通勤交通費申請書の更新について

こんにちは。

当社の対応をお答えします。（社員100名程度の会社です）

　質問1についての回答

　交通費に変更があった場合（転居、運賃改正等）は、社員が変更届を提出することになっています。
　提出がない場合でも、現給与担当者は、独自で交通機関の情報を仕入れ、支給時期に本人に確認をとっています。
　公共交通機関使用の定期代は、6カ月定期実費が前月給与に振り込まれ、購入後に社員が定期券のコピーを提出することを義務付けています。

質問2についての回答

　自転車通勤者には、距離に応じて非課税の通勤交通費に準じた額を支給しています。よって、雨の日はそれを充当することになります。


　当社でも、通勤経路があやしいという問題が起こり、3年ほど前に自転車通勤者に（自転車が存在するのですぐにわかります）、通勤届の再提出を求めました。
　結果ほぼ実態どおりになりましたが、中には電車通勤申請をしつつエコだと言い張って自転車通勤をする者もおります。
　ちなみに就業規則には、「実態と異なる申請をした場合は処罰の対象となる」という記述もありますが、通勤距離に換算すると、自転車通勤申請の方が交通費が高くなってしまうことが判明したため、役員に報告後は放置状態となっています。本人もあえて自転車に変更する気はないようですし。

　また通勤申請は「最短区間とする」とありますが、何を持って最短とするかの明確な表記がないため、時間の最短、距離の最短の問題がたまにおこります。
　よって経路については、「明らかに住居と離れている」といったことがないかぎり、申請通りに処理しています。

> いつもお世話になっております。
> 約400名の会社の総務の者です。質問がありますので、ご教示願いたいと思います。
>
> 通勤交通費についてですが、
> 最初（入社時）に申請をしてから（変更があった場合は、その都度申請）、
> 定期的に交通費申請の更新を行っていません。
> 入社してから、人事異動や個人的に転居がなかった場合、
> 入社時の金額を支給しています。
>
> バス通勤を申請してるのに自転車で通勤している人や、
> 通勤経路が明らかにおかしいのでは？という人がおり、
> 一度全社員に通勤交通費の申請書を再度提出してもらおうと考えています。
>
> 質問１
> 通勤交通費の申請は、定期的に再提出をしてもらっていますか？
>
> また、その際に定期券のコピーを添付させた方が宜しいでしょうか？
>
>
> 質問２
> 自転車通勤の人の雨天時の交通費は、支給していますか？
>
>
> 他の会社さんでは、どの様に実施されているか知りたいので、
> ご返答をお願いします。

こんにちは。
基本的には、入社時、転居した時、料金の値上げ等による定期券代が変更される時及び経路を変更する時に提出してもらいますが、それ以外には提出してもらっておりません。

また、申請時にある程度調べ、その時に指摘するようにしております。

自転車通勤者の雨天時の交通費は支給しておりません。

> いつもお世話になっております。
> 約400名の会社の総務の者です。質問がありますので、ご教示願いたいと思います。
>
> 通勤交通費についてですが、
> 最初（入社時）に申請をしてから（変更があった場合は、その都度申請）、
> 定期的に交通費申請の更新を行っていません。
> 入社してから、人事異動や個人的に転居がなかった場合、
> 入社時の金額を支給しています。
>
> バス通勤を申請してるのに自転車で通勤している人や、
> 通勤経路が明らかにおかしいのでは？という人がおり、
> 一度全社員に通勤交通費の申請書を再度提出してもらおうと考えています。
>
> 質問１
> 通勤交通費の申請は、定期的に再提出をしてもらっていますか？
>
> また、その際に定期券のコピーを添付させた方が宜しいでしょうか？
>
>
> 質問２
> 自転車通勤の人の雨天時の交通費は、支給していますか？
>
>
> 他の会社さんでは、どの様に実施されているか知りたいので、
> ご返答をお願いします。


①異動・転居など、証拠書類の伴う異動があった場合（通勤経路が変更になる時）のみ、申請をしてもらっています。
その際、経理の方でも自宅最寄り駅から会社最寄り駅までをネットで検索して確認していますので、定期券の写しも不要です。

②自転車は基本的に認めていないので、雨天時の交通費は発生しません。公共の交通機関での最短（最安）金額をお支払いしています。
また、こっそり自転車通勤してる人には、「会社は承認してないから、もし通勤途中に事故に巻き込まれたりしても労災が降りないから大変ですよ。」と脅かしています。これは結構効き目があるようです。

すでに御案内がありますが、企業内監査上からも経費等の不正請求等のチェックも必要でしょう。
また、通勤時点での事故等による労災等の確認も必要となりまうので、諸規程での適時チェック、購入定期券コピーの提出、住居等の確認も必要でしょう。
不正等ではお話にもあります、処罰等の為しますので人事経理部門担当者等との年次チェックも必要でしょう。

御参考のＨＰがあります。

【労務管理】ＨＰ
通勤手当の不正受給を防ぐには

【回答者】社会保険労務士　山本礼子
http://www.tkc.co.jp/senkei/backnumber/0803/consult.html

ＭＩＤＯＲＩＳさん、ご返信ありがとうございます。

> 質問2についての回答
>
> 　自転車通勤者には、距離に応じて非課税の通勤交通費に
> 　準じた額を支給しています。よって、雨の日はそれを
> 　充当することになります。
　　　　↓

自転車通勤者の通勤交通費の支給額の算定は非常に難しいですよね。


> 　ちなみに就業規則には、「実態と異なる申請をした場合は
> 　処罰の対象となる」という記述もありますが・・・・
　　　　↓

私の会社の通勤交通費の支給について記載している規程には、
上記のような文面がないので、今後規程の見直しの際に、
提案してみます。