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総務の仕事(2)会社のハンコ・ルールでリスク回避

総務の仕事(2)会社のハンコ 正しい管理ルールがあればリスク回避

今回は会社のハンコ、つまり印章についてわかりやすく書いていきます。

電子政府が推進されている中で行政手続きもIT化されつつあり、
電子認証も進んでいますので、
今後は会社のハンコの意味は変わっていくのかもしれません。


======会社のハンコ 種類と使用場面======

【会社のハンコ 用語】
印影:朱肉などを付けて紙などに押されたハンコの跡。
印鑑:法令用語としては、登録印(いわゆる実印)とくらべて
   真偽を確かめるために、事前に官公庁等に届け出ておく印影。
印章:いわゆるハンコ。柘植の木や金属等に文字が彫ってある物。
押印と捺印:法令上では押印という。意味に差はありません。
      実務では責任者の印を押します。
署名と記名:署名は本人が自分で署名すること。
      記名はそれ以外の方法で氏名を記すことで、
      例としては先にプリントしてある契約書など。

【会社の印章の種類と使いみち】
1. 代表者印
一般的には、印章の真ん中に「代表取締役の印」とあり、外周にぐるっと
「●●株式会社」と企業名称が彫られているもの。
代表者印を会社の実印としてあらかじめ法務局に登録した際に
受け取って保管しているのが“印鑑カード”です。
用途は、登記申請、許認可に関する届出、重要契約など。

2. 会社印角印
四角いハンコで、会社名だけが彫ってあるものです。
請求書などに使うことが一般的です。

3. 銀行印・労務
丸い印章ですが、会社によっては代表者印の小型バージョンを別に作って、
金融機関口座や社会保険関係の書類に利用することがあります。
また、代表者印の真ん中の部分を「銀行印」や
労務印」として、用途別に印章を作成する会社もあります。

4. 認印
代表者印の小型のものを別につくり認印とし、
定型的な契約書や、リスクの大きくない届出書に押印する会社もあります。
この考え方は個人のハンコと同様です。

5. その他、必要に応じて住所、会社名のゴム印や、
事業部長等の一定の職位の社員の印を作ることもあります。


======印章管理規程で何をルール化するか======

前提として社内の決裁規程・職務規程などで、
“誰にどの範囲までの権限があるか”を明確に、オフィシャルにしておきます。

■ハンコのルール「印章管理規程」では、何を決めておけばいいのでしょうか?
【印章管理規程のポイント】
1. 用語の定義
2. 当社での印章の種類
  ┗ 各 用途
  ┗ 各 責任者と保管担当者
3. 調整(印章をつくること)の手続き
4. 印章を会社に登録する手続き
  ┗ 登録簿・台帳
  ┗ 登録の担当部署
5. 押印の承認とフロー
6. 印章の廃棄

上記は必須ポイントです。
ほかに「押印規程」により、押印することもルール化しておきましょう。
つまり、総務のデスクに誰でも手に取れるように印章を置いてはいけない、
のです。


======厳重に保管する意味======

 個人の実印を厳重に保管することと、意味合いは同じです。
会社の実印が押してあるということは=会社全体が正式に示した意思。
しつこいようですが、
誰でも手に取れる場所に会社の印章を置いておけてはいけません。

当事務所HPのトピックスでも詳しく説明しています ↓
https://www.office-ek.com/tag/%E5%8D%B0%E7%AB%A0%E7%AE%A1%E7%90%86%E8%A6%8F%E7%A8%8B/

今後、印章管理規程のサンプルをHPに掲載する予定です。

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※当事務所は、企業経験をもとにした企業法務
<社内規程・契約・リーガルリスクの洗い出し・株主総会
定款作成・外国人の採用ルールetc.>サービスを承っています。
アドバイスを言って去っていくコンサルティングとは異なり、
現実的に、帳票等も一式で、やり過ぎないサービスを提供しています。
https://www.office-ek.com/service01/

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KAJIYA Legal Service Office
行政書士かじや法務事務所
http://www.office-ek.com

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