株主、株主名簿について

古くかあります中小企業の方々から同様のご質問はあります。

問題となりますのは、所在不明株主の次のいずれの要件も満たす場合には、当該株式について売却などの処分ができるようになります。
I.株主名簿に記載・記録された株主の住所またはその者が会社に通知した宛先に対して発した通知および催告が、継続して5年到達しないこと。
II.当該株式の株主が、継続して5年間剰余金の配当を受領していないこと。
III.当該株式について登録質権者がある場合には、当該登録質権者についても、上記I.、II.の要件を満たすこと。

所在不明株主の所有株式処分は、競売によるのが原則です。ただし、当該株式に市場価格のある場合は、市場価格として法務省令で定める方法により算定される額をもって売却し、市場価格のない株式については、裁判所の許可を得て、競売以外の方法により売却することができます。この場合は、当該許可の申立ては取締役が2人以上の場合は、その全員の同意によらなければなりません。

さらに、裁判所の許可を得た場合は、会社が当該株式を買い取ることもできます。自己株式買い取りには、原則として株主総会の決議が必要になりますが、この場合は特例として取締役会で（1）買い取る株式の数（種類株式発行会社にあっては、株式の種類および種類ごとの数）、（2）株式の買取りをするのと引換えに交付する金銭を決議すれば足ります。

所在不明株主の株式処分を行う場合は、厳格な公告および通知手続きを踏まなくてはなりません。会社は処分しようとしている株式について、
I.当該株主の氏名・住所、その株式の種類・数、株券を発行した場合は株券番号
II.その株式を売却などする旨
III.利害関係人に対して売却などの処分に異議がある場合、一定期間内に異議を申し立てるべき旨

を公告し、かつ株主名簿に記載または記録した当該株主および登録株式質権者の住所に通知しなければなりませんので、注意が必要です。

当該株式を売却または買い取った代金は、所在不明株主が現れたら支払えるように準備をして待つか（この場合、売却代金債権の消滅時効は10年となります）、債権者不確知として法務局に供託をして、代金支払債務を免れることになります。

ここでは、最低限5年の経緯が必要となりますから、現株主、不明株主等への決算報告、株主総会通知等行い、買い取り請求等の報告を行うことが賢明でしょう。

akijinさま

この度は、返信頂き、ありがとうございました。
参考にさせて頂きます。