入社時の従業員から会社への提出書類について

こんにちは。

会社によって対応は異なるかと思いますが。

・基礎年金番号 → 手帳を預かることはありません。
・マイナンバー → これもカードそのものは預かることはないでしょう。
・雇用保険被保険者証 → 退職までに本人に渡すとなくする可能性があるので自社の分は退職時までは会社で保管。前職があれば入社時の必要書類として番号を確認のため一旦預かりますが、会社で紛失したくないのでその後返却します。

人事登録シートに記載してもらうことは方法と思います。ただ、その内容が正しいのかどうかは確認されることがよいかなとは思います。

源泉徴収票は年末調整の際に必要なのですがそのときに提出してもらうケースと入社時に提出してもらうケースとありますね。入社時に預かり、年末前に退職する場合には前職の源泉徴収票も返却します。
会社によっては退職後１か月内に交付されないケースもあり、本人から請求してもらうこともあります。

「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」については、最初の給与を支払う前に必要ですから入社時に必要な書類としています。
その後は年の最初の給与前に必要ですから、前年の年末調整時に一緒に記載する会社が多い（というかほとんどかな）と思います。

会社には会社のやり方があるので、貴社の方法が誤っていないのであればそれも方法になるかと思います。



> お世話になっております。
> 入社手続き書類についてご教授いただけますと幸いです。
>
> 従業員が入社した際、健康保険や雇用保険の加入手続きのために基礎年金番号やマイナンバー、雇用保険被保険者番号などが必要ですよね。
> そのために、一般的には年金手帳や雇用保険被保険者証などを従業員から提出してもらうとのことですが、自社ではこれらの書類を提出してもらう代わりに、人事登録シートというものに各番号を記載してもらう、というやり方をしています。
>
> 私は事務初心者のためこのやり方が合っているのかわかりませんが、番号さえ分かれば会社が年金手帳などを保管しておく必要はないのでしょうか？
>
>
> また、年末調整時に必要な源泉徴収票も入社時に預かっておらず、年末調整時に各申告書と一緒に提出してもらっている、という状況です。
> 労務の本には年末調整の対象者は原則入社時に「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を提出した人、とあるのですがこちらも受け取ったり、紙を渡して記入を依頼したこともありません。
>
> 皆様の会社ではどのようにされているのか教えていただきたいです。
> よろしくお願いいたします。

ぴぃちん様
ご返信ありがとうございます。

貴社での対応を拝見でき、大変勉強になりました。

やはり気になるのは給与所得者の扶養控除等(異動)申告書ですね。
こちらを提出していないと、所得税が甲欄ではなく乙欄の金額になると知りました。
しかし、前回の年末調整の結果を見ると甲欄となっております。
社労士さんに年末調整をお願いしておりましたが、社労士さんは預かり知らないところですよね。一時この社労士さんに入社手続きをお願いしていたそうなんですが、申告書については言及なかった、ということになるかと思います。
社長に話してみて、入社時の手続きを改めたいと思います。
ご教示ありがとうございました。


> こんにちは。
>
> 会社によって対応は異なるかと思いますが。
>
> ・基礎年金番号 → 手帳を預かることはありません。
> ・マイナンバー → これもカードそのものは預かることはないでしょう。
> ・雇用保険被保険者証 → 退職までに本人に渡すとなくする可能性があるので自社の分は退職時までは会社で保管。前職があれば入社時の必要書類として番号を確認のため一旦預かりますが、会社で紛失したくないのでその後返却します。
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> 人事登録シートに記載してもらうことは方法と思います。ただ、その内容が正しいのかどうかは確認されることがよいかなとは思います。
>
> 源泉徴収票は年末調整の際に必要なのですがそのときに提出してもらうケースと入社時に提出してもらうケースとありますね。入社時に預かり、年末前に退職する場合には前職の源泉徴収票も返却します。
> 会社によっては退職後１か月内に交付されないケースもあり、本人から請求してもらうこともあります。
>
> 「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」については、最初の給与を支払う前に必要ですから入社時に必要な書類としています。
> その後は年の最初の給与前に必要ですから、前年の年末調整時に一緒に記載する会社が多い（というかほとんどかな）と思います。
>
> 会社には会社のやり方があるので、貴社の方法が誤っていないのであればそれも方法になるかと思います。

こんにちは。

> しかし、前回の年末調整の結果を見ると甲欄となっております。

最低限時期は誤っているにしても、年末調整の際には提出を受けていると思います。提出がないのであれば年末調整ができないためです。

年末調整前の給与において、提出を受けていないのに甲欄で源泉徴収されていると結果として年末調整前に退職してしまった場合に、貴社が正しく納税していないことになり、問題があります。

なお、年末調整業務は税理士さんの業務です。社労士さんと税理士さんが同じ事務所にいらっしゃるであれば、税務については税理士さんに確認をしてみてください。

社労士さんが代行しておこなえる業務には税務はありませんので、社労士さんが扶養控除等申告書を必要とはしないです。



> やはり気になるのは給与所得者の扶養控除等(異動)申告書ですね。
> こちらを提出していないと、所得税が甲欄ではなく乙欄の金額になると知りました。
> しかし、前回の年末調整の結果を見ると甲欄となっております。
> 社労士さんに年末調整をお願いしておりましたが、社労士さんは預かり知らないところですよね。一時この社労士さんに入社手続きをお願いしていたそうなんですが、申告書については言及なかった、ということになるかと思います。
> 社長に話してみて、入社時の手続きを改めたいと思います。
> ご教示ありがとうございました。

ぴぃちん様

> 最低限時期は誤っているにしても、年末調整の際には提出を受けていると思います。提出がないのであれば年末調整ができないためです。
なるほど、適切ではないけれど年末調整時の提出でなんとかなっている状態、ということですね。

> 年末調整前の給与において、提出を受けていないのに甲欄で源泉徴収されていると結果として年末調整前に退職してしまった場合に、貴社が正しく納税していないことになり、問題があります。
無知で申し訳ないのですが、従業員が退職した時に行政から甲欄、乙欄の確認をされる時があるのでしょうか？従業員が確定申告などした際でしょうか？
乙欄であるのに甲欄で計算・納税していた場合、追加納付やペナルティがあるのは調べたのですが、どういった経路からわかるのかな、と気になりまして...
ご存知でしたらご教示いただけないでしょうか。


> なお、年末調整業務は税理士さんの業務です。社労士さんと税理士さんが同じ事務所にいらっしゃるであれば、税務については税理士さんに確認をしてみてください。
こちらお恥ずかしながら全く存じ上げませんでした。社長からも年末調整について社労士さんに色々聞いていいと言われていたので...先ほどよくよく聞いてみると、社労士さんの事務所に税理士さんも在籍しており、社労士さんの管轄外なことはそちらに投げてるのかもね、との回答でした。笑




> こんにちは。
>
> > しかし、前回の年末調整の結果を見ると甲欄となっております。
>
> 最低限時期は誤っているにしても、年末調整の際には提出を受けていると思います。提出がないのであれば年末調整ができないためです。
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> 年末調整前の給与において、提出を受けていないのに甲欄で源泉徴収されていると結果として年末調整前に退職してしまった場合に、貴社が正しく納税していないことになり、問題があります。
>
> なお、年末調整業務は税理士さんの業務です。社労士さんと税理士さんが同じ事務所にいらっしゃるであれば、税務については税理士さんに確認をしてみてください。
>
> 社労士さんが代行しておこなえる業務には税務はありませんので、社労士さんが扶養控除等申告書を必要とはしないです。

こんにちは。

> 乙欄であるのに甲欄で計算・納税していた場合、追加納付やペナルティがあるのは調べたのですが、どういった経路からわかるのかな、と気になりまして...
> ご存知でしたらご教示いただけないでしょうか。

税務官でないのでその点は知りませんが、貴社に税務調査があれば正しく納税しているのかを確認されるでしょうから、税務調査では調べるかとは思います。

ご質問の内容は税務一般ですから、貴社の契約している税理士さんにお聞きされることがよいでしょう。
もし扶養控除等申告書の提出なしに甲欄で所得税を源泉徴収し納税されているのであれば、申告書の提出をしてくださいとは言われるはずです。

ぴぃちん様

> 税務官でないのでその点は知りませんが、貴社に税務調査があれば正しく納税しているのかを確認されるでしょうから、税務調査では調べるかとは思います。
>
> ご質問の内容は税務一般ですから、貴社の契約している税理士さんにお聞きされることがよいでしょう。
> もし扶養控除等申告書の提出なしに甲欄で所得税を源泉徴収し納税されているのであれば、申告書の提出をしてくださいとは言われるはずです。

なるほど、税務調査があればわかるということですね。税理士さんにもお話をお聞きしたいと思います！
ご丁寧にご回答いただき、大変勉強になりました。ありがとうございます。
今後ともご教示いただけますと幸いです。




> こんにちは。
>
> > 乙欄であるのに甲欄で計算・納税していた場合、追加納付やペナルティがあるのは調べたのですが、どういった経路からわかるのかな、と気になりまして...
> > ご存知でしたらご教示いただけないでしょうか。
>
> 税務官でないのでその点は知りませんが、貴社に税務調査があれば正しく納税しているのかを確認されるでしょうから、税務調査では調べるかとは思います。
>
> ご質問の内容は税務一般ですから、貴社の契約している税理士さんにお聞きされることがよいでしょう。
> もし扶養控除等申告書の提出なしに甲欄で所得税を源泉徴収し納税されているのであれば、申告書の提出をしてくださいとは言われるはずです。