給与計算ミスの削減について

> いつも勉強させていただいております。
> 昨年から給与計算に携わっております。
>
> メインはPCA給与を使用しておりますが、毎月起こるいろいろな事象　転勤・異動・入退社・結婚・扶養家族の増加・減少　などなど・・・
> すべてこちらで把握して通勤費の精算等は手計算です。
> 上司にチェックしていただいていますが２人でチェックしてもなお抜け漏れ／ミスが発生しています。
>
> 皆さんはどのようにしてミスの起こらないような体制を作っていらっしゃいますでしょうか？アイディアがございましたらぜひ教えてください。

こんにちわ。
参考になるかは分かりませんが、まず変更事由を全て一覧表で作成します。新旧対比表のようなもの。
それとは別に、固定的賃金の場合は、前月の給与に対しての増減表を作成します。

この2重のチェックと２人で確認作業していますので、支給ミスはなくなりました。
（途中での再計算中に発見できるようになりました。）

全てのチェックに共通すると思うのですが、パソコン上の画面でのチェックは、チェック漏れを作る原因になると思います。

紙という原始的なやり方かもしれませんが、プリントアウトしたものでのチェックも必要かと思います。

オレンジcubeさんのおっしゃる様に、紙で地道にチェックするのが最も確実な方法だと思います。
デジタル化の世の中ですけど、時にはアナログも必要です。

私が事務初心者だった頃は、「年間スケジュール」と「月間スケジュール」の2つで管理していました。

●年間スケジュール

固定行事チェック（労働保険申告、算定、賞与支払日など）。

●月間スケジュール

これは特にその月に必ずしなきゃいけないイレギュラー処理事項を記入して管理していました。
扶養親族増減、保険料変更、特別手当加算、月変チェックなど。
これらを給与計算時や処理が終わった時に1つ1つ消していきます。

おかげさまで大きなミスはありませんでした。
さすがにもう年間スケジュールは必要ありませんけど。

私はまずエクセルでメモのように書き出していきます。

≪６月分≫
　0001　○○さん　家族手当変更　1000円　←奥さんが就業
　9000　△△さん　住所変更　　　　←引越し
　　　　　　　　　通勤費　5000円　←引越しに伴う

≪７月分≫
　1000　○×さん　生命保険　10000円に変更

≪８月分≫


≪９月分≫
　3000　××さん　定年退職に係る手続き


↑↑↑
こんな感じでとにかく給与に係ることが起こったら
すぐに書き込みます。
数ヶ月先でも分かっていることはすべてです。

それを１ヶ月ごとにプリントアウトして、
給与計算の資料と一緒に保存しています。

もちろんデータでも保存しているので
遡ってみることも可能だし、
一言添えたほうが後から見ても理由がわかるので。

他にも手当ごとにも表は作成してあります。
住宅手当、免許手当、社内預金、、、、などなど

それをメモをもとに変更する訳です。

これは私が総務を引き継いでから
ミスのないように独自に始めたことなので
他の人にはやりにくいかもしれません。

他の方の回答を参考にしつつも
自分のやりやすい方法で考えてみるのもいいと思いますよ。

> オレンジcube様

　アドバイスありがとうございます。
　全項目を含む一覧表の作成はちょうど上司のアドバイスで作成中でした。また、紙で打ち出したものでチェックをしています。

　この全項目を含む一覧表で抜け漏れが減るといいのですが・・・。

> > オレンジcube様
>
> 　アドバイスありがとうございます。
> 　全項目を含む一覧表の作成はちょうど上司のアドバイスで作成中でした。また、紙で打ち出したものでチェックをしています。
>
> 　この全項目を含む一覧表で抜け漏れが減るといいのですが・・・。

こんにちわ。
だいぶ減ると思います。
また、２重チェック、できれば３重チェックなど、違う人の目でチェックすると、間違いが発見されたりもします。

お互いがんばりましょう。

＞うめきりさん

　アドバイスありがとうございます。
　
　エクセルにメモとして残す方法は私も取っているのですがメモすること自体を忘れてしまった場合はアウトですよね。

　手当ごとの表とは住宅手当に該当する方は誰、等の表を別途作成されているということでしょうか。これはどんなときに役に立ちますか？

＞ARIESさん

　アドバイスありがとうございます。

　私もアナログ方式でチェックはしているのですが通勤費の精算などは手計算なので間違うときがあります。
　皆さんどうしているのでしょうか・・・。

> > オレンジcube様
>
> 　返信ありがとうございます。
> 　
> 　私もこれまでの勤務先で給与はダブル・ときにはトリプルチェックが当たり前の会社でしたので、現勤務先にて上司が　せっかく私に引き継いだのにそれをチェックしなければならないのは時間の無駄、引き継いだ意味がない　とチェックをしたがりません。
>
> 　むしろ入社1年目に1人で給与計算させるほうが怖いと思うのですが・・そのような意識には驚きました。

こんにちわ。
その上司のチェックと言う考え方がおかしいですね。

実際の給与担当者は１から10まで全てのチェックが必要です。

でも、上司の方は、１から10までチェックする必要はないと思います。変更された箇所を中心にチェックし、後は、それこそ担当者に任せると言う考え方がなぜできないのでしょうか。

そういう方に限って、間違ったりすると文句を言うのですよね。

部下に任せるということと、ノーチェックの意味を履き違えていますね。

大変ですね。
がんばってください。

> ＞ARIESさん
>
> 　アドバイスありがとうございます。
>
> 　私もアナログ方式でチェックはしているのですが通勤費の精算などは手計算なので間違うときがあります。
> 　皆さんどうしているのでしょうか・・・。

こんにちわ。
就業規則や給与規程でどのように明記されているかにも寄りますが、当社では、窓口精算と同じ方法を取っております。

どういうことかと申しますと、個人毎に購入されているので、購入日は本来ばらばらですが、当社では４月と10月に６ヶ月定期券代を支給していること、また変更のルールとして前月末日までに変更の申請をすることとしています（原則）ので、通勤費の清算は月単位でしております。

> 　エクセルにメモとして残す方法は私も取っているのですがメモすること自体を忘れてしまった場合はアウトですよね。

それを忘れては他に覚えておくしかないと思うのですが。。。

> 　手当ごとの表とは住宅手当に該当する方は誰、等の表を別途作成されているということでしょうか。これはどんなときに役に立ちますか？

　個人的なやり方ですが、

　○妻（配偶者）の氏名　扶養になっているかどうかに係らず
　　←以前扶養に入っていたなどの情報が分かるため

　○家族手当の対象の子供の氏名・生年月日
　　←当社は１５歳までしか家族手当の対象とならないため

　○住宅手当の金額
　　←当社は扶養家族の有無によって金額が変わるため

以上のように、一人扶養が減ったり増えたりするだけで
住宅手当にも変動があることが多いので
この二つは一つの表にまとめています。

他には免許手当なら、免許の種類によって支給額も変わる為
種類別に一覧にして管理します。

交替手当なら１ヶ月の勤務をみて
今月は３交替だけど来月は２交替に戻るなどとメモも一緒に書き込みます。

そうしていろんな表によって出した合計金額と
給与計算上の金額を合わせていきます。

どちらかしか訂正していなかったりすれば合計は合わないので、
自分の中での二重チェックの意味も込めております。

最初の回答でも言ったように
私のやり方なので、他の人にはやりにくい部分もあるかもしれません。

とにかくミスのないように、忘れないように
その一心でメモっています。

どんな方法でもいいので
チェックのできる方法があるといいですね。

＞うめきり様

　大変遅くなりましたが丁寧なアドバイスありがとうございました。

　こういった情報は全て給与ソフトに入っているので　改めてエクセルデータとして取り出す必要がないのではないかとも思いましたが、まずはミスを無くすために何でもやってみようと、遅ればせながら表を作成し　支給額と照らし合わせをしました。ありがとうございます。

>オレンジcube様

　大変遅くなりましたが度重なるアドバイス、本当にありがとうございます。

　さて、本題からはずれますが、疑問に思っていたことをオレンジcube様がちょうど書いていらっしゃったので伺います。

　定期代の精算の場合、手数料はどうなさっていますか？
　また、複数路線利用者の場合、手数料は複数鉄道会社分引いていますか？


> > ＞ARIESさん
> >
> > 　アドバイスありがとうございます。
> >
> > 　私もアナログ方式でチェックはしているのですが通勤費の精算などは手計算なので間違うときがあります。
> > 　皆さんどうしているのでしょうか・・・。
>
> こんにちわ。
> 就業規則や給与規程でどのように明記されているかにも寄りますが、当社では、窓口精算と同じ方法を取っております。
>
> どういうことかと申しますと、個人毎に購入されているので、購入日は本来ばらばらですが、当社では４月と10月に６ヶ月定期券代を支給していること、また変更のルールとして前月末日までに変更の申請をすることとしています（原則）ので、通勤費の清算は月単位でしております。

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