株主総会と取締役会について

お仕事お疲れさまです。
企業の実務担当です。

さて、べき論で言うといろいろあるでしょうが、私が今回の案件の担当者であれば、会社が取締役会と監査役を設置しているとして、株主は絶対誰も出席しないしクレームも絶対なく、議案についても法的に何の問題もない、と確信できれば実開催は行わないでしょう。会場の手配も何もしないでしょう。(まずいのはわかっていますが・・)

しかし、
①招集通知、事業報告、計算書類と附属書類、それに参考書類も一通り作り、
②監査報告もちゃんと監査役の印鑑をもらい(監査報告書文面はこちらで作って)、
③決算取締役会議事録をきちんと作ったうえで、
④委任状を回収するということであればそのように回収書類を整備して
④定時株主総会議事録も文面正しく作り(出席株主と議決権の数も明記して)
⑤ ③と④の議事録に押印もらい、整然とファイリングする、
⑥さらにできれば定款に決められた媒体に決算公告をしてしまえば、
問題ないと思うのでそのように行います。

株主が１人でも出てきてしまうと株主総会の実開催を避けることは出来ませんので、要注意です。



> 弊社は３月決算なのですが、通常であればその後取締役会を開催し計算書類等の承認を受け、株主総会の日程を決める。
> 株主総会で計算書類等の承認を受ける。
> という流れになると思うのですが、大きな会社ではないので、取締役と株主のメンバーがほぼ一緒です。
> 株主総会の招集通知は、開催の２週間前までに通知しなければならないとありますので、同日に開催は難しいと思いますが、皆さんはどうされてますでしょうか？
> よろしくお願いいたします。

早速のご回答ありがとうございます。

株主総会は通常弊社社内の会議室で行っており（会議室に収まる人数しかいませんので）、株主＝取締役＝社内にいるという部分があるので開催すれば出席という事になります。

また、親会社（一部上場企業）がおり、こちらも開催すれば出席となりますが、弊社と離れた場所（飛行機を使うような距離です）にあるので、内容があまり変わらないのに２回も来てもらうのも申し訳ない感じがしてしまいます。
（監査役が親会社の方なので取締役会・株主総会とも出席します）

ごくろうさまです。

ご質問の回答をしていませんでした。
すみません。

会社法第300条の招集手続の省略を利用すれば2週間または1週間前の通知の発送などは不要になりますが、決算取締役会と総会が同日というのは変な感じですね。
この正否は詳しい方にお譲りします。
ちなみに、第300条には要件があったはず。
それから、全員出席株主総会の場合は手続がおかしくても成立してしまうのでこの手もありかとは思います。

このようなスキームは知識としてはありますが、まともにやったほうが実務担当者としては楽だと思うのですがどうでしょう。
株主がきちんと「２回出ます」というのであれば、それを申し訳ないと思って変わったことをしなくてもいいような気がします。

いずれにせよ、出席者があるのであれば実行するしかないですね。
私であれば、早速シナリオ作りに取りかかると思います。
といっても、決議事項が決算書類の承認ぐらいであれば簡単に作れますよね。想定問答集は必要ないでしょうし。

ただ、一般株主がなくて、株主は法人だけで、そのほとんどの株式を親会社が持っている場合、要するに連結子会社の場合は、親会社の人間が役員に就任しているでしょうし、そういう場合はかえって親会社からは株主総会に出席しないように思うのですが。
コンプライアンスにうるさい親会社は、法務部あたりの人間が総会チェックに来るのかもしれませんね。

いずれにせよ実開催ということであればいろいろと気を使うことがあると思いますので、がんばってください。



> 早速のご回答ありがとうございます。
>
> 株主総会は通常弊社社内の会議室で行っており（会議室に収まる人数しかいませんので）、株主＝取締役＝社内にいるという部分があるので開催すれば出席という事になります。
>
> また、親会社（一部上場企業）がおり、こちらも開催すれば出席となりますが、弊社と離れた場所（飛行機を使うような距離です）にあるので、内容があまり変わらないのに２回も来てもらうのも申し訳ない感じがしてしまいます。
> （監査役が親会社の方なので取締役会・株主総会とも出席します）