海外出張精算全般について

海外出張精算全般について

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2013-10-31

(長文失礼します。) 今回相談したい事は、ある社員(1名)にどのようにきちんと出張旅費を精算させるかという内容です。 わたしは小さな企業での総務担当者です。経理と総務を兼任していた上司がいましたが定年退職しました。弊社は業種柄外国人社員がおり、海外出張も年にたまに発生します。 税務調査が過去何度か入ったことがあります。その度に売上の方の調査がメインで多額の出費のもの以外はほとんど経費の方は調べられずに、指摘がありませんでした。 基本的に税務調査で指摘を受けたら修正するというのが経理の前任者(つまり元上司)のスタンスで、出張旅費に関しては精算は自己申告制において社員の要求するままに行っていました。出張旅費規程も昔作成したようですが、存在しないに等しいです。上記1社員(外国人)だけが日当を要求し、しかも世間相場よりも0がひとケタ多い額なのに、彼からの異議を恐れていたのか、(恐らく薄々まずいと分かっていたのでしょうが)要求のまま払ってきました。どのくらいの期間かは不明です。 これは経理の後任者が問題点として挙げてきたので分かったことです。 今月から新しい会計年度になったので、解決策として、いろいろ資料を調べて出張旅費規程を作成しました。他の社員にも正式に日当を支払うことになるし、その金額も世間相場から外れない額に設定しました。ただ、当然その社員の日当額は下がる事になります。あの国税庁の基本通達（1.全社員にバランスが保たれている事、2.同規模同業者のものとの相当の額や、海外出張旅費は社会通念上不当に多額でないもの）と世間相場の資料を含め全部英訳して各社員に回覧しました。 例の社員はいままで問題がなかったと思っていたので、というよりは経理の前任者(元上司)が肝心な事をあまりコミュニケーションしないで内々に処理していたからだと思いますが、ショックだったみたいです。 以上が背景です。 その旅費規程には(内容はネットで検索したひな形から取った基本的事項しか載せていないもの)精算の際は、領収書または証明書類を添付する事、そうでなければ自己負担という記載があります。 その社員は異議を唱えましたが、外国の一部の国々(どことは明記しません)ではタクシーや時には飲食店でさえ領収書を発行しない、そういう習慣自体がないところがあるそうです。ネットで調べたら事実そういう国あることは確認できました。 それで通常の処理として、出金伝票を書かせるというのがあると思いますが、このようにきちんとしたシステムを全く導入していなかった期間が相当長いだけでなく、この社員の普段の働きぶりや振る舞いを見ていると、書いてきてくれと頼んただけでは実行するとは到底思えません。 また、いままでの日当も並はずれて高いことも文章や口頭で伝えたのですが(そもそも旅費規程がないなら日当は払えない事も。)、これもあまり納得していない様子なので、納得できないなら、いままでの日当を払う代わりにに所得税を取ると経理が伝えました。 領収書なしの申請に関しては、この社員をどうにかするしか方法がないのか、それとももっと簡単な申請の方法があるのか、お知恵をご伝授していただけたら幸いです。厳しくしろと口で言うのは簡単ですが、なかなか頭の痛い問題であります。 よろしくお願いします。