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超過勤務表保存期間について

著者 kisho さん

最終更新日:2009年01月05日 16:01

人事に初めて異動となり、右も左もわからないまま質問させていただきますので、よろしくお願いします。

超過勤務表は労基法109条において3年の保存期限を設定していることは確認しました。
しかし税務上の給与資料としては7年間の保存が必要と税務署から回答をいただきました。

ここでいう「給与資料」とは超過勤務表そのもの(原本)をさしているのでしょうか?
それとも給与台帳として超過勤務の内容を記録しておけば、原本は該当しないという考え方で大丈夫でしょうか?

お忙しいところ大変恐縮ですが、どなたかご回答の程よろしくお願い申し上げます。

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Re: 超過勤務表保存期間について

> 人事に初めて異動となり、右も左もわからないまま質問させていただきますので、よろしくお願いします。
>
> 超過勤務表は労基法109条において3年の保存期限を設定していることは確認しました。
> しかし税務上の給与資料としては7年間の保存が必要と税務署から回答をいただきました。
>
> ここでいう「給与資料」とは超過勤務表そのもの(原本)をさしているのでしょうか?
> それとも給与台帳として超過勤務の内容を記録しておけば、原本は該当しないという考え方で大丈夫でしょうか?
>
> お忙しいところ大変恐縮ですが、どなたかご回答の程よろしくお願い申し上げます。

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法令上文書等の保存については、期間、場所等困りますね。
今や、電子化での保管することも可能としています。
文書保管についての規則規程を設定すれば可能でしょう。
これによれば、原本保管はしなくてもよいと考えますね。



<電子データにより書類を保存する場合の要件>
平成15年5月26日更新

 近年、労働者名簿賃金台帳等をフロッピーディスクやCD-R、MO等の電子データで保存する企業が増えていますが、労働基準法労働安全衛生法等により、適法と認められるためには、次の要件を満たしている必要があります。

1 賃金台帳等(労働基準法関係)
 電子機器を用いて磁気ディスク、磁気テープ、光ディスク等により調整された労働者名簿賃金台帳に法定必要記載事項を具備し、かつ、各事業場ごとにそれぞれ労働者名簿賃金台帳を画面に表示し、および印字するための装置を備え付ける等の措置を講ずること。
労働基準監督官の臨検時等労働者名簿賃金台帳の閲覧、提出等が必要とされる場合に、直ちに必要事項が明らかにされ、かつ、写しを提出し得るシステムとなっていること。

他、安全衛生法等の関係による「健康診断個人票労働」に関する保存される場合の要件も同時に履行されております。

<法令上保管が決められた期間>
賃金
賃金台帳、時間外手当申請、休日出勤手当申請 3年 閉鎖後 労働基準法109

賃金台帳賃金引当金計算書 7年 作成日 法人税法施規59

源泉徴収票年末調整表 7年 作成日 法人税法施規59

退職手当・引当額算定調書、退職所得申告書 7年 作成日 法人税法施規59

Re: 超過勤務表保存期間について

著者kishoさん

2009年01月06日 19:06

akijinさん、お忙しいところ早速のご回答いただきまして、大変ありがとうございました。

保存媒体が原本でなくても良いことが分かり、大変助かりました。

また不明な点が出た際は、質問させていただきたいと思いますので、是非今後ともよろしくお願いします。

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