を導入されている会社さんが
どのように扱ってらっしゃるか、また関わる規程をどうされているかということです。

> その後、6ヶ月定期の金額を6で割り1月分の金額をだし、その
> 金額を給与にて支給をする。

社員によって6ヶ月だと高額になりますので、
原則前払いにしたいのです。
15万強になる社員もおりますので、
会社としてはせめて立替の期間はない（または短い）方がいいという理由です。

コメントありがとうございます。

> 確かに6ヵ月定期代を基準とすると会社の直接経費は安くなりますが、運用コストとしては社員サイド・会社サイドともに大きくなりますので、個々の会社様の考え方によるでしょうね。

そうですね。
私個人としてはそういった手間なども含め、激しく反対したのですが、
直接的にキャッシュが減ることだけで、判断している、
上からのオーダーですので。。。
ともかく導入することは決まっています。
本当に繰り返すようで申し訳ないのですが、
前払いにすることも決まっていますので
知りたいのは転居、休養、退職時等々の場合の取り扱いと
その規程の落とし込みの方法です。
弊社の代表の意向と、社風の点から、
例外については随時定める、的な決め方はNGなので
現時点で考えられる可能性について、
できる限り処理方法を規程に入れ込まないといけないのです。

> ●6ヵ月定期を現物又は先払いした場合
> （社員）長期の定期の紛失の可能性ある。転勤などで精算するのが面倒くさい。
> （会社）まず、誰にどの月に６ヵ月分の定期代を支給するのかの管理が必要になります。また、実質的に５か月分の先払いが常に発生しますので、その分の資金需要が増えます。通常、【借入金利】×【先渡し金額】分の金利コストが余計に発生してしまいます。更に、現物払いの場合、途中の紛失や転勤の時の清算業務が大変です。

幸い弊社はキャッシュは比較的潤沢なので、
（利率についてまで会社として考えていないようですし）
問題はやはり精算方法ですね。
紛失は本人の管理責任とさせてもらう予定です。

> ●6ヵ月定期代を6ヵ月均等で払った場合、
> （社員）６ヵ月定期を買うのに社員が5か月分の持ち出しが必要。あるいは、１ヶ月定期を更新していくため、6ヵ月定期代との差額は社員の自己負担となる
> （会社）転勤や退職などの精算などの管理コストが上昇しやすい。

ご指摘のとおり、社員の立替期間はない（または短い）方が望ましいので6ヶ月額／6で支払うことは想定していません。

> 逆に、１ヵ月毎の定期代になると、6ヵ月定期の割引メリットはないですが、比較的管理はやり易いですね。

本当にそのとおりです。。。

知りたいのは転居、休養、退職時等々の場合の取り扱いと規程の落とし込み方
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転居～引越し時に、清算書類を添付の上で会社へ返金する。
　　（運用としては、きちんと定期代購入しているか確認する必要あるでしょうね）
　　　また、定期券を購入していない人の場合には、会社よりJRや私鉄に連絡して本来、会社に返金すべき金額を算定してもらってその分を請求（控除では協定がないと不可です）する。

休養～出勤しないのであれば、交通費を渡す必要性はないでしょうが、定期券の有効期間中であればその間のみ本人に請求することは実務上、困難でしょう。どの位の期間かは不明ですが、そのままとするのか、一旦、定期券の精算をして復帰時に再度、支給するのかは御社の判断でしょうね。

退職～転勤時と同じで構わないと思います。

規程への落とし方としては、まず、どこまでは精算させるのかを会社で定義することです。これは、規程の本文などでは大変でしょうから、細則にて決定するなり、通達やインフォメーションでも大丈夫でしょう。基本的に、精算のやりかたを決定するものですから、就業規則などの変更を行う必要性は低いと思います。あと、休養中の取扱については現時点の御社の取扱を踏襲すべきです。