残業の申告の期限について

> 当社は、残業の申告が自己申告制です。
> 毎月１日に、タイムカードが総務のところに社員全員分がまとまって上がってきます。
> （タイムカード打刻は、ビル入り口にある管理室で打刻するため、１日に管理室から事務所にまとまって上がってきます。）
> そこで、１日の午前中に申告しないと、つけない。つけたらダメ、もどきのことを言われます。
> 午前中にタイムカードが来るとは知っているでしょ！と言われ、総務の担当者が取り合ってくれません。いつ届けられたか？は、周りは知りません。総務が午前中というだけです。
> 残業を申告する際は、残業時間表に自己申告をしてタイムカードを添付して、部の上長に確認してもらうこととなっています。
> 私は月末月初忙しい業務のため、午前中にタイムカードを総務から回収が午後になることが、年に１度くらいですがあります。
> そうしたところ、月初の１日の午前中じゃないとダメって言ってるのに、今頃言われてもと言われます。
> 外出や客対応があるので、それができないときがあります。
> 社員といっても、１０名ほど・・それならば、タイムカードが来た時点で全員に配るなど配慮をする。言ってこないものがいたら、催促をするなど、ということは総務に要求してはだめなのでしょうか？
> 自己申告制の場合、自分からしないと残業はつけられないのでしょうか？
> なぜ？定時で上がる総務に気を使って１日の午前中とは無理があるのですが。
> その点の改善は要求してはいけないのでしょうか？
> ちなみに給料日は毎月２０日です。
> 総務が早く仕事を終わらせたいために、言ってるルールのような気がします。
> そして当の担当者は２日お休みしていますので、１日の午前中というのにどうもひっかかり、それで残業がつけられないのはおかしいと思います。
> もう少し残業をつける猶予があってもいいと思うのですが仕方ないことでしょうか？

賃金締め日が記載されていないようですが、お話しの中より推察すると、末締め翌月２０日支払でよろしいでしょうか？

本来時間外労働は会社の命令に基づいて行われるものであり、自己申告とはそぐわないものですが、業務の内容等によっては、自己申告制の運用が適当である場合もあります。
その場合でも、労働時間の把握の義務は会社にあり、申告の内容が適切であるか否かについての確認義務も会社にあります。

御社の場合には、事後に１ヶ月分をまとめて申請というシステムのようですが、この場合、タイムカードを見て、定時退社時刻より遅くなっている社員について、その時間が残業時間であるのかどうかの把握を会社はしなければなりません。

このとき、たとえば、総務の言うように「１日の午前中に申告がなかったから、残業がつかない」とすることはできません。実際に、その時間に残業をしているのですから、その分の対価を支払う必要が生じます（たとえば、残業禁止等の指示が出ていた場合等の事情がある場合を除きます）。
原則から言えば、２ヶ月もさかのぼって時間外申請をしても、実際にその時間労働をしているのであれば、残業としてさかのぼって支給する必要があることになります。

実際の運用においては、このようなことはあまり発生しないと思いますが、それでも、会社側が自己申告を事後で受けて取り扱うについては、その運用が適切か否かということが重要になります。

質問者様の言われるように、末締めの翌日の午前中のみが申請時間というのは、適切な運用とは言わないでしょう。有給休暇の人もいれば、出張の場合も、会議の場合も、来客の場合もある訳ですので、期間に余裕を設けるか、総務が督促する（ちなみに私の会社では、総務が社員一人一人に督促をしています）等の対応が必要かと思います。

または、事前の申請として、都度その時間を上司が確認する等の運用方法の変更を考えられた方が良いかと思います。

なお、タイムカードがたとえば２１時に打刻、残業４時間をしたにもかかわらず、午前中に申告がなかったことを理由に会社が残業代をつけなかった場合。労基署の調査が入ると、申告がなかったことではなくタイムカードの記録を以て、残業代未払と判断されるおそれもあります。
会社の無用なリスクをなくすためにも、取扱い方法を変更されることをお勧めします。

> 賃金締め日が記載されていないようですが、お話しの中より推察すると、末締め翌月２０日支払でよろしいでしょうか？

2月残業代は、3月20日の給料日に支払われます。
おっしゃる通り、前月の残業代が翌月の20日に払われることとなっています。
この度3月は期末ということもあり、忙しく1日の午前中に貰うことができなかったのです。

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> 本来時間外労働は会社の命令に基づいて行われるものであり、自己申告とはそぐわないものですが、業務の内容等によっては、自己申告制の運用が適当である場合もあります。
> その場合でも、労働時間の把握の義務は会社にあり、申告の内容が適切であるか否かについての確認義務も会社にあります。
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> 御社の場合には、事後に１ヶ月分をまとめて申請というシステムのようですが、この場合、タイムカードを見て、定時退社時刻より遅くなっている社員について、その時間が残業時間であるのかどうかの把握を会社はしなければなりません。
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> このとき、たとえば、総務の言うように「１日の午前中に申告がなかったから、残業がつかない」とすることはできません。実際に、その時間に残業をしているのですから、その分の対価を支払う必要が生じます（たとえば、残業禁止等の指示が出ていた場合等の事情がある場合を除きます）。
> 原則から言えば、２ヶ月もさかのぼって時間外申請をしても、実際にその時間労働をしているのであれば、残業としてさかのぼって支給する必要があることになります。
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> 実際の運用においては、このようなことはあまり発生しないと思いますが、それでも、会社側が自己申告を事後で受けて取り扱うについては、その運用が適切か否かということが重要になります。
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> 質問者様の言われるように、末締めの翌日の午前中のみが申請時間というのは、適切な運用とは言わないでしょう。有給休暇の人もいれば、出張の場合も、会議の場合も、来客の場合もある訳ですので、期間に余裕を設けるか、総務が督促する（ちなみに私の会社では、総務が社員一人一人に督促をしています）等の対応が必要かと思います。
>
> または、事前の申請として、都度その時間を上司が確認する等の運用方法の変更を考えられた方が良いかと思います。
>
> なお、タイムカードがたとえば２１時に打刻、残業４時間をしたにもかかわらず、午前中に申告がなかったことを理由に会社が残業代をつけなかった場合。労基署の調査が入ると、申告がなかったことではなくタイムカードの記録を以て、残業代未払と判断されるおそれもあります。
> 会社の無用なリスクをなくすためにも、取扱い方法を変更されることをお勧めします。

現場の人は、午前中締切なので、月末打刻する前に残業を書かされています。
不実の記載ということです。
また、私の業務内容は有資格の仕事です。
上司は無資格のため指示や仕事はできないことになっており、私が仕事するしかありません。
業績もそれなりに挙げているため、会社としては残業の指示等一切できません。
逆に偏りすぎているので、私もできれば残業はしたくありません。
そのような環境ですので、自己申告制となっております。
総務・経理は定時で上がります。
とにかく自分たちに関係のないことは関わりたくない。言ってこなかったものが悪いというような流れです。
せめて2営業日までに、伸ばしてもらうように交渉してみます。
本当おかしな会社です。

お返事をいただき、気が楽になりました。
ありがとうございました。