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社員の立替経費精算について

著者 ひとり事務員 さん

最終更新日:2021年08月03日 16:40

弊社では車通勤の社員が多く、会社の駐車場に停められなかった社員は近くのコインパーキングに停めてもらい、翌日に領収書を持ってきてもらい都度現金で精算しています。現在パーキングを利用している従業員は1名のみで、その従業員は日によって車通勤だったり自転車通勤だったりです。
自転車通勤の場合はパーキング代の精算はないため、本人が精算に来ない場合は自転車で来たとみなしこちらから声かけなど特にしていませんでした。
先日私が休みを取った翌日、二日分の精算があるかもと思いその従業員に聞いたところ、「土日はパーキング代が安いから精算してない。領収書もとってない」と言われ、今まで土日のパーキング代を従業員が自腹で払っていたことが発覚しました。
本人が精算しなくても良い、と言うのなら強制するものでもないのかと思いましたが、後になってやっぱり払ってくれと言われても、領収書もない・日によっては自転車通勤だったりする・停めるコインPによって金額も違う、等の理由もあり正確な金額を今更調べようもありません。
その従業員には「次から領収書持って来て精算してね」と伝えてますが、やはり土日分は精算に来ません。
立て替えた経費の精算をする・しないは従業員の判断に任せて問題ないのでしょうか。後々請求された場合、領収書がない場合でも会社は払う義務がありますか?

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Re: 社員の立替経費精算について

著者ぴぃちんさん

2021年08月03日 17:19

こんにちは。

いわゆる,通勤手当に該当するでしょうから,マイカー通勤において,駐車場代金を自己負担した場合において,その証が必要であるという規定ですから,そのように対応していただくことでよいかと思います。

領収証がない場合でも,出金伝票で対応することもありますが,貴社の規定が領収証をもってということであれば,それに従うがよいと思います。

対象者が一人しかいないようですが,複数人を毎日精算するのも大変であるかと思います。
申請・請求していただく期限を設けて運用していただくことが望ましいかと思いますよ。


> 立て替えた経費の精算をする・しないは従業員の判断に任せて問題ないのでしょうか

申請しないと支給しないと案内しているのに,請求しないのですし,ひとり事務員さんが促しても対応しないのであれば,問題になることはあまりないと思います。
まあ,提出の期限を月内とか決めてあれば,気にすることも少なくなるのかなと思います(期限を設けるときには,規定の改定にて対応していただくとよいと思います)。



> 弊社では車通勤の社員が多く、会社の駐車場に停められなかった社員は近くのコインパーキングに停めてもらい、翌日に領収書を持ってきてもらい都度現金で精算しています。現在パーキングを利用している従業員は1名のみで、その従業員は日によって車通勤だったり自転車通勤だったりです。
> 自転車通勤の場合はパーキング代の精算はないため、本人が精算に来ない場合は自転車で来たとみなしこちらから声かけなど特にしていませんでした。
> 先日私が休みを取った翌日、二日分の精算があるかもと思いその従業員に聞いたところ、「土日はパーキング代が安いから精算してない。領収書もとってない」と言われ、今まで土日のパーキング代を従業員が自腹で払っていたことが発覚しました。
> 本人が精算しなくても良い、と言うのなら強制するものでもないのかと思いましたが、後になってやっぱり払ってくれと言われても、領収書もない・日によっては自転車通勤だったりする・停めるコインPによって金額も違う、等の理由もあり正確な金額を今更調べようもありません。
> その従業員には「次から領収書持って来て精算してね」と伝えてますが、やはり土日分は精算に来ません。
> 立て替えた経費の精算をする・しないは従業員の判断に任せて問題ないのでしょうか。後々請求された場合、領収書がない場合でも会社は払う義務がありますか?

Re: 社員の立替経費精算について

著者安芸ノ国さん

2021年08月03日 17:51

こんにちは。

えらく優遇された社員対豪雨のような感じがしますが、いkがですか・
通例では、マイカー通勤者などへの通勤費負担は、所得税法上の優遇処置でとらえてその金銭を支給します。
お話しケースですが、社員個人が会社との雇用契約上、通報は通勤費としての負担ですが、会社として借り上げた駐車場を通常の駐車施設として使用を求める場合には、おおよそ1/2程度に限って支給するケースがほとんどでしょう。
ただ市内中心部となりますと月額料金も相当になりますから、そのほとんどは所得税法上の非課税分を支給しています。
やはり、今回の件はいちど税理士などと協議を求めたほうが賢明です。

参考までに。

中島祥貴税理士事務所Hp
マイカー通勤者に対する駐車料の負担【源泉所得税
2016-06-24
https://zeirisi.info/topics_/2579

Re: 社員の立替経費精算について

著者ぴぃちんさん

2021年08月03日 20:12

こんにちは。 ちょっと気になりましたので。 

> 通例では、マイカー通勤者などへの通勤費負担は、所得税法上の優遇処置でとらえてその金銭を支給します。
> そのほとんどは所得税法上の非課税分を支給しています。

”通例”と記載がありますが,通勤手当を支給しない会社もありますし,高速道路利用料等を含めて非課税枠の上限を超えて支給する会社もありますので,非課税枠内にしなければならない,ということはないと考えます。
実際に上場企業さんでも通勤に要する費用として高速道路代も支給する会社もありますよ。

ただ,通勤手当ですから,どのように支給するのか,については会社の規定に従って対応することになると考えます。そして,その規定は会社によって異なります。
ひとり事務員さんの会社のことですから,ひとり事務員さんの会社の規定に従って支給するまでと考えます。

Re: 社員の立替経費精算について

著者tonさん

2021年08月03日 20:46

こんばんは。横からですが…
立替経費のご質問からは少々外れますが…
コインパーキング利用が通勤手当との判断をされていて非課税判断をされているようですが下記情報があります。

⁂-通勤方法の違いによる非課税通勤手当
電車やバスなどの公共交通機関を使って通勤する場合には、月額15万円を上限に、運賃の全額が非課税になります。ただし、グリーン車の料金などは非課税にはならず、所得税が課税されます。


マイカーやバイク、自転車を使って通勤する場合は、自宅から会社までの距離によって、非課税限度額が決められます。通勤に使用する乗り物の違いは全く関係なく、車を使っても自転車を使っても非課税限度額は変わりません。


マイカー通勤で、会社の近隣にある月極駐車場やコインパーキングなどに車を駐車させる場合、駐車場代は非課税にはならず、所得税が課税されます。通勤で有料道路を使用する場合は、有料道路の料金を合算した金額が非課税限度額になります。

税法では借上げについては説明されています。

(5) 自動車通勤の人の駐車場代を、会社等が借り上げし負担している場合
   例えば、会社等の近くに会社等が駐車場を借り上げし、その費用の全部または一部を会社が負担している場合、会社が負担した金額は通勤手当に含まれますので、支給している通勤手当と会社が負担した駐車場代の合計額が、非課税限度額を超えている場合は、超えている金額が所得税等の課税対象になります。

コインパーキングについては借上げとは言えず通勤手当として支給しても課税の判断があるようです。
現状問者様の事業所では通勤手当として処理されているのか、旅費交通費等の経費として処理されているのか不明ですが税務署や関与税理士に確認が必要な事案かと考えます。
また立替精算については本人から領収証等の提出が無い場合は精算不要と考えます。
個人負担を避けたいのであれば近隣駐車場を借上げする等何らかの対応が必要ではと考えます。
後はご判断ください。
とりあえず。

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