基礎年金番号の取り扱いについて

お疲れさんです。
人事担当者ですと社会保険関係での社員個人の情報管理には一番注意をはらいますね。
確か年金関係、雇用補完関係など今はすべてに個人番号が設定されています。
相当以前ですと、確かに社員の年金手帳、雇用保険関係書類を人事部門で保管していた記憶があり
今は、下記説明と厚生年金保険法施行規則で決められています。
ただ、今はほとんどがその番号の確認の意図でコピー保管などするケースもあります。なぜなら、ほとんどがPC保管管理ですよね。時としてPCの稼働ができないときなどに合わせてのコピー保管です。


事業主は、被保険者の資格取得時などにおいて年金手帳を確認した後、これを被保険者に返付しなければならないと、厚年則16条（厚生年金保険法施行規則）に定められています。雇用保険の被保険者証等も会社が保管することは、雇保則10条（雇用保険法施行規則）によって認められていません。


厚生年金保険法施行規則
（年金手帳の返付等）
第十六条　事業主は、第三条第一項又は第二項の規定によつて年金手帳の提出を受けたときは、当該年金手帳を確認した後、これを被保険者又は七十歳以上の使用される者に返付しなければならない。この場合において、第三条第一項第一号又は第二項の申出があつた者については、その者の年金手帳に変更後の氏名を記載しなければならない。
（年金手帳の交付）
第十七条　事業主は、第八十一条第二項の規定によつて年金手帳の送付を受けたときは、速やかに、これを被保険者に交付しなければならない。

マイナンバーだけで手続きは可能となっていますが。。。

現在、基礎年金番号と、マイナンバーがつながっていない人が多々いるようです。
海外勤務者（国内に住民票がないが、国内企業に雇用されている場合）や、共済加入者、
また、未成年の場合（国年加入前）。。。など

また、個人番号は、番号確認だけでなく本人確認もしなければいけません。

個人番号カード＝個人番号と本人確認が出来ますが、
個人番号通知カードは番号確認だけの書類で、別に本人確認が必要となります。
従業員が、個人番号通知カードの提出をされた場合は、本人確認の書類が必要となります。その一つに基礎年金番号通知書が入ってます。（基礎年金番号通知書だけでは確認不足になりますが。。。）

そのため、
個人番号カード（写真付）の物を提示された場合は、それだけでＯＫですが、
個人番号通知カード（紙）の場合は、
別途本人確認として、
運転免許書、パスポートなど顔写真付きの物を１つか、
基礎年金番号通知等の顔写真の無い書類２つ以上、、、がそろって、その個人番号が本人の物であることを確認したうえで利用できることになります。

そのため、もうしばらくは基礎年金番号（氏名、性別、生年月日）の確認もしてもらった方が良いでしょう。



> 社会保険の手続き等でマイナンバーを記入するようになって2年近くになりますが、
> 手続きの中で、基本的には基礎年金番号は扱わなくなったのではないか？と
> 思われますが年金手帳を個人から預かる必要性はあるのでしょうか？
> 上司からも、重要書類や重要な個人の基礎年金番号を預かる必要性はあるのか
> といわれましたが、「はいそうです」とははっきり言いづらく、なんとなく
> の作業をしています。会社ごとで決めればよいものではありますが、手続きにおいて
> 必要なのかどうかだけでも教えていただければと思います。
>

> お疲れさんです。
> 人事担当者ですと社会保険関係での社員個人の情報管理には一番注意をはらいますね。
> 確か年金関係、雇用補完関係など今はすべてに個人番号が設定されています。
> 相当以前ですと、確かに社員の年金手帳、雇用保険関係書類を人事部門で保管していた記憶があり
> 今は、下記説明と厚生年金保険法施行規則で決められています。
> ただ、今はほとんどがその番号の確認の意図でコピー保管などするケースもあります。なぜなら、ほとんどがPC保管管理ですよね。時としてPCの稼働ができないときなどに合わせてのコピー保管です。
>
>
> 事業主は、被保険者の資格取得時などにおいて年金手帳を確認した後、これを被保険者に返付しなければならないと、厚年則16条（厚生年金保険法施行規則）に定められています。雇用保険の被保険者証等も会社が保管することは、雇保則10条（雇用保険法施行規則）によって認められていません。
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> 厚生年金保険法施行規則
> （年金手帳の返付等）
> 第十六条　事業主は、第三条第一項又は第二項の規定によつて年金手帳の提出を受けたときは、当該年金手帳を確認した後、これを被保険者又は七十歳以上の使用される者に返付しなければならない。この場合において、第三条第一項第一号又は第二項の申出があつた者については、その者の年金手帳に変更後の氏名を記載しなければならない。
> （年金手帳の交付）
> 第十七条　事業主は、第八十一条第二項の規定によつて年金手帳の送付を受けたときは、速やかに、これを被保険者に交付しなければならない。


ご返信ありがとうございました。大変勉強になりました。弊社は手帳を一時的に預かって、PCの社員登録に入力すると、年金手帳は返却する形をとっております。
個人番号になってからは、そういった番号をPCの中に登録することについても
疑問があがっておりました。年金番号は社会保険の加入にともない、年金事務センターの手続きが済むと決定通知書がきますが、そこで預かった年金番号と照合するようなかたちで、「個人とのマッチができた」としています。今後はもう少しその在り方を考えて、上記の法をふまえて、話し合いをしていきたいと思います。ご丁寧にありがとうございました。

> マイナンバーだけで手続きは可能となっていますが。。。
>
> 現在、基礎年金番号と、マイナンバーがつながっていない人が多々いるようです。
> 海外勤務者（国内に住民票がないが、国内企業に雇用されている場合）や、共済加入者、
> また、未成年の場合（国年加入前）。。。など
>
> また、個人番号は、番号確認だけでなく本人確認もしなければいけません。
>
> 個人番号カード＝個人番号と本人確認が出来ますが、
> 個人番号通知カードは番号確認だけの書類で、別に本人確認が必要となります。
> 従業員が、個人番号通知カードの提出をされた場合は、本人確認の書類が必要となります。その一つに基礎年金番号通知書が入ってます。（基礎年金番号通知書だけでは確認不足になりますが。。。）
>
> そのため、
> 個人番号カード（写真付）の物を提示された場合は、それだけでＯＫですが、
> 個人番号通知カード（紙）の場合は、
> 別途本人確認として、
> 運転免許書、パスポートなど顔写真付きの物を１つか、
> 基礎年金番号通知等の顔写真の無い書類２つ以上、、、がそろって、その個人番号が本人の物であることを確認したうえで利用できることになります。
>
> そのため、もうしばらくは基礎年金番号（氏名、性別、生年月日）の確認もしてもらった方が良いでしょう。
>
>
>
> > 社会保険の手続き等でマイナンバーを記入するようになって2年近くになりますが、
> > 手続きの中で、基本的には基礎年金番号は扱わなくなったのではないか？と
> > 思われますが年金手帳を個人から預かる必要性はあるのでしょうか？
> > 上司からも、重要書類や重要な個人の基礎年金番号を預かる必要性はあるのか
> > といわれましたが、「はいそうです」とははっきり言いづらく、なんとなく
> > の作業をしています。会社ごとで決めればよいものではありますが、手続きにおいて
> > 必要なのかどうかだけでも教えていただければと思います。
> >


こんにちは。ご丁寧にありがとうございました。個人番号と本人の照合プラス
基礎年金番号ということで本人確認が成立するとのお話ですが、考えてみれば
たしかに本人を確認するためのものとしてはやはり必要ですね。その辺りも十分に確認しつつ、上司と話し合いをしたいと思います。急に、しかも一部の人だけの
考えでやめてしまうのは危険だと思っていましたので、このようなご説明を
受けることができて大変勉強になりました。ありがとうございました。