通勤交通費の虚偽申告及び確認について

> 当社では、公共交通機関を使用して通勤した場合、
> 月額１万円を上限に実費を現金支給しております。
>
> 支給方法は、給与と同じく毎月末締めの翌月２０日払いで、
> 出勤日数×日額交通費で計算しております。
>
> しかし、最近公共交通機関で申請したのに、
> 自転車で通勤していると思われるケースがあるようです。
> （他の従業員からの証言によるものです）
>
> 当社は色々な取引先構内に事業所が点在しており、
> 総務部で通勤方法の確認が困難な状況なので、
> このような事態が発生しております。
>
> 因みに自転車通勤者へは片道２㎞以上を条件に
> 月額５００円を支給しております。
>
> ですので、従業員の中には、当初自転車通勤で申請していましたが、
> 途中でバス通勤に変更申請する者がいます。
>
> 真面目に自転車通勤（月額５００円）をしている者と
> 本当は自転車で通勤しているのに、公共交通機関の料金を
> 支給されている者とでは不公平が生じると思います。
>
> しかし、会社として通勤交通費は実際にかかった費用について、
> 補助することを旨としておりますので、距離別同額支給は考えておりません。
>
> 極論を言えば、たとえ公共交通機関が費用がかかったとしても、
> 実際に申告どおり使用していれば良いのです。
> そうでなければ、会社への虚偽申告となります。
>
> そこで、公共交通機関申請者へは毎月定期券を購入してもらい、
> 使用後（原則１ヶ月毎）に原本を会社へ提出するよう義務づけ、
> 提出しない者へは通勤交通費の支給を停止しようと検討中ですが、如何でしょうか。
>
> 様々な問題点がるかと思いますが、皆様のご意見をいただければ幸いです。
> 長文で申し訳ありませんが、何卒宜しくお願い申し上げます。

当社では、月の定期代を支給していますが、定期やコピーの提出はさせていません。総務で確認するのは膨大な工数がかかるからです。

部門長が独自に確認しているところはあるようです。

実際は定期代をもらって、回数券や自転車や徒歩節約して来ている人もいると思います。

虚偽申請というより、通勤の安全や地域社会との関係をどうとらえるかを指導しています。

近所からバイクの違法駐車の打ち上げや、通勤途上の事故報告での発覚は、ダブルで人事考課に記録されます。

すばりすと さん こんにちは

お話からすると、充分な「通勤手当支給規則」が設定がなされていないようですね。
企業内で差異はあまりまりませんが、通勤手当を支給する前、通勤手当支給申請書の提出、購入後定期券のコピーまたはパスピー入金後の領収証等の提出を求めているでしょう。
お話にあります、通勤手当支給はしたが、自転車、バイクなどでの通勤を行うこともありますが、それは、個人で駐輪費用、燃料費の負担を求めています。
違法に駐輪した場合には、就業規則等でも処罰あるいは人事考課なども行うこともあります。
昨今、健康管理としてランニング等での通勤もありますが、時には、体調管理が十分でなく業務に支障をきたすと認められれば、上司等からの改善命令を出すことができます。
通勤経路等はあくまで本人の申し入れではありますが、社員名簿等への提出後、居住地域公共機関のバス停、電車等の駅経路で架かる費用の確認を、人事総務部門で確認をとる場合もあります。
時として、時間により渋滞あるいは電鉄時間等が充分でない場合には、それにかかる費用負担を支給することも可能でしょう。
ここは、社員をはじめ労働者との話し合いを求めることが必要でしょう。

こんにちは。
大変悩み問題です、当社でもあります。
ですが、
> 使用後（原則１ヶ月毎）に原本を会社へ提出するよう義務づけ、
> 提出しない者へは通勤交通費の支給を停止しようと検討中ですが、如何でしょうか。
については、スイカ（JR東日本でしょうか？）等は、定期券を毎月購入しても原本の日付を書き換えるだけで、前月分が不要にはなりません。
ので、原本提出は不可能かと思います。
他の交通機関でもある事例と思います。

適正にしたい所ですが、それに掛る人件費等々勘案するとある程度は仕方ないのかな～と個人的に思います。

ですが、交通費に係わる虚偽の申請であり、不必要な支出ですので、虚偽の申請を行った場合、会社への背信行為でもあると思います。

なので、ここはやはり虚偽の申請が発覚した場合は、懲罰・人事考課に悪影響ぐらいに留めて置き、調査や毎月のチェックまではしなくても良いのかと思います。

ＨＯＦさん、ご回答ありがとうございます。

そうですね。総務部で毎月実態を調査するのは本当に工数がかかり大変非効率ですね。
それは必要悪と覚悟はしていたのですが、皆様のご意見をお聞きし考えなおしました。

当社は社歴も浅く、現場管理者の教育訓練等も充分ではない状況であり、また就業場所や業務内容も様々である為、人事考課制度がしっかりと整備されておりません。

そこで、総務とてつい強制的な確認制度を取り入れようとしてしまいました。
しかし、それよりはＨＯＦさんのおっしゃるとおり就業規則等をあらためて整備し人事考課制度を導入し、管理者を育て社内のモラルアップに努めることの方が肝要ですね。

今回は「適正な通勤手段の利用依頼」に係る文書を社内で配信することにとどめ、根本的な問題へ少しずつ取り組んでいきたいと思います。