インボイスにおける立替金清算について従業員への説明

> いつも拝見しております。
> 初歩的な質問でしたら申し訳ないのですが、頭が混乱しましたのでご回答をお願い致します。
>
> 小さい会社の経理をしております。この度のインボイスの導入に伴い、今まで従業員個人名宛領収書でも会社の経費と明確にわかるものは経費として立替金清算しておりましたが、会社宛にしてくれという依頼を従業員に通達することになりました。従業員への伝え方を考えていたところ、別の経理担当者が、「危機感を持たせるために、領収書を個人名宛で発行してしまうと経費として認められず、自腹になると伝えた方が良い」と言いました。
>
> そこで疑問に思ったのですが、請求書や領収書を個人宛にすると自腹になってしまう可能性はありますか？インボイスは会社名で発行してもらうのは基本で、仮に従業員のミスで個人名になってしまった場合は立替金清算書を記入し、一緒に保存するという手順で大丈夫でしょうか？そうなると、上記の「」内の発言は嘘ということになると思います。
> 今まで緩かった事務的な部分をしっかり意識してもらうのは必要ですが、正しくない事を伝えるのも気が引けるので、真偽を確かめたく質問しました。
>
>
> また、従業員にインボイスの説明をどこまでするか悩んでいます。経理内でも、「従業員に直接関係のある具体的な変更点のみ伝えるべき」という意見と、「消費税額控除の仕組みと課税・免税事業者の違いも知っておくべきだ」という意見のどちらもあります。あまり細かく説明すると重要な部分が混乱してしまう人も出てきそうなので、どう話すか考えています。こちらに関してもなにかアドバイス等あれば頂きたいです。
> よろしくお願い致します。


こんにちは。私見ですが…
事業所経費を個人名で発行してもらう事は通常ありません。
お金を支払うのは誰でしょう？
事業所ですよね。であれば事業所名で発行してもらうのが筋でしょう。
なぜ個人名で発行になるのか解せません。
当然個人負担とされても仕方ないでしょう。
立替であれば事業所経費の認識がある訳ですから尚の事個人名はあり得ません。
ミスであれば再発行してもらいましょう。
紛失等の説明をされれば再発行してもらえるでしょう。
インボイスに関係なく事業所経費であれば事業所名は原則でしょう。
仮に個人名を認めるのであればどういう場合は認めるかという内規があるといいのではと思います。
個人と事業所をゴチャに考えるのはやめましょう。
インボイスの説明は1度にではなく何度かに分けて内容を精査してされるのがいいと思います。
他には税務署のパンフを配布するとかでしょうか。
必要な事だけにまとめるといいのではと思います。
後はご判断ください。
とりあえず。

こんにちは。

そもそものインボイスに関係なく、
> そこで疑問に思ったのですが、請求書や領収書を個人宛にすると自腹になってしまう可能性はありますか

の点について、会社が必要とする費用を個人名で領収書を発行してもらうこと自体がそもそもおかしいといえます。
社員が店舗等で必要物品を購入した場合や会社の接待の費用においては、領収書は「会社名」で発行したもらうことは一般的です。

個人の私用のものの混入を避けるということであれば、そもそも論として、会社の必要とするものを購入するのであれば、会社名で領収書は発行してもらうべきであるといえます。

立替金精算する場合でも、一般的には、領収書の宛名は会社名です。


> また、従業員にインボイスの説明をどこまでするか悩んでいます。

制度を正確に理解してもらえるのであれば、それは望ましいことですが、実際にはどこで購入したらよいのか等、実務面での必要性のあるところから、というのも方法かと思いますが、この点は貴社がどのような業種であり、どこと取引があるのかにもよるかと思います。



> いつも拝見しております。
> 初歩的な質問でしたら申し訳ないのですが、頭が混乱しましたのでご回答をお願い致します。
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> 小さい会社の経理をしております。この度のインボイスの導入に伴い、今まで従業員個人名宛領収書でも会社の経費と明確にわかるものは経費として立替金清算しておりましたが、会社宛にしてくれという依頼を従業員に通達することになりました。従業員への伝え方を考えていたところ、別の経理担当者が、「危機感を持たせるために、領収書を個人名宛で発行してしまうと経費として認められず、自腹になると伝えた方が良い」と言いました。
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> そこで疑問に思ったのですが、請求書や領収書を個人宛にすると自腹になってしまう可能性はありますか？インボイスは会社名で発行してもらうのは基本で、仮に従業員のミスで個人名になってしまった場合は立替金清算書を記入し、一緒に保存するという手順で大丈夫でしょうか？そうなると、上記の「」内の発言は嘘ということになると思います。
> 今まで緩かった事務的な部分をしっかり意識してもらうのは必要ですが、正しくない事を伝えるのも気が引けるので、真偽を確かめたく質問しました。
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> また、従業員にインボイスの説明をどこまでするか悩んでいます。経理内でも、「従業員に直接関係のある具体的な変更点のみ伝えるべき」という意見と、「消費税額控除の仕組みと課税・免税事業者の違いも知っておくべきだ」という意見のどちらもあります。あまり細かく説明すると重要な部分が混乱してしまう人も出てきそうなので、どう話すか考えています。こちらに関してもなにかアドバイス等あれば頂きたいです。
> よろしくお願い致します。

まるこぼーろ さん　おはようございます

　会社宛の請求書等を取り受けるのが原則です。

　但し、ネットでの購入等を含め、場合によっては個人宛になってしまう可能
性も棄却できません。
この場合、自腹と言うのも酷な気がしますし、公私を明確にするうえでも望ま
しいものとは言えません。
☞　この前会社経費で自腹を切ったのだから、今回は自分のものに流用しても
　　良いだろうという、「不正の正当化」に繋がり易い。

　取扱いとしては、仰る通り「立替金精算書」と個人宛請求書等で対応可能かと。

　あとは危機感を持ってもらう+嘘はつきたくない　という事であれば、
「原則、個人宛の請求書等では精算を認めない或いは会社宛に差替えて頂く、
事となります」程度の文言では如何でしょうか？

　また社内周知ですが、私はインボイスに拠らない場合のデメリットを説明
するために、課税仕入れ控除の仕組みと、会社にどの様な負担が発生するのか
を実額例を用いて簡単に説明しました。経過措置については、期限と割合程度
の紹介で済ませました。

　あとは事務的な取扱いで、現業社員は何に気を付ければ良いか、経費等処理
の変更点等、インボイスの対象外のもの等を、箇条書きで説明しました。
☞ 最も強調したのは、登録番号の記載や消費税率や額がきっちりと記載されて
　いるか、されていない場合は「適格請求書等発行事業者」ではないかどうか
　を確認することです。

　飽くまでの私見なので、他の皆様の意見を踏まえた上で、取捨選択願います。


> いつも拝見しております。
> 初歩的な質問でしたら申し訳ないのですが、頭が混乱しましたのでご回答をお願い致します。
>
> 小さい会社の経理をしております。この度のインボイスの導入に伴い、今まで従業員個人名宛領収書でも会社の経費と明確にわかるものは経費として立替金清算しておりましたが、会社宛にしてくれという依頼を従業員に通達することになりました。従業員への伝え方を考えていたところ、別の経理担当者が、「危機感を持たせるために、領収書を個人名宛で発行してしまうと経費として認められず、自腹になると伝えた方が良い」と言いました。
>
> そこで疑問に思ったのですが、請求書や領収書を個人宛にすると自腹になってしまう可能性はありますか？インボイスは会社名で発行してもらうのは基本で、仮に従業員のミスで個人名になってしまった場合は立替金清算書を記入し、一緒に保存するという手順で大丈夫でしょうか？そうなると、上記の「」内の発言は嘘ということになると思います。
> 今まで緩かった事務的な部分をしっかり意識してもらうのは必要ですが、正しくない事を伝えるのも気が引けるので、真偽を確かめたく質問しました。
>
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> また、従業員にインボイスの説明をどこまでするか悩んでいます。経理内でも、「従業員に直接関係のある具体的な変更点のみ伝えるべき」という意見と、「消費税額控除の仕組みと課税・免税事業者の違いも知っておくべきだ」という意見のどちらもあります。あまり細かく説明すると重要な部分が混乱してしまう人も出てきそうなので、どう話すか考えています。こちらに関してもなにかアドバイス等あれば頂きたいです。
> よろしくお願い致します。

お返事ありがとうございます。
おっしゃる通りだと思いました。
半年前に経理初経験で入社したのですが、出張時の宿泊先予約など従業員自身がしているので個人名義のアカウント・クレカで支払っても経費で通したり、個人の会員カードの登録情報がそのまま領収書に印刷される領収書でも通っていたので、元々緩いものだと思ってしまっていました。
今までそれを指導せず通してきて、急に自腹でと言うのは気が引けますが、これを機に経理側の意識と共に改善していかないといけませんね。
アドバイスありがとうございました。

> こんにちは。
>
> そもそものインボイスに関係なく、
> > そこで疑問に思ったのですが、請求書や領収書を個人宛にすると自腹になってしまう可能性はありますか
>
> の点について、会社が必要とする費用を個人名で領収書を発行してもらうこと自体がそもそもおかしいといえます。
> 社員が店舗等で必要物品を購入した場合や会社の接待の費用においては、領収書は「会社名」で発行したもらうことは一般的です。
>
> 個人の私用のものの混入を避けるということであれば、そもそも論として、会社の必要とするものを購入するのであれば、会社名で領収書は発行してもらうべきであるといえます。
>
> 立替金精算する場合でも、一般的には、領収書の宛名は会社名です。
>
> > また、従業員にインボイスの説明をどこまでするか悩んでいます。
>
> 制度を正確に理解してもらえるのであれば、それは望ましいことですが、実際にはどこで購入したらよいのか等、実務面での必要性のあるところから、というのも方法かと思いますが、この点は貴社がどのような業種であり、どこと取引があるのかにもよるかと思います。
>
お返事ありがとうございました。
他の方のコメントも拝見し、今までどれだけ緩い経理をしていたのか自覚しました。小さい会社ではありますが、教わるだけでなく基本を勉強しないと、緩さに慣れてしまうと怖いなと思いました。
これを機に経理業務の見直しと、従業員に経理への意識を高めてもらうよう改善します。
インボイスの説明ですが、様々な種類のお店で都度買い物をする事は少ないので、該当しそうな場合を列挙して説明しようと思います。アドバイスありがとうございます。

> まるこぼーろ さん　おはようございます
>
> 　会社宛の請求書等を取り受けるのが原則です。
>
> 　但し、ネットでの購入等を含め、場合によっては個人宛になってしまう可能
> 性も棄却できません。
> この場合、自腹と言うのも酷な気がしますし、公私を明確にするうえでも望ま
> しいものとは言えません。
> ☞　この前会社経費で自腹を切ったのだから、今回は自分のものに流用しても
> 　　良いだろうという、「不正の正当化」に繋がり易い。
>
> 　取扱いとしては、仰る通り「立替金精算書」と個人宛請求書等で対応可能かと。
>
> 　あとは危機感を持ってもらう+嘘はつきたくない　という事であれば、
> 「原則、個人宛の請求書等では精算を認めない或いは会社宛に差替えて頂く、
> 事となります」程度の文言では如何でしょうか？
>
> 　また社内周知ですが、私はインボイスに拠らない場合のデメリットを説明
> するために、課税仕入れ控除の仕組みと、会社にどの様な負担が発生するのか
> を実額例を用いて簡単に説明しました。経過措置については、期限と割合程度
> の紹介で済ませました。
>
> 　あとは事務的な取扱いで、現業社員は何に気を付ければ良いか、経費等処理
> の変更点等、インボイスの対象外のもの等を、箇条書きで説明しました。
> ☞ 最も強調したのは、登録番号の記載や消費税率や額がきっちりと記載されて
> 　いるか、されていない場合は「適格請求書等発行事業者」ではないかどうか
> 　を確認することです。
>
> 　飽くまでの私見なので、他の皆様の意見を踏まえた上で、取捨選択願います。

お返事ありがとうございます。
仰るように現在ネットでの仕入による請求先が個人名の事があり、買った後に請求書画面を印刷して持ってきて立替金の支払いをお願いされる場合が多く、そこへの対応がインボイスや電帳法において徹底しないといけない点でした。個人での購買を制限するように現在進めている所ですので、なぜそうしないといけないのかの理由と、
> 「原則、個人宛の請求書等では精算を認めない或いは会社宛に差替えて頂く、 事となります」
このような文言を使わせていただこうと思います。ありがとうございます。

社内周知について、仕入税額控除「会社の負担増」を踏まえて説明する必要がありそうです。社長に短時間でもとインボイス説明会の実施を提案したのですが、紙での配布で済ませて欲しいと言われたので、いかに読みやすく、分かりやすく書くのか格闘している所です。アドバイス参考にさせていただきます。ありがとうございました。

まるこぼーろ さん　

　因みに弊社では、国税庁の資料を全社展開し、

https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/0020006-027.pdf

　送っただけでは絶対読まないので、4週に亘って1～2頁程度の印刷に収まる

　　1回目　インボイス制度とは
　　　　　～適格請求書・適格簡易請求書等の見本と確認箇所及び自社の登録番号
　　　　　　等の説明
　　　　　　詳細は次回以降とした上で、会社に不利益になる場合がある事や適当
　　　　　　に取扱うと立替えの清算を認めない場合があるので、最低限の事は
　　　　　　確りと理解する必要があるとの脅し文句で関心を持たせ
　　2回目　消費税の取扱いに係る「仕入税額控除」とは
　　　　　～仕入税額控除について実額例で説明し、インボイスに拠らない場合の
　　　　　　会社負担等
　　3回目　社内経費の支払について
　　　　　～前2回の総論に対し、具体的な事務取扱等の各論・留意事項等を説明
　　4回目　お取引対応について
　　　　　～優越的地位の濫用に該当する発言の禁止等も含めて説明

　を全社メールにて発信。各部署長に部署内の浸透・定着を図る様依頼しました。

　一例としてご参考になれば、、、

> > まるこぼーろ さん　おはようございます
> >
> > 　会社宛の請求書等を取り受けるのが原則です。
> >
> > 　但し、ネットでの購入等を含め、場合によっては個人宛になってしまう可能
> > 性も棄却できません。
> > この場合、自腹と言うのも酷な気がしますし、公私を明確にするうえでも望ま
> > しいものとは言えません。
> > ☞　この前会社経費で自腹を切ったのだから、今回は自分のものに流用しても
> > 　　良いだろうという、「不正の正当化」に繋がり易い。
> >
> > 　取扱いとしては、仰る通り「立替金精算書」と個人宛請求書等で対応可能かと。
> >
> > 　あとは危機感を持ってもらう+嘘はつきたくない　という事であれば、
> > 「原則、個人宛の請求書等では精算を認めない或いは会社宛に差替えて頂く、
> > 事となります」程度の文言では如何でしょうか？
> >
> > 　また社内周知ですが、私はインボイスに拠らない場合のデメリットを説明
> > するために、課税仕入れ控除の仕組みと、会社にどの様な負担が発生するのか
> > を実額例を用いて簡単に説明しました。経過措置については、期限と割合程度
> > の紹介で済ませました。
> >
> > 　あとは事務的な取扱いで、現業社員は何に気を付ければ良いか、経費等処理
> > の変更点等、インボイスの対象外のもの等を、箇条書きで説明しました。
> > ☞ 最も強調したのは、登録番号の記載や消費税率や額がきっちりと記載されて
> > 　いるか、されていない場合は「適格請求書等発行事業者」ではないかどうか
> > 　を確認することです。
> >
> > 　飽くまでの私見なので、他の皆様の意見を踏まえた上で、取捨選択願います。
>
> お返事ありがとうございます。
> 仰るように現在ネットでの仕入による請求先が個人名の事があり、買った後に請求書画面を印刷して持ってきて立替金の支払いをお願いされる場合が多く、そこへの対応がインボイスや電帳法において徹底しないといけない点でした。個人での購買を制限するように現在進めている所ですので、なぜそうしないといけないのかの理由と、
> > 「原則、個人宛の請求書等では精算を認めない或いは会社宛に差替えて頂く、 事となります」
> このような文言を使わせていただこうと思います。ありがとうございます。
>
> 社内周知について、仕入税額控除「会社の負担増」を踏まえて説明する必要がありそうです。社長に短時間でもとインボイス説明会の実施を提案したのですが、紙での配布で済ませて欲しいと言われたので、いかに読みやすく、分かりやすく書くのか格闘している所です。アドバイス参考にさせていただきます。ありがとうございました。