外出交通費の支払方法について

社用で外出した際の交通費を、一定期間社員が立て替えるのは、各人が立替できる金額にバラつきがあると思います。事実、当社でも若くして結婚し子供のある社員は、小遣も小額ですから、5千円立て替えたらアップアップで、昼飯代にも事欠くことになりまから、1週間も経つと立て替えた分を請求してきます。一方、独身、親元、小遣タップリの社員は、3万ぐらい立て替えてもケロッとしていますので、精算は月1回で充分です。このように、各人で精算時期がバラバラになるのを避けるために、月1回とされているのだと思いますが、結果としてその精算方法が負担になる社員が出ているということかと想像します。


交通費の立替を気にすることなく外出できるようにするため前渡しして、一定期日に報告させ、使用分を補充するといった方法が考えられますが、如何でしょうか。

難しく考えないで、仮払いでいいでしょう。

交通費を清算した時に仮払いを戻してもらうということで。

このやり方なら、交通費を多く使う人も少なく使う人も負担がありません。

また、交通費の清算と仮払いの戻しが同時にできますし
月に一度と、交通費清算の日を決めるなら処理は月一ですみますから
経理の負担もありません。

仮払いの金額が多くなるのが、資金回転が悪くなるので
いやだ、という場合には、仮払いの清算をこまめにして
もらうことになります。

作業人件費を考えると、月一清算の仮払い処理で言いと思います。


仮払いは仕事の必要に応じてつど出してやればいいです。

私も経験から仮払が一般的と思います。
出金伝票の仮払申請のところもあるのですが、
社員から業務内容を記入した仮払の申請書を出してもらう会社が多いです。社員の業務の把握と清算時の処理スピードがUPします。

業務内容は概算です。会社によって申請の頻度はまちまちですが。
1週間～2週間の業務で一括して申請してもらう方が経理は楽です。申請日も一応決めておいた方がいいです。（毎週金曜に来週分提出とか）
社員からはその時に清算もしてもらいます。清算しない人は次の仮払は無しにすると良いと思います。1ヵ月だと繁雑になります。（領収書無くしたとか）

日程、内容、金額のほかに予備費など緊急に対応できる項目を追加しても良いのではないかと思います。

経験がないので質問になってしまいますが、
suica、pasumoを渡せたら社員がスピーディに動けるのではないかと思っています。
カードから履歴を追えるので管理できると思うんですが何が障害になっているかどなたかご教授ください。

> 社用で外出した際の交通費を、一定期間社員が立て替えるのは、各人が立替できる金額にバラつきがあると思います。事実、当社でも若くして結婚し子供のある社員は、小遣も小額ですから、5千円立て替えたらアップアップで、昼飯代にも事欠くことになりまから、1週間も経つと立て替えた分を請求してきます。一方、独身、親元、小遣タップリの社員は、3万ぐらい立て替えてもケロッとしていますので、精算は月1回で充分です。このように、各人で精算時期がバラバラになるのを避けるために、月1回とされているのだと思いますが、結果としてその精算方法が負担になる社員が出ているということかと想像します。
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> 交通費の立替を気にすることなく外出できるようにするため前渡しして、一定期日に報告させ、使用分を補充するといった方法が考えられますが、如何でしょうか。

ご回答ありがとうございます、お礼が遅れたことが大変失礼しました。
おしゃった通り、社員各人が立替できる金額にバラつきがありますね、交通費の立替を気にすることなく外出できるようにするため前渡しするのはよい方法ですが、前渡・使用分補助は帳面上はどのように反映するのは躊躇です。そのお金の動きはどのような記録をするのでしょうか？

> 難しく考えないで、仮払いでいいでしょう。
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> 交通費を清算した時に仮払いを戻してもらうということで。
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> このやり方なら、交通費を多く使う人も少なく使う人も負担がありません。
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> また、交通費の清算と仮払いの戻しが同時にできますし
> 月に一度と、交通費清算の日を決めるなら処理は月一ですみますから
> 経理の負担もありません。
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> 仮払いの金額が多くなるのが、資金回転が悪くなるので
> いやだ、という場合には、仮払いの清算をこまめにして
> もらうことになります。
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> 作業人件費を考えると、月一清算の仮払い処理で言いと思います。
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> 仮払いは仕事の必要に応じてつど出してやればいいです。

ご回答ありがとうございます、お礼が遅れたことが大変失礼しました。
仮払いは仕事の必要に応じてつど出していくのも参考させていただきたいです。その分は本人から請求書を出さなくて、今まで通り日報に交通費欄に記入して、受取印をおしてもらうのは問題がないでしょうね。

> 私も経験から仮払が一般的と思います。
> 出金伝票の仮払申請のところもあるのですが、
> 社員から業務内容を記入した仮払の申請書を出してもらう会社が多いです。社員の業務の把握と清算時の処理スピードがUPします。
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> 業務内容は概算です。会社によって申請の頻度はまちまちですが。
> 1週間～2週間の業務で一括して申請してもらう方が経理は楽です。申請日も一応決めておいた方がいいです。（毎週金曜に来週分提出とか）
> 社員からはその時に清算もしてもらいます。清算しない人は次の仮払は無しにすると良いと思います。1ヵ月だと繁雑になります。（領収書無くしたとか）
>
> 日程、内容、金額のほかに予備費など緊急に対応できる項目を追加しても良いのではないかと思います。
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> 経験がないので質問になってしまいますが、
> suica、pasumoを渡せたら社員がスピーディに動けるのではないかと思っています。
> カードから履歴を追えるので管理できると思うんですが何が障害になっているかどなたかご教授ください。

ご回答ありがとうございます、お礼が遅れたことが大変失礼しました。
皆様のご回答は仮払いが一般的とは印象でした。社員から業務内容を記入した仮払の申請書を出してもらって、ある期間で清算し、予備費の準備などよいアドバイスを頂きました。

ご質問は私も知りたいですが、ご存知の方の回答を待ちします。

mimikenさん　　こんにちは

お話の交通費請求については、社内規則上からもいちばんお難点でもあります。
基本は、其のルースをきちっと決めておかれることです。
営業等の交通費請求は、週又は10日〆等を行うこともよいでしょう。
毎日ともなりますと経理担当者から見ればそれに掛る時間等も踏まえて難しいことも多発しています。交通費の請求は営業日報等とのチェックも必要でしょう。なぜなら不正請求の防止策とも考えます。少額の金銭ならとも思いますが、全く営業活動も為さらぬまま請求を行うケースもあります。営業責任者のチェック関係でもあえりますし、年度予算設定等での必要経費負担割合等も求めておくことも必要でしょう。
支払いは、請求後3～5日後に行い受取確認【領収証）も必要でしょう。

前払いについては、関係先に週内移動が必要もしくは自宅からの直出、直
帰等の場合、やはり行動計画表等の差入れから、営業責任者承認後前払いを行えばよいでしょう。活動終了後の清算もお忘れなく行ってください。

ある企業内では、前払い制度もありますがそれについては、社員個人にバスカード、あるいは私鉄カードを持たせて月5000円の前払い、月末営業日報等との突き合わせで清算を行うこともあります。
やはり、営業等交通費請求規則を設定することが必要でしょう

> mimikenさん　　こんにちは
>
> お話の交通費請求については、社内規則上からもいちばんお難点でもあります。
> 基本は、其のルースをきちっと決めておかれることです。
> 営業等の交通費請求は、週又は10日〆等を行うこともよいでしょう。
> 毎日ともなりますと経理担当者から見ればそれに掛る時間等も踏まえて難しいことも多発しています。交通費の請求は営業日報等とのチェックも必要でしょう。なぜなら不正請求の防止策とも考えます。少額の金銭ならとも思いますが、全く営業活動も為さらぬまま請求を行うケースもあります。営業責任者のチェック関係でもあえりますし、年度予算設定等での必要経費負担割合等も求めておくことも必要でしょう。
> 支払いは、請求後3～5日後に行い受取確認【領収証）も必要でしょう。
>
> 前払いについては、関係先に週内移動が必要もしくは自宅からの直出、直
> 帰等の場合、やはり行動計画表等の差入れから、営業責任者承認後前払いを行えばよいでしょう。活動終了後の清算もお忘れなく行ってください。
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> ある企業内では、前払い制度もありますがそれについては、社員個人にバスカード、あるいは私鉄カードを持たせて月5000円の前払い、月末営業日報等との突き合わせで清算を行うこともあります。
> やはり、営業等交通費請求規則を設定することが必要でしょう

akijin様

ご教示ありがとうございます。お礼を遅くなり、失礼しました。
一つを聞きたいですが、弊社は外出日に日報に行き先、額を記入してもらっていますが、給料日に支払っています、日報に受領印を押してもらいますが、領収書は書いていません。もちろん経理上は日報と通帳の確認のみです。もっとも日報記入以外に、領収書をもらう必要があるのでしょうか？税務署検査する際、指摘されるのでしょうか？
宜しければ、再度ご教示お願いします。

> akijin様
>
> ご教示ありがとうございます。お礼を遅くなり、失礼しました。
> 一つを聞きたいですが、弊社は外出日に日報に行き先、額を記入してもらっていますが、給料日に支払っています、日報に受領印を押してもらいますが、領収書は書いていません。もちろん経理上は日報と通帳の確認のみです。もっとも日報記入以外に、領収書をもらう必要があるのでしょうか？税務署検査する際、指摘されるのでしょうか？
> 宜しければ、再度ご教示お願いします。



ご承知おきのことですが、領収証等を含め保存期間が5年と定められています。原則は原本保管が必要ではありますが、電子データー保管も可能と容認されています。

2～3件程度ならば原本個々の保管もできますが、数十件程度が発生する場合には交通費支払リスト明細票の作成か、個々の交通費請求表兼領収証への捺印、あるいは金額にもよりますが、多額となれば社員個々の給与振込口座に入金する方法もあります。振込明細票が領収証と容認されます。

社員等からの日常営業活動時の個々の現金の必要性、企業としての日々の現金資金管理状況等を踏まえて考えることも必要でしょう。
現金出納管理は日々チェックが求められています。現金の過不足チェックは監査上からも一番の義務出もあります。

> > akijin様
> >
> > ご教示ありがとうございます。お礼を遅くなり、失礼しました。
> > 一つを聞きたいですが、弊社は外出日に日報に行き先、額を記入してもらっていますが、給料日に支払っています、日報に受領印を押してもらいますが、領収書は書いていません。もちろん経理上は日報と通帳の確認のみです。もっとも日報記入以外に、領収書をもらう必要があるのでしょうか？税務署検査する際、指摘されるのでしょうか？
> > 宜しければ、再度ご教示お願いします。
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> ご承知おきのことですが、領収証等を含め保存期間が5年と定められています。原則は原本保管が必要ではありますが、電子データー保管も可能と容認されています。
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> 2～3件程度ならば原本個々の保管もできますが、数十件程度が発生する場合には交通費支払リスト明細票の作成か、個々の交通費請求表兼領収証への捺印、あるいは金額にもよりますが、多額となれば社員個々の給与振込口座に入金する方法もあります。振込明細票が領収証と容認されます。
>
> 社員等からの日常営業活動時の個々の現金の必要性、企業としての日々の現金資金管理状況等を踏まえて考えることも必要でしょう。
> 現金出納管理は日々チェックが求められています。現金の過不足チェックは監査上からも一番の義務出もあります。

akijin様 再度のご回答、ありがとうございます。
個々の交通費請求表兼領収証作成し、押印してもらうのご提案がとても参考になりました。早速　表を作ってみます。
資金管理などとても重要とは認識しています。
ありがとうございます。