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企業法務

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課員が勝手に取り交わした念書(支払い覚書)の効力

著者 よっしー0121 さん

最終更新日:2012年08月02日 15:04

私は支店の管理者です。

うちの支店の課員が、とある案件で相手方との間に、勝手に「数百万円支払う」旨の念書を取り交わしていたことが分かりました。

①この念書の効力と、②管理者としてどの程度責任を問われるか、また③今後どのような対策が考えられるか?をご相談させてください。

【詳細】
1.その金銭は、本来支払うべき正当な根拠がなく、先方の無理やりな要求であり、当店としては穏便に話し合えば支払わずに済んだはずのものです。

2.念書は、当店の課員(担当者)が、上司に相談もなく、独断で作成してしまいました。
念書には、相手の名前、担当者の名前、会社名、金額、支払期日、担当者の自筆サインと三文判の認印があります。
会社の社印は当然押してありません(担当者に権限がないため)。

3.私が念書の存在を知ったのは、支払期日その日です。
担当者が「実は私、こういう念書を作ってしまっていまして、今日が支払期日なんです・・・」と突然言ってきました。

4.この案件をその担当者に任せるように言ったのは私の上司です。

5.担当者は半年前に既に他店に異動しています。ただ、念書を交わした日付には当店の課員でした。

6.念書をかわした相手方とは、担当者に「事実確認をするから相手方と会うセッティングをしろ」と言っても、「いま出張中だそうで・・・」とのらりくらりかわされ、会えないまま1ヵ月が経ちます。

7.担当者は、この件で相手方の機嫌を取ったからといって、彼自身の営業成績が良くなるわけでもありません。いろいろ考えましたが、私の予想では、相手方と共謀して(もしくは彼一人の計画で)会社の金をだまし取ろうとしたのでは?と思っています。


①この念書の効力についてですが、金額は数百万であるのに、印紙が貼られていないのですが、それでも担当者の署名・押印がある以上、この念書は有効なのでしょうか?
また、会社の名前がゴム印で押されているのですが、社印がなければ会社に支払い義務はないと考えて間違いありませんか?

②管理者の管理責任について、私の知らないところで・・・とはいっても、管理者として気付けなかったのかと気持ちが穏やかではいられません。また、本社からの評価がどうなるかも正直気になります。こういったケースでも管理責任を問われることはあるでしょうか?

③今後の対策ですが、まずは相手方と直接会って話し、事実確認をしなければならないと思っていますが、その他にどのような対策がとれるでしょうか?弁護士に相談すべきですか?

よろしくお願い致します。

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Re: 課員が勝手に取り交わした念書(支払い覚書)の効力

著者ハッピーパピーさん

2012年08月03日 20:53

> 私は支店の管理者です。
>
> うちの支店の課員が、とある案件で相手方との間に、勝手に数百万円支払う」旨の念書を取り交わしていたことが分かりました。
>
> ①この念書の効力と、②管理者としてどの程度責任を問われるか、また③今後どのような対策が考えられるか?をご相談させてください。
>
> 【詳細】
> 1.その金銭は、本来支払うべき正当な根拠がなく、先方の無理やりな要求であり、当店としては穏便に話し合えば支払わずに済んだはずのものです。
>
> 2.念書は、当店の課員(担当者)が、上司に相談もなく、独断で作成してしまいました。
> 念書には、相手の名前、担当者の名前、会社名、金額、支払期日、担当者の自筆サインと三文判の認印があります。
> 会社の社印は当然押してありません(担当者に権限がないため)。
>
> 3.私が念書の存在を知ったのは、支払期日その日です。
> 担当者が「実は私、こういう念書を作ってしまっていまして、今日が支払期日なんです・・・」と突然言ってきました。
>
> 4.この案件をその担当者に任せるように言ったのは私の上司です。
>
> 5.担当者は半年前に既に他店に異動しています。ただ、念書を交わした日付には当店の課員でした。
>
> 6.念書をかわした相手方とは、担当者に「事実確認をするから相手方と会うセッティングをしろ」と言っても、「いま出張中だそうで・・・」とのらりくらりかわされ、会えないまま1ヵ月が経ちます。
>
> 7.担当者は、この件で相手方の機嫌を取ったからといって、彼自身の営業成績が良くなるわけでもありません。いろいろ考えましたが、私の予想では、相手方と共謀して(もしくは彼一人の計画で)会社の金をだまし取ろうとしたのでは?と思っています。
>
>
> ①この念書の効力についてですが、金額は数百万であるのに、印紙が貼られていないのですが、それでも担当者の署名・押印がある以上、この念書は有効なのでしょうか?
> また、会社の名前がゴム印で押されているのですが、社印がなければ会社に支払い義務はないと考えて間違いありませんか?
>
> ②管理者の管理責任について、私の知らないところで・・・とはいっても、管理者として気付けなかったのかと気持ちが穏やかではいられません。また、本社からの評価がどうなるかも正直気になります。こういったケースでも管理責任を問われることはあるでしょうか?
>
> ③今後の対策ですが、まずは相手方と直接会って話し、事実確認をしなければならないと思っていますが、その他にどのような対策がとれるでしょうか?弁護士に相談すべきですか?
>
> よろしくお願い致します。
こんばんわ
念書はあきらかに無効です。支払はどこにするのでしょうか?個人?ではないでしょうから、まずはあなたの上司と先方の責任者と話し合うことが必要でしょう。会社対会社の正式な取引と判明されるまで支払う必要はないでしょう。また、「私の予想では、相手方と共謀して(もしくは彼一人の計画で)会社の金をだまし取ろうとしたのでは?」は犯罪になるようなことなので推測はやめましょう。

Re: 課員が勝手に取り交わした念書(支払い覚書)の効力

著者外資社員さん

2012年08月06日 10:12

こんにちは
たいへん 頭の痛い事例ですね。 書き込みだけでは判断できませんが、注意すべき点をいくつか書きますので、ご参考まで。

1)念書の有効性
念書と言っても、契約文書です。
ですから、まず その契約の有効性が考えるのが通常です。
書き込みから、その支払の必然は不明でしたので、その点をご確認ください。

何となく、まともな契約でない雰囲気もしますので、まず契約自体の無効性があるならば、それを申し立てるべきと思います。

2)課員の代理
契約の当事者としての課員が相応しいかという点ですが、相手側から言えば 誰が代理権をもっているか不明です。
ですから、貴社のルールで「課員が代理権をもっていない」と言っても、相手との契約流れで その課員が担当であり決済権をもっていると相手が判断できるならば、相手には過失が無い事になります。 つまり、課員の代理権については、貴社が無い事を明確に言わないならば、相手が それを信じた言われると抗弁が出来ません。 
理不尽の思われるかもしれませんが、そうしないと契約後に契約者の代表権欠如を理由に恣意的に契約が無効にする事が可能になるので、相手側は「誰が代表権を持つかは、特に申し入れがなければ知る必要が無い」と保護されています。

その課員に代理権が無いならば、その旨を まず申し入れるべきと思います。
印紙の有無や、社印の問題は、形式ですから無効の理由にはなりません。 会社として「代理権が無い」という事を明確に相手に伝えるべきと思います。


対応:
状況からみると、専門家の力を借りて、早急に契約の無効を申し入れるのが必要と思います。
繰り返しますが、書き込みからは 契約の無効性は判りませんので、それは専門家と相談されるのが良いでしょう。

以上 ご参考まで

Re: 課員が勝手に取り交わした念書(支払い覚書)の効力

著者外資社員さん

2012年08月07日 10:27

回答の意図に誤解を受けるかもしれませんので、簡単にまとめてみました。 私の主旨が他の回答と違うとは思っていません。

質問から、「課員が勝手にやった」という事で、念書の効力を無効としたい意図と読みました。
もし、その通りならば、まず 本来の契約が まともに効力が無い点を問題にするべきです。
つまり、権限が無い人間が勝手にやった、契約自体に錯誤や誤解がある、など、契約の合理性や、正当性を問題にするべきです。
それらの情報は、質問からはほとんど読めないので、守秘事項もあろうから専門家と相談するのが良いでしょう。

お書きになった「印紙が無い」「はんこが違う」などは些末な問題で、これらを問題にしても契約自体の有効性とは無関係です。
同様に、「課員には代理権が無い」というのも貴社固有の理由で、相手が善意(知らなかった)なら、主張しても効力はほとんどありません。

Re: 課員が勝手に取り交わした念書(支払い覚書)の効力

よっしー0121さん  こんにちは

お二方のご意見いもありますが、要点としては該当者(支店の社員)に対する業務履行上の権利があるかいないかで判断すべきでしょう。
なければ、越権行為ですので何ら会社としての責任を問うことはないと考えます。ただし、該当事項について社内監査等でのチェックが行われないままに相手方からの賠償責任などの請求がある場合には会社としての責任を可否することは難しいかもしれません。
お話の賠償責任については明らかに会社内の統制ミスと判断しますので、判例等で請求行為がなされた場合には支払い義務は生じますが、後、会社としては該当社員への賠償責任追及は可能と思います

Re: 課員が勝手に取り交わした念書(支払い覚書)の効力

著者よっしー0121さん

2012年08月07日 16:08

> ハッピーパピー さん

念書の支払義務者が当社、支払先は相手先の法人名になっていました。
先日、ようやく先方と話し合うことができました。念書の有効性に疑問があることを少し話したところ、「支払ってくれないなら、会社を詐欺で訴える」と言われました。
会社の上層部は訴訟がこわいらしく、金銭を支払う方針のようです・・・。
推測は良くなかったですね。ありがとうございました。

Re: 課員が勝手に取り交わした念書(支払い覚書)の効力

著者よっしー0121さん

2012年08月07日 16:53

> 外資社員 さん

補足まで、ありがとうございます。
「課員が勝手にやった」事は間違いありません。上司である私に「相手方は特に問題ないと言っている」と嘘の報告をしていました。しかし実際は、「○○万円支払ってくれないと同意しない」と相手方は言っていたのです。
その要求は、過去の契約書の内容から不当な要求だと証明することができますので、その時きちんと報告してくれていれば穏やかに拒否することができたはずです。
しかし課員は「なんとか同意を取り付けなければならない」との一心で、偽の支払合意書を作成してしまったそうです。

> 相手側は「誰が代表権を持つかは、特に申し入れがなければ知る必要が無い」と保護されています。

ご回答を拝読しますと、念書の無効を主張するにはかなりハードルがあるようですね。
しかし疑問なのですが、例えば世の中一般の会社で、従業員が顧客との間で「分かりました。会社から損害賠償として500万円払います。」と勝手に約束してしまって、偽の念書を作ってしまったとします。その従業員は自分が代表権を持たないことをいちいち申し入れたりはしないでしょう。そういった場合、相手が善意であるということで、会社としては抗弁できないことになるのでしょうか? もしそうだとしたら、会社はおちおち安心して経営もできませんが・・・。

また、先日相手方とようやく話せたときに、会社の代表者名が課員になっていること、社印がないことなどを指摘し、「本当に会社が支払うと思っていましたか?」というようなことを柔らかく聞いたところ、相手は「いやぁー、それは・・・」と濁しました。が、「それはそんな課員を雇った会社の責任だ。支払ってくれないなら、会社を詐欺で訴える」と強気で言われてしまいました。

会社の上層部は訴訟がこわいらしく、念書の有効性は争わずに金銭を支払う方針のようです・・・。

私としては当然、納得いきませんし、しかも「管理者として、お前もただでは済まないぞ」と本社の人間に言われてしまいました・・・。このままでは懲戒をくらうことになりそうです。

私は、自身の報告書の中で、「自分も嘘の報告を受けていたこと、先月初めて知ったこと、課員にその案件を任命したのは自分ではなくさらに上の上司であること、課員にはノルマがないため無理して同意を取り付ける動機も無く、自分には予見不可能だったこと」などを書きました。

さらに、調べていくと、当課員は当支店に配属される前、別の案件で当時の上司に取引成立との嘘の報告をし、その報告にのっとって発注をかけた結果、最後に嘘が発覚し、会社に数千万円の損害を与えたという事があったそうです。しかし、その時、当課員にも当時の上司にも懲戒は出なかった、ということが分かりました。

もしその時点で課員を懲戒解雇していれば、今回のような事件も起こらなかったわけです。お咎めなしで雇い続けた会社側にも責任があるように考えます。
にも関わらず、今回私に懲戒が出るとすれば、私としてはこれ以上この会社で働くモチベーションを失いそうです・・・。

今後、本社にどのように働きかければ懲戒を避けることができるでしょうか??

課員が問題を起こした時、本社が上司の管理責任を理由に懲戒を出すと決めた場合、管理者としては何も抗弁できないのでしょうか?自分には防ぎようのないことでも・・・??
もしそうだとしたら、世の中の管理者さんは、みんな管理者なんて辞めたいと思ってしまう気がします。。。

Re: 課員が勝手に取り交わした念書(支払い覚書)の効力

著者藤原司法書士事務所さん (専門家)

2012年08月07日 17:02

外資社員様の意見を補強しますと代理権を有しないものが代理行為を行っても原則は無効となります。但し無権代理人でも本人が代理権を授与したような加工がある等本人にも責任があるような場合、取引の安全を守るため無権代理行為を有効とする場合があります。これを表見代理(民110~112)と呼びます。今回の場合を文面のみで判断すると、担当者は少なくても対外的には会社の看板を背負っていますので代理権がないことに相手方が善意かつ無過失でない限り会社に責任が発生する可能性を否定できません。また仮に訴訟となった場合、相手方の善意無過失の立証責任は本人側にあります。何百万もの損害が発生するのであれば、やはり我々専門家に相談することが一番いい選択だと思います。

藤原司法書士事務所
http://fujiwarahoumu.lolipop.jp/index.html
☎0120-996-168

Re: 課員が勝手に取り交わした念書(支払い覚書)の効力

著者よっしー0121さん

2012年08月07日 17:14

> akijin さん

ご回答ありがとうございます。さっそくですが、

> 要点としては該当者(支店の社員)に対する業務履行上の権利があるかいないかで判断すべきでしょう。

当課員は「営業補助」です。数百万円の債務契約(?)を結ぶ権利は、一介の営業補助にはないはずですが、いかがでしょうか?

また、会社の代表者を名乗る権利もないと考えます。ちなみに、当課員が営業補助であることは名刺にも書いてあり、相手は知っているはずです。


内部監査等でのチェック・・・ですか。
今回は上司への相談もなく、課員と相手との2人だけで勝手に取り交わしてしまったのです。上司の私は、そのような話があることすら知りませんでした。当然、社内チェックもやりようがありません。
それでも、相手方から支払いを請求されたら(既にされていますが)会社として、また上司として責任を負うのでしょうか?

さらに、「会社内の統制ミス」とのご判断ですが、今回のような件を防ぐには、どうすれば良かったとお考えでしょうか?

何人もいる営業補助に一日中くっついているわけにもいきませんし、偽の報告書をあげられてしまっては、ひとつひとつの報告の裏を取る(相手方に会って聞く?)わけにもいきません。

当支店に限らず、よその会社でも似たようなことは起こりえると考えます。例えば、従業員が顧客に「会社から○○万円損害賠償を支払います」と勝手に約束するなど。上司は、まさか従業員がそんなことをするなんて、いちいち疑っていません。それに、どうやって防げばいいんですか?

ふつうに考えれば、約束の無効を訴えるのが一般的かと思いますが、名のある企業の場合、顧客に訴えられるのがこわくて(訴訟が起きれば企業名が傷つく)、おとなしく支払ってしまうかもしれません。
実際、今回、会社の方針は全額支払う方向で決まったそうです。
で、責任は現場の管理者に押しつける・・・と。
そんなのって、おかしいと思うのは、私だけでしょうか?

すみません、愚痴になってしまいました。。。

> 後、会社としては該当社員への賠償責任追及は可能と思います

そうですね。本社も、当課員の給与・ボーナスから天引きすると言っていました。
しかし、天引きは、労働基準法上、原則としては出来ないのではないか??と疑問に思っています。

ちなみに当課員は、既に退職願を現在の上司に出しているそうです。受理されるかどうかは未定のようですが。退職したら、天引きしようもないですよね。

Re: 課員が勝手に取り交わした念書(支払い覚書)の効力

著者よっしー0121さん

2012年08月07日 17:41

藤原司法書士事務所 さん

補強ありがとうございます。

表見代理ですか。
理解のために少し整理させてください。

営業補助(担当者)=無権代理
会社=本人

ですね?他の方の回答でも「代理権」と「代表権」が頻繁に出てきますが、両者はどのように違うのでしょうか?
また、念書には「代表者 ○○」と、あたかも営業補助が会社の代表者であるかのように名乗っているのですが、これは『本人(会社)が代理権を授与したような加工』にあたるのでしょうか?

そして、後半についてですが、かみくだきますと以下のようになりますか?

「営業補助代理権がないことを、相手方が知らなかったか、または知らなかったことに過失がなければ、会社に支払い責任が発生するかもしれない。
会社が支払いを免れるためには、相手方が知っていたこと、または知らなかったことに過失があること(悪意・有過失)を会社側が立証しなければならない。」

ということですね?

あれ?
> 相手方の善意無過失の立証責任は本人側にあります。
とは逆の内容になってしまいましたが・・・。どちらが正しいのでしょうか?

Re: 課員が勝手に取り交わした念書(支払い覚書)の効力

著者外資社員さん

2012年08月08日 08:47

更に補足です

懲戒になるのか
基本的には、会社の私法の運用ですから、なんとも言いようがありません。

但し、一般的には 他の管理者と同じレベルの管理をやっていたら、大きな責任は求められないと思います。
つまりお書きになっているように予測不可能な問題は、どうにもできません。 ですから、民事賠償や刑事の問題については、リスクは少ないのではありませんか?

一方で、会社としては管理と統制をする必然があります。
ですから、当人に責任が無くても、問題が発生すれば上司が責任をとる必要もあります。 そのような意味での、処分まったく無しは難しいのかもしれません。 それをどのような内容にするかは、会社の私法ですから 何が正しいかという事は言えないと思います。

Re: 課員が勝手に取り交わした念書(支払い覚書)の効力

著者藤原司法書士事務所さん (専門家)

2012年08月08日 10:35

代表権とは主に法人代理するものに与えられるもの(法人はあくまで擬制された人であるため)で実質は代理権と変わりません。代表権は原則代表取締役が有しますが、一定の業務に関し支配人にも与えることが可能です。ただ会社の経済活動上、毎回代取・支配人が取引に直接関与することは事実上困難であります。(そのために従業員が存在して会社組織を構成しているはずです)
表見代理立証責任は本人側にあるのが原則です。本人つまり会社側が立証しなければなりません。逆の内容とはなっておりません。
その他に関しては正直無料相談でお答えする範囲を逸脱していますので回答は控えます。正式なご依頼をお願いします。

藤原司法書士事務所
http://fujiwarahoumu.lolipop.jp/index.html
☎0120-996-168

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