会計業務　業務フロー

naotosama さん

こんにちは

「会計業務フロー」改善についてご提案申し上げます。
長くなる場合は幾つかに分けて説明させて頂きますのでご検討ください。

その前にお分かりかと思いますが、「会計業務」は会社によって随分とその領域も作業内容も異なります。
文面から会社事務作業全般をやられているように見えますのでそれを想定してご提案申し上げます。

まず業務をいくつかに分けて、それぞれの関係を明らかにするところから始めます。
１．会社間での取引について（これを債権、債務管理業務とします。）：
　債権債務管理業務は更に債権管理と債務管理に分けます。
１－１．債権管理業務の範囲を定義します。
１－２．債務管理業務の範囲を定義します。

２．在庫品、製品、固定資産管理業務について
　・１．に関した製品や商品、会社資産の固定資産についての管理を在庫管理と固定資産とに大別します。
　（固定資産管理の中に、固定資産、建設仮勘定、リース資産管理、減損、除去債務、長期前払金等の管理業務をここに入れます。）
３．出納業務
　・主として現金、預金の管理業務を言います。（手形も）
４．人事・給与業務
５．会計業務（仕訳起票から決算資料作成まで）
６．子会社があれば連結会計業務
ざっとですが、以上のものを大きなマルで記述し、それぞれの関係を何本かの線で結びます。
そして、その線を係る情報または書類の流れを捉えてその方向への矢印に変えます。
ここまでが業務把握の概要の捉え方の提案です。

naotosama さん

その１提案を具体的な案を示す前になぜしたかをお話します。

よく「業務改善」を委ねられますと市販の本を購入したり、ＷＥＢで検索したり、それまでの経験（他社）から提案をされる方々ともお会いしてきました。
　その会社内部の方々の提案も含め、自社の実情や歴史、環境を無視した提案が意外と多いのに気づきました。
　結果、「どこの会社の業務改善か」「金があれば誰でもやる」「時間があれば」「人がいれば」等大半が反発されています。
　ごもっともであります。それ故に私を呼んでくださっているのですが（自己満足）

先の提案は、業務をざっくりと把握して頂く為の最初の作業提案です。

その１作業によって、絞り込んだ「５．会計業務」に全て矢印が向いていたかと思いますが如何でしょうか

次は貴殿がエクセルを使用できることを前提に貴社業務をその１で分類しましたものと関係部門および具体的な作業、書類等織り込んだ現状業務分析表を作成する手順をご紹介させていただきます。

有難うございます。
以下の点について回答とご質問がございます。
>
> こんにちは
>
> １．会社間での取引について（これを債権、債務管理業務とします。）：
> 　債権債務管理業務は更に債権管理と債務管理に分けます。
> １－１．債権管理業務の範囲を定義します。
> １－２．債務管理業務の範囲を定義します。

おもにマネジャーの方(以下M)がしております。

> ２．在庫品、製品、固定資産管理業務について
> 　・１．に関した製品や商品、会社資産の固定資産についての管理を在庫管理と固定資産とに大別します。
> 　（固定資産管理の中に、固定資産、建設仮勘定、リース資産管理、減損、除去債務、長期前払金等の管理業務をここに入れます。）

事業内容からいって、在庫は扱っておりません。商品の売買をする業種ではございません。

> ３．出納業務
> 　・主として現金、預金の管理業務を言います。（手形も）
Mがしております。口座管理、小口現金の管理です。会社が数社あるので、大変でありますが。

> ４．人事・給与業務
Mがしております。給与に関しては給与ソフトを使ってないので、
使うことを会社に提案したいのですが。明細もエクセルで出している状態です。
　
> ５．会計業務（仕訳起票から決算資料作成まで）
私が一部しております。(ファンド関係)。本体のはMがしております。ただし、見ている感じでは、もっと効率化できると思います。仕訳１つしても細かすぎる感じです。適用も支払先だけ書けばいいと思いますが。補助元帳を作っても適用に補助元帳の名前入れていては2重になってしまって、不効率だと思います。決してMさんのことを悪くいったり、否定しているわけではないのですが。
> ６．子会社があれば連結会計業務
> ざっとですが、以上のものを大きなマルで記述し、それぞれの関係を何本かの線で結びます。
> そして、その線を係る情報または書類の流れを捉えてその方向への矢印に変えます。
> ここまでが業務把握の概要の捉え方の提案です。

結構難しいですねえ。


> naotosama さん
>
> こんにちは
>
> 「会計業務フロー」改善についてご提案申し上げます。
> 長くなる場合は幾つかに分けて説明させて頂きますのでご検討ください。
>
> その前にお分かりかと思いますが、「会計業務」は会社によって随分とその領域も作業内容も異なります。
> 文面から会社事務作業全般をやられているように見えますのでそれを想定してご提案申し上げます。
>
> まず業務をいくつかに分けて、それぞれの関係を明らかにするところから始めます。
> １．会社間での取引について（これを債権、債務管理業務とします。）：
> 　債権債務管理業務は更に債権管理と債務管理に分けます。
> １－１．債権管理業務の範囲を定義します。
> １－２．債務管理業務の範囲を定義します。
>
> ２．在庫品、製品、固定資産管理業務について
> 　・１．に関した製品や商品、会社資産の固定資産についての管理を在庫管理と固定資産とに大別します。
> 　（固定資産管理の中に、固定資産、建設仮勘定、リース資産管理、減損、除去債務、長期前払金等の管理業務をここに入れます。）
> ３．出納業務
> 　・主として現金、預金の管理業務を言います。（手形も）
> ４．人事・給与業務
> ５．会計業務（仕訳起票から決算資料作成まで）
> ６．子会社があれば連結会計業務
> ざっとですが、以上のものを大きなマルで記述し、それぞれの関係を何本かの線で結びます。
> そして、その線を係る情報または書類の流れを捉えてその方向への矢印に変えます。
> ここまでが業務把握の概要の捉え方の提案です。

naotosama さん

いよいよ、「会計業務改善」前提の現業務分析表の作成手順を記述し、それを提案させて頂きます。
尚、これを作成した上で、どこをどのように改善すれば、どのような効果があると言うことを思案し、結果の業務フローを作成し、提案してみてください。

それでは、新規作成でエクセルを開いてください。
画面に図形機能は表示されていますか、見当たらなければ追加して表示してください。

作成に当たって、基本的作成構想をお話します。
１．２つのブックを作成します。（現在は未だ作成しないで結構です。）
２．おのおののブックでは複数のシートを使用します。
　　その１．の区分けした貴社に該当する業務の数のシートを使用します。
　　（業務別シートとなります。）
　　この業務別シートは基本を１シート作成してから、シート全体をコピーして他業務シートを作成します。

【業務別シート共通レイアウト作成手順】
１．縦軸は時間推移を暗黙で表します。
２．１行目は作表のタイトル行として「〇〇業務　現状分析表」とでもしてください。
３．２行目は係る組織部門や課の名称や「会計事務所」「外部団体・企業」「社員」等入力します。
４．最左端列（Ａ）には外部関係として取引先、得意先、銀行等金融機関、健康保険組合、年金、自治体等との関係の書や金を記述する構想です。
５．Ｂ列は貴社委託の会計事務所
６．Ｃ列以降はその１．で関係した貴社内部の部課を設定します。
７．最右欄は社員・役員を設定します。
各欄とも図を入れますので大きめに幅を調整してください。
８．用紙の向きや大きさは完成後、圧縮率等を利用して調整してください。

次は債権管理業務を想定し、具体的な記述をご提案させて頂きます。

naotosama　さん

ご返信ありがとうございました。

内容から貴社が金融関係の業種であると推察いたしました。

と言うことから、委ねられた業務改善は、主として対象業務は「ファンド」であり、係る約定管理であり、顧客管理であり、そこに関する（会計業務含む）書類（契約書含む）の流れや内容（保存含む）のように思いましたが如何でしょうか

そうでありました場合、その１．提案の貴社業務関係についてはｏｋですね。

次に更に突っ込んで関係業務の現状詳細は把握してますか

少々、あやふやでしたら、その３以降の提案を検討され、まずは現況、現状を整理するところから進めると良いと思います。

可視化するとより鮮明に改善案も出てくる、改善案を提案する場合現状の図や改善後の図は説得力も違うと思いますが

返信と前後してしまいましたが、基本的なシート作成手順をご理解いただければこれで終了させていただこうかと思いますが如何でしょうか