資格取得状況を把握

KSSOMUさん、こんばんは。

弊社の場合は、弊社が必要とする免許資格等は必ず原本コピーをとっています。･･･会社が業務命令によって資格取得をさせた場合や、中途入社者で弊社が必要とする免許を持っていたならば、やはり原本からコピーし登録しています。

･･･労働安全衛生法の資格等や、危険物取扱者、あるいは防火管理者等々考え出したらいろいろありますよね。

弊社の場合は、弊社が必要とする「免許資格」等明記した上で、それらを所持し、実際にそれらによって弊社業務に従事する者については手当を支給する、という事になっています。

また、免許資格等別、個人別に誰がどういう免許資格等を所持しているのか一覧表形式にしております。

･･･アンケート形式よりも原本確認を蓄積した方が確実かと思います。もちろん確認作業をする上では「会社としてこういう理由で必要であるから」という理由を明確にした上でないと社員さんの方で不審に感じる方もあるかもしれませんので、注意が必要ではありますが。

以上、ご参考になる点があれば。

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> 来年の就業規則の変更に伴い、資格の取得状況を把握していきたいと思っております。皆様は社員の資格状況をどこまで把握して記録していらっしゃいますか？今回は資格手当の範囲にないものも、手当の範囲を広げ全体の見直しをしていこうかと思っているところです。
> そのようなアンケート等を行っていきたいとおもっております。実施されている方はどのようなアンケートで実施しているでしょうか？よろしければご教授していただくと助かります。

資格手当の支給対象把握のための資格取得状況の確認と、
資格手当の見直しのための資料としての確認は、
分けて考えたほうがよろしいかと思います。

資格手当の支給対象の把握という意味では、
人件費の総額にもかかわってくることですから、
原本やコピーで確認し、それを記録されるほうが望ましいでしょう。
資格によっては、有効期限があるもの（たとえば宅地建物取引主任者など）もありますから、
本人の申告だけでは、いつの間にか有効期限が切れていたというようなことも起こりえますので。
また、本当は取得していないのに、取得済みとウソをつかれても困りますからね。

これに対し、資格手当の見直しの資料としての確認については、
現時点ではまだ支給対象となるかどうかも不明なわけですし、
原本やコピーで確認することまでは不要でしょう。
実際に支給対象にすると決まった時点で確認すればよいだけのことですから。
私見ですが、参考資料としての確認であれば、無記名のアンケートがよいのではないかと思います。
世の中にはいろいろな資格がありますから、
どこまでを申告してよいのか、従業員には判断しづらいケースもあるかと思います。
使用者側はよく知らないけど、業務に役立つ資格もあるかもしれません。
「この人はこんなものまで書いてきた」と思われたら恥ずかしい、というような理由で、
本当は業務に役立つ資格なのに、それを記載しないというようなこともありえるでしょうし、
資格手当が出るなら申告するけど、出ないなら申告したくないという方もいらっしゃるでしょう。
無記名のアンケートなら、そういった方でも書きやすいかと思います。
その際、資格手当の対象範囲を広げることが検討されているため、業務と直接関係なさそうな資格でも記載してほしい、という旨を伝えておくと、
どんな資格をもっているのかを幅広く確認するという意味で有効なのではないかと思います。

KSSOMUさん　　こんにちは

お二方のご意見がありますが、社内内部監査上からご意見させていただきます。
基本は、企業の業務遂行上必要不可欠とする資格、免許証等の取得については、企業と労働者との雇用契約を結ぶ上にも必要不可欠であると思います。
業種によりますが、当該資格免許がなければ、当該業務を行えないわけですから企業担当者としてもその正本の提示、またはコピーの提出、保管が必要でsると思います。また、更新時には当該更新証明書の提出あるいはコピーの提出、保管を為すことも必要不可欠でしょう。
通常では、コピーにより更新時に合わせて管理を行うことも必要でしょう。
ここ最近、新規資格取得あるいは更新による場合、会社が当該費用等を負担する場合、社員の対象等での当該費用の返還に対する訴訟等も起きています。
やはり、管理体制からも資格取得時の費用負担管理規則を充分に為さることが必要でしょう。

ご質問事例とは異なりますが、教育訓練等に関する返還請求に関する説明があります。

独立行政法人労働政策研究・研修機構Hp

Home > 個別労働関係紛争判例集 > 5．人事制度 > （42）教育訓練（研修・留学費用の返還）

教育訓練（研修・留学費用の返還）
http://www.jil.go.jp/hanrei/conts/042.htm

すーぱふらい様
ありがとうございます。
アンケートにしろ確認作業にしろ、確認作業による説明をきちんとしないとまずいですよね、不審感がでないよう努めます。助かりました。

Maria様
ご返信ありがとうございます。
アンケートの無記名は思いつかず、ご本人のアピールといった感じで捉えておりました。上司に聞いておきます。また支給対象となったときに確認資料を提出の所は同じ考えで安心しました。重ね重ねありがとうございます。

akijin様
ありがとうございます、今回は資格手当の部分を手厚くできればと思います。教育費用は社員の負担を減らし、手当もはばをきかせたいと考えております。また資格のはばをきかすことになれば管理も必要不可欠となるので受けついだ資料をしっかりまとめようかとおもいます。貴重なご意見ありがとうございます。

> アンケートの無記名は思いつかず、ご本人のアピールといった感じで捉えておりました。上司に聞いておきます。

個人のアピール場としての位置づけであれば記名でないと意味がないですね。
アンケートの趣旨をどう位置づけるかによって、形式も変わってくるかと思いますので、
まずはそのへんをはっきりさせておいたほうがよいでしょうね。