相談の広場
人事に初めて異動となり、右も左もわからないまま質問させていただきますので、よろしくお願いします。
超過勤務表は労基法109条において3年の保存期限を設定していることは確認しました。
しかし税務上の給与資料としては7年間の保存が必要と税務署から回答をいただきました。
ここでいう「給与資料」とは超過勤務表そのもの(原本)をさしているのでしょうか?
それとも給与台帳として超過勤務の内容を記録しておけば、原本は該当しないという考え方で大丈夫でしょうか?
お忙しいところ大変恐縮ですが、どなたかご回答の程よろしくお願い申し上げます。
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> 人事に初めて異動となり、右も左もわからないまま質問させていただきますので、よろしくお願いします。
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> 超過勤務表は労基法109条において3年の保存期限を設定していることは確認しました。
> しかし税務上の給与資料としては7年間の保存が必要と税務署から回答をいただきました。
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> ここでいう「給与資料」とは超過勤務表そのもの(原本)をさしているのでしょうか?
> それとも給与台帳として超過勤務の内容を記録しておけば、原本は該当しないという考え方で大丈夫でしょうか?
>
> お忙しいところ大変恐縮ですが、どなたかご回答の程よろしくお願い申し上げます。
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法令上文書等の保存については、期間、場所等困りますね。
今や、電子化での保管することも可能としています。
文書保管についての規則規程を設定すれば可能でしょう。
これによれば、原本保管はしなくてもよいと考えますね。
<電子データにより書類を保存する場合の要件>
平成15年5月26日更新
近年、労働者名簿、賃金台帳等をフロッピーディスクやCD-R、MO等の電子データで保存する企業が増えていますが、労働基準法や労働安全衛生法等により、適法と認められるためには、次の要件を満たしている必要があります。
1 賃金台帳等(労働基準法関係)
電子機器を用いて磁気ディスク、磁気テープ、光ディスク等により調整された労働者名簿、賃金台帳に法定必要記載事項を具備し、かつ、各事業場ごとにそれぞれ労働者名簿、賃金台帳を画面に表示し、および印字するための装置を備え付ける等の措置を講ずること。
労働基準監督官の臨検時等労働者名簿、賃金台帳の閲覧、提出等が必要とされる場合に、直ちに必要事項が明らかにされ、かつ、写しを提出し得るシステムとなっていること。
他、安全衛生法等の関係による「健康診断個人票労働」に関する保存される場合の要件も同時に履行されております。
<法令上保管が決められた期間>
賃金
賃金台帳、時間外手当申請、休日出勤手当申請 3年 閉鎖後 労働基準法109
賃金台帳、賃金引当金計算書 7年 作成日 法人税法施規59
源泉徴収票、年末調整表 7年 作成日 法人税法施規59
退職手当・引当額算定調書、退職所得申告書 7年 作成日 法人税法施規59
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