採用社員の履歴書（原本）について

こんにちは

採用した社員の場合に限らず、提出資料からの
改ざんは無いでしょうから、コピーの保管でも
かまわないのでは？
当社では、採用社員はスキャナーで取り込みファイルを
保存。　原本を返却しています。
紙でのコピーですと、写真が不鮮明になるからです。

個人情報管理の原則から考えれば、応募者の
履歴書をコピーで残すのは、むしろ困りませんか？
　適切な管理と破棄が必要になると思いますので、
当社では返却して手元に情報を残さないようにしています。

> 採用した社員の履歴書の保存は原本でないといけないのでしょうか？
>
> 私は数ヶ月前に入社し総務の仕事をしています。
> 現場社員の採用面接は現場でやっており、応募者の履歴書は面接の最初にコピーを取り、原本はその場で返却しています。
> 不採用者から履歴書の返却を求められることが多いためとのこと。
> 私自身のときは返却されなかったのですが、これは面接官が違ったためのようです。
>
> 選考の結果、採用者については入社後すみやかに履歴書原本を提出するようにお願いしているのですが、すぐに提出することは稀です。たぶん他社面接で使用してしまったのだと思います。
>
> 履歴書のコピーは手元にあるので採用者の経歴を確認することができるので原本を再提出してもらわなくてもよいと思うのですが、如何でしょうか？

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内部監査業務担当より進言させていただきます。
昨今、「個人情報保護法」により個人ばかりかそれに準ずる点についても適正な管理を行うことが必要とされています。
企業内におきましても保管、守秘義務を適切に行わなければなりません。
社員の雇用に対しては提出書類の完全管理が必要です。
採用応募時には、応募書類の破棄同意書、返却同意書を求めてください。面接試験応対日までは、全書類をファイル保管してください。面接後は、コピーされた書類はすべて破棄を行ってください。破棄；返却の実施を行ってください。
採用者については、スキャナーファイルをしてください。
その際、原本は人事保管管理規程により保管を実施してください。（退職時までは保管を要すると考えます）
なを、社員のファイルリスト管理は管理規程で、開示承認者、実行者の確認を充分に行ってください。